בעולם הסואן של ענף האירוח, שבו כל פרט חשוב, הקצאת חדרי המלון לאורחים עומדת לא פעם במרכז החוויה שלהם. מאחורי הקלעים נפרש ריקוד עדין המאזן בין העדפות האורחים, לוגיסטיקה תפעולית וחידושים טכנולוגיים. בין אם אתם אורחים חוזרים או נופשים מזדמנים, הבנת תהליך הקצאת החדרים יכולה לעזור לכם לקבל החלטות מושכלות יותר ואפילו יכולה להבטיח לכם חדר טוב בהרבה.
אז איך מלונות בעצם מחליטים באיזה חדר אתם הולכים להתארח? השורה התחתונה היא שמלונות בדרך כלל משתמשים בשילוב של גורמים, כולל סוג החדר, קוד תעריף, תוכנית הנאמנות ורמות התפוסה, כדי לקבוע איזה חדר להקצות לכל אורח. התהליך ממוכן לרוב באמצעות מערכת ניהול נכסים, אך מלונות מסוימים עשויים לקחת בחשבון בקשות מיוחדות או אורחי VIP.
סוג החדר
בעת הזמנת מלון, לרוב יוצגו סוגי חדרים וקודי תעריפים שונים. זהו תהליך מרתק הכולל שילוב של אסטרטגיה, טכנולוגיה ואפילו קצת מזל. מלונות בדרך כלל מסווגים את החדרים שלהם על סמך גורמים כמו גודל, נוף, שירותים ומיקום בנכס. סוגי החדרים הנפוצים כוללים סטנדרט, דלוקס, סוויטה וחדרים מיוחדים (כמו סוויטת ירח דבש או חדר עם ג'קוזי). סוג החדר שתזמינו קובע את רמת הנוחות והשירותים הבסיסיים שאתם יכולים לצפות להם. לדוגמה, חדר סטנדרטי עשוי להציע רק את הבסיס, בעוד שלסוויטה יכול להיות אזור מגורים נפרד ופינוקים נוספים שהמלון מעניק לאורחים.
>> 8 טיפים לקבל את החדר הטוב ביותר במלון
>> אל תעשו את זה! הפעולה התמימה בחדר המלון יכולה לעלות לכם ביוקר
שימו לב לקוד
בתי המלון משתמשים גם בקודי תעריפים כדי להבדיל בין תמחור וזמינות. קודים אלה יכולים לציין אם התעריף הוא סטנדרטי, תעריף קידום מכירות, תעריף חבילה (למשל, כולל ארוחת בוקר או שירותים אחרים), או תעריף עבור פלח שוק ספציפי (כמו תעריפים ארגוניים או ממשלתיים). קוד התעריף יכול להשפיע על החדר שהוקצה מכיוון שלעתים קרובות בתי מלון נותנים עדיפות לאורחים המשלמים יותר עבור החדרים הזמינים הטובים ביותר. כלומר, אם תזמינו חדר סטנדרטי עם קוד תעריף לקידום, סביר להניח שתקבלו חדר סטנדרטי עם נוף פחות טוב או מיקום פחות רצוי בתוך המלון. מצד שני, אם תזמינו חדר דלוקס בתעריף הסטנדרטי, סביר להניח שתקבלו את אחד מחדרי הדלוקס היותר טובים שיש מכיוון שאתם משלמים את המחיר המלא.
הזדמנויות לשדרוגים
בתי המלון גם משתמשים בהקצאות חדרים כהזדמנות למכור או לתגמל אורחים נאמנים. אם המלון אינו מלא, הצוות עשוי לשדרג אוטומטית חלק מהאורחים לקטגוריית חדרים טובה יותר. זה נפוץ במיוחד לאורחים תכופים או לבעלי מעמד בתוכנית הנאמנות של המלון. בנוסף, חלק מהמלונות מציעים שדרוגים בתשלום בעת הצ'ק-אין, המאפשרים לאורחים לשדרג את סוג החדר שלהם תמורת תשלום נוסף. זה יכול להיות מצב של win-win - האורח מקבל חדר טוב יותר, והמלון מייצר הכנסה נוספת מחדר שאינו תפוס.
הגורם האנושי
מעבר למעמד האורח בתוכנית, בתי המלון מתייחסים גם להעדפות ובקשות החדרים הספציפיים של האורחים בעת הקצאת חדרים. מלונות רבים מאפשרים לאורחים לציין את סוג החדר, הקומה או המיקום המועדפים עליהם במהלך תהליך ההזמנה או בעת ביצוע הצ'ק-אין. למרות שהעניין לא מובטח, בתי המלון יעשו כמיטב יכולתם להיענות לבקשות אלו, במיוחד עבור חברים או אורחים חוזרים.
מלונות רבים ינסו לשדרג אורחים שחוגגים אירוע או אפילו רק מבקשים שדרוג בבקשה מוקדמת לפני ההגעה למלון. כמו כן, אורחים שמגיעים לשהות לטווח ארוך יקבלו ככל הנראה חדר באזורים שקטים יותר כדי למזער את ההפרעות.
עונת השיא לעומת העונה החלשה
תעשיית האירוח חווה תנודות בביקוש לאורך השנה, כאשר עונות השיא חופפות בדרך כלל לחגים, פסטיבלים או אירועים גדולים. בתקופות אלו, בתי המלון פועלים לעתים קרובות בתפוסה מלאה או קרובה לכך, מה שמותיר להם פחות אפשרויות למשחק עם החדרים. באופן טבעי, זמנים שמחוץ לעונת השיא נוטים לראות שיעורי תפוסה נמוכים יותר, מה שמעניק למלונות גמישות רבה יותר בהקצאת החדרים.
אסטרטגיות של רישום יתר
זהו סוד גלוי שמלונות קובעים הרבה יותר הזמנות לחדרים שלהם כדי לפצות על אי-הופעה פוטנציאלית או ביטולים של הרגע האחרון. אסטרטגיה זו, המכונה אובר-בוקינג, עלולה לפעמים לגרום לכך שבמלון ייגמרו לחלוטין החדרים הפנויים. כאשר מתרחשת הזמנת יתר, מלונות בדרך כלל נותנים עדיפות לאורחים על סמך גורמים כגון סטטוס תוכנית הנאמנות, זמני צ'ק-אין מוקדם והתעריף ששולם עבור החדר.
מי שהזמינו בתעריף גבוה יותר או בעלי סטטוס מתקדם יותר בתוכנית המלון עשויים לקבל יחס מועדף, על מנת להבטיח שהם מקבלים את סוג החדר שהזמינו. מהצד השני, אורחים מזדמנים או כאלה שהזמינו חדר דרך אתר שלישי או בתעריף נמוך יותר, עלולים להתבקש לחפש מלון אחר בשל האובר-בוקינג.
פרופיל האורחים והתאמה אישית
חלפו הימים שבהם בתי המלון התייחסו לכל האורחים אותו דבר. כיום, פרופיל אורחים והתאמה אישית הפכו לחשיבות עליונה במתן חוויות יוצאות דופן. על ידי ניתוח של העדפות אורחים, דפוסי התנהגות ונתונים היסטוריים, מלונות יכולים להתאים את הקצאות החדרים כדי לענות על הצרכים האישיים. יותר מזה, ההרכב של האורחים, בין אם בזוג, משפחה או יחיד, ישפיעו גם הם על סוג החדר ואפילו הקומה. לכן מומלץ להצהיר מראש על העדפותיכם ולהסביר לצוות המלון מדוע החדר שאותו אתם מבקשים יסייע לכם לחוויה חיובית יותר בזמן האירוח.