חגים, חיוביים ככל שיהיו, הם גם מקור ללחץ בעבור רבים, ולא רק מהפן המשפחתי; בעבודה זוהי תקופה מלחיצה בעיקר בגלל התקצרות לוח הזמנים והמספר המועט של ימי העבודה – מה שמחייב את העובדים לעבוד במרץ רב יותר, לעמוד בדד-ליינים צפופים יותר, ולהתמודד עם עומס רב יותר. ותוסיפו על כל זה את העובדה שהשנה החגים מגיעים בתחילת ספטמבר, כשרוב ההורים העובדים נאלצו להחסיר הרבה ימי עבודה באוגוסט, וחלקם גם מתמודדים עם ימים מקוצרים בשבוע הראשון של שנת הלימודים בגלל "ימי הסתגלות" במסגרות החינוך.
אבל לא רק העובדים ניצבים בסיטואציה לא פשוטה - גם למנהלים עצמם זו תקופה לחוצה לא פחות, שכן בחלק ניכר בתקופה זו צוותיהם לא יהיו פעילים, והמשמעות היא עבודה שלא מתבצעת, והפסד כספי.
איך עוזרים לעובדים לנהל את רמות המתח שהם מצויים בהן בתקופת החגים, ואיך דואגים שהמוטיבציה והפרודוקטיביות לא ייפגעו? הנה כמה מהרעיונות היעילים שתוכלו להשתמש בהם כמנהלים, או לשלוח למנהלים שלכם, לידיעתם.
הכירו בהם ובעבודה הקשה שעשו
את מנהג מתן מתנת החג אפשר לעשות בצורה רשמית וקרה, המעוררת לעתים ניכור ואפילו זלזול. לדוגמה דרך שליחת מייל לכלל העובדים הקורא להם "לאסוף את מתנות החג ממשרד הקבלה", ולכל היותר עם ברכה מוכנה וזהה המצורפת למתנה.
אפשר גם להפוך את המנהג למשמעותי ולאישי. למשל, חוץ מהברכה השגרתית ("שנה טובה", "חג שמח"), לכתוב בכתב יד "תודה על..." – ולציין באופן אישי דבר מה לחיוב, הנוגע ספציפית לכל עובד ועובד. מאמץ מוערך שהשקיע, תוצאה חיובית שהשיג במו ידיו, או דפוס התנהגות רצוי: "תודה על ההצלה, בכל פעם מחדש, כשיש באג במערכת", "תודה שאת מרגיעה את כולם בנוכחותך הנינוחה", "תודה על המסירות ועל המקצועיות הרבה".
עובדים שזכו למחווה כזו ממנהלם מספרים כי הדבר משמח אותם יותר מהשי עצמו, ושהפידבק שניתן להם משמעותי בעבורם יותר מפידבקים שניתנים להם במסגרת רשמית - דוגמת הערכת עובדים ושיחות משוב.
עצרו כדי לשזור משמעות לעשייה הרגילה
הרמת כוסית היא טקס מקובל בארגונים בראש השנה, אך לא כולם מנצלים את ההזדמנות כמנוף להנעה של העובדים. חיבור הצוות להבנה שעשייתו חשובה יותר מאשר לצורך מטרה כלכלית בלבד מייצר תחושת גאווה, העצמה ומשמעות לעשייה, ומוטיבציה להמשיך להשקיע. לצורך כך יש לזהות ערכים ומטרות בעלי משמעות הקשורים לעשיית הצוות.
אפשר להציג רק את ההישגים – אך רק כאשר אלו מתחברים גם לערכים משמעותיים. לדוגמה, בצוות שימור לקוחות יכול ראש הצוות להסתפק רק בהצגת הישגים כמותיים ואובייקטיביים של הצוות: "השנה הצלחנו לשמר את רוב המתלוננים", או "הצלחתם לקצר את זמני ההמתנה לשיחות בעשרים אחוזים". לחלופין, אפשר ליצוק משמעות לאותה עשייה בדיוק אם מציגים את הערכים שעשייה זו השיגה: "בזכות העשייה היומיומית הקשה שלכם הצלחתם להחזיר את אמון הלקוחות בחברה!", "ראו איך תוך שנה הצלחתם לגרום לרוב המתלוננים להרגיש שהחברה קשובה לתלונות שלהם, עושה מאמץ לטפל בהן, וגם כשאין הצלחה בתיקון התקלה – הלקוחות חשים את הניסיון הכן שנעשה לסייע להם".
כך חשים העובדים כיצד המשימה האישית, הנקודתית ואף המשמימה שלהם, היא למעשה חלק בלתי נפרד ממשהו גדול, משמעותי ומוצלח. הבנה זו חשובה ביותר לשם השגת מעורבות גבוהה יותר, ומוטיבציה להמשיך להשקיע.
שימו לב שכדי לייצר משמעות לעשייה יש לבחור בהישג שנתפס כחיובי בעיני העובדים. (ולא רק בעיני בעלי המניות). אמירה כגון "בזכות השירות המעולה של כל המחלקות, הרוויחה החברה יותר מאשר בשנה הקודמת", היא אמירה שבמקרה הטוב תייצר אדישות ובמקרה הפחות טוב היא עלולה לקומם ("אם הרווחנו כל כך יפה יפה הבונוסים והעלאה בשכר?").
קצת גמישות מתוכננת לא תגרום לכם לפשוט את הרגל
תקופת החגים רוויה בחופשות, ותחת עומס עבודה ובמסגרת מיעוט בשעות עבודה, לחץ רב פוקד את המנהלים, שרוצים ש"הכול יתקתק". יחד עם זאת, עצבים ולחץ לא ישנו את המצב. במקום לתפקד בלחץ ולהלחיץ את העובדים, אפשר לפתור זאת באמצעות תעדוף יעיל.
עם תכנון נכון, די זמן מראש, אפשר לדאוג לעומסים להתאזן על פני השנה כולה: להכביד מעט יותר בתקופות שבהן אין חופשות וקוצר זמן, כדי שאפשר יהיה להקל בתקופות מעוטות שעות עבודה. ואם מגיעים לזמן החופשה מבלי שהדבר נעשה – יש לתעדף את המשימות שעל הפרק, להרחיק דד-ליינים של משימות שאינן באמת דחופות, ולהנחות את העובדים לבצע רק את המשימות שתועדפו בראש הרשימה.
בצורה כזו אפשר אפילו להגדיל לעשות, ולעודד את העובדים לקחת פסק זמן – לצאת לחופשה בנחת ואף לעשות "גשר" בין חגים סמוכים. כל זאת ובלבד שישלימו את המשימות הראשונות בתעדוף שנקבע. בטווח הקצר יהיה אולי פחות כוח אדם, אבל בטווח הארוך טעינת מצברים אמיתית משמעה מוטיבציה גבוהה יותר עם החזרה לעבודה.
עידוד פסק זמן צריך לבוא במקביל להגדרת ציפיות ברורה וקפדנית של מה שצריך להיעשות. כדאי להדגיש זאת ולסייע לעובדים בתעדוף, כדי להיות בטוחים שכל הנדרש בשליטה וכדי לאתר מקרים שבהם יש צורך בגיבוי (למשל בנוכחות עובד אחר במקום עובד שעושה "גשר" בין חגים).
נוסעים לחופשה ומשאירים מאחור את הצוות?
שמשו דוגמה אישית לעובדיכם, באשר לעובדה שיציאה להתאווררות היא חשובה, ושיש דרך נכונה וטובה לעשות זאת:
ספרו להם על כך מספיק זמן מראש. עובדים ששומעים כבדרך אגב שהמנהל שלהם נוסע לחו"ל כמה ימים לפני שזה קורה עלולים להרגיש לחוצים, נטושים, וחסרי חשיבות למנהלם, שלא מכניס אותם לעניינים.
השתדלו להשאיר "שולחן נקי", אך במשימות הכרחיות הכשירו די זמן מראש את העובדים שיגבו אתכם, והקפידו שכל אחד יודע על מה הוא אחראי וכיצד מבצעים את משימותיו. כדאי שהדברים יהיו כתובים, שקופים ונגישים.
השאירו לעובדיכם אפשרות להסתייע בגורמים נוספים כגון מנהל ממחלקה אחרת שתבקשו את עזרתו מראש, וכן גישה לייעוץ חיצוני במקרה שיזדקקו לסיוע בזמן אמת. ובכל מקרה, השתדלו להותיר כמה שפחות עבודה כזו מאחוריכם.
הפגינו את הערכתכם לכל מי שמאפשר לחופשה שלכם להתממש, ואמרו תודה!
כי זה ממש לא מובן מאליו.
יעל מהודר היא יועצת ארגונית וכותבת הספר "המועמד הנבחר" והספר בערבית "העתיד הנבחר". אפשר ליצור קשר עם יעל בפייסבוק או באתר.