במשרד או בבית קפה, פנים-אל-פנים או אונליין, החיים המקצועיים-עסקיים שלנו מורכבים מפגישות. כל כך הרבה פגישות, שאנחנו כבר בקושי מוצאים את הידיים והרגליים. אבל בתוך הלו"ז האינטנסיבי הזה, שבינינו, בחלקים לא מבוטלים ממנו לא באמת חיוני שנשתתף, יש כמה מופעים שאסור להעביר "על הדרך". פגישות חשובות, לעיתים אפילו הרות גורל, שאסור לעשות בהן טעויות ושקריטי להתכונן אליהן כמו שצריך (גם במחיר של דילול מסוים בקלנדר הקשיח).

לקראת פגישה כזאת, בתור התחלה, חשוב שנגדיר לעצמנו: מה המטרה? מה אנחנו מקווים להשיג בזמן הקצוב שהוגדר? לא כל פגישה היא "על כל הקופה", לא תמיד היעד הוא סגירה או מכירה. לפעמים אנחנו מחפשים התקרבות, איזו תזוזה מינורית, אפילו שתילת רעיון להמשך. לעיתים זו פגישת היכרות ויצירת קשר עם גורם מפתח. תהא המטרה אשר תהא, חשוב שנבין את האג'נדה ונזכור אותה לאורך המפגש. 

השלב הבא, אף הוא במסגרת שיעורי הבית המקדימים שלנו, הוא איסוף מודיעין על הצד השני. זה לא אפל כמו שזה נשמע - אנחנו בסך הכול רוצים לדעת מי הוא, מה הרקע שלו ומה ה-State of mind. מה מניע, מרגש או מתיש אותו, אילו תחומי עניין יש לו (לא לזלזל בסמול-טוק!) ומה בעצם הוא היה רוצה להשיג מאיתנו במפגש. אפשר ללמוד המון ממופעים שלו בתקשורת, מתכנים שפרסם ושיתף ברשתות, אפילו מתמונות שהעלה מהחופשה המשפחתית ביער השחור.

עוד שלב קריטי בהכנות הוא להשלים לעצמנו נתונים רלוונטיים ולוודא שאנחנו שולטים בפרטים ויודעים על מה אנחנו מדברים. חוסר התמצאות, מעבר לרמה סבירה, לא רק יוכיח חוסר מקצועיות מצידנו - הוא גם עלול לשדר זלזול בזמן של הצד השני. 

בפגישה עצמה, מאוד לא מומלץ להיכנס להרצאות ארוכות ומתישות, וחשוב לוודא שהצד השני בכלל איתנו. כדאי לנסות לקרוא את שפת הגוף שלו (ולהקפיד עד כמה שניתן על שלנו - יציבה, קשר עין, ריכוז), לתבל את הדברים בדוגמאות רלוונטיות (מומלץ להישען על המודיעין שאספנו, אבל לא בצורה מלאכותית ושקופה מדי), להוסיף שאלות קטנות לטובת אינטראקציה או וידוא הבנה, ולא יזיק גם הומור - כל מה שישאיר אותו מפוקס, בדרך ליעד שהגדרנו. יחד עם זאת, חשוב לזכור שזה שיח. ובשיח, צריך גם לדעת מתי להקשיב ולשתוק.      

דילמה שעולה לא פעם היא אם "לזרום" עם השיחה המתפתחת או לדבוק בתוכנית המקורית. כאן נראה שאין "פתרון בית ספר", והתשובה היא: גם וגם. לשיחה בין שני אנשים, ובוודאי בקבוצה גדולה יותר, יש דינמיקה משלה. היא מטבעה איננה תסריט שנכתב מראש. אבל גם היסחפות יתר נושאת בחובה סיכון: היא עלולה, וזה קורה לא אחת, לגזול את מלוא הזמן מבלי שהספקנו אפילו להעלות את הנושא החשוב לנו. לכן, טוב לזרום, לגיטימי לקפוץ בין נושאים, אבל חשוב גם להיות עם היד על הדופק. אם הזמן אוזל והחריגה מסכנת את ההגעה ליעד, צריך למצוא את הדרך לעצור את הגלישה בנימוס ולחתוך לנושא המרכזי שלשמו התכנסנו.  

והנה, הגענו לסוף הפגישה. רגע לפני הישמע הגונג - ובפגישות מקוונות הוא נוטה להישמע בבת אחת, בלי להשאיר לנו עוד כמה דקות לסיכומים לפני שקופצים לפגישה הבאה - חשוב להקדיש זמן לחזרה על הנקודות המרכזיות מבחינתנו. כאן נשאף להיות ממוקדים ככל האפשר: הסעיפים שסוכמו, הפגישה הבאה שנקבעה, הצעד הבא שאמור להתבצע. את זה רצוי לגבות באימייל מסכם.

אם לסיים בנקודה שפתחנו בה, חשוב לזכור  כי קביעת האג'נדה לפגישה - קודם כול לעצמנו, אבל ברוב המקרים ניתן ורצוי גם לשקף זאת לצד השני (וכבר בזימון או באימייל מקדים) - כשלעצמה נותנת יתרון לצד היוזם. כי בסוף, כמו שאמר צ'שייר החתול לאליס בארץ הפלאות, אם לא אכפת לנו לאן אנחנו רוצים להגיע, זה לא ממש משנה באיזו דרך נלך.