אחרי שדיברנו על טעויות שמנהלים עושים בשיחת המשוב, הגיע הזמן לקחת אחריות ולבחון כיצד כל אחד מאיתנו העובדים יכול להפיק את המירב משיחת המשוב שלו. הנה כמה טיפים מנצחים שיהפכו את שיחת המשוב שלכם לאפקטיבית ומשמעותית.

  1. תיאום ציפיות

    כל שיחה טובה מתחילה בתיאום ציפיות. כאשר שני הצדדים מבינים מהי מטרת השיחה ותכולתה, עולה הסיכוי לשיחה משמעותית. כדאי ורצוי לפנות לממונה מבעוד מועד ולציין שתרצו להתכונן לשיחה בצורה המיטבית ולכן תשמחו להבין מהי מטרת השיחה, מה עליכם להכין לקראתה ומה הם הנושאים עליהם תדברו. חשוב גם להבין לאיזה פרק זמן מתייחסת השיחה - האם תבחנו את הרבעון האחרון, חצי השנה או השנה האחרונה למשל. בירור מראש שכזה לא רק "יוסיף לכם נקודות זכות", אלא גם יבטיח הערכה של הצד השני וישפוך אור על סוג השיחה, באופן שיאפשר לכם הכנה טובה יותר.

  2. מנו יעדים והישגים משמעותיים

    ידוע כי יעדים הם הבסיס להערכת ביצועים איכותית, שהרי אם אנחנו לא יודעים לאן רצינו להגיע, כיצד נדע שהגענו לשם? אם כך, אם היו לכם יעדים שהוגדרו, זה הזמן לעבור עליהם ולבחון מה השגתם, באילו יעדים עמדתם והיכן התעלתם מעל הציפיות. באותו האופן בחנו מה הם המקומות בהם לא השגתם את היעד או לא הצלחתם כמצופה ומדוע. אם אין לכם יעדים או מטרות שהוגדרו מראש, נסו לחבוש את הכובע הניהולי ולשאול את עצמכם, מבחינת הארגון - מהי הציפייה ממישהו בתפקיד כמו שלכם? סכמו לעצמכם את כל ההצלחות שלכם בפרק הזמן המדובר, איזה ערך הבאתם לצוות ולארגון, כיצד תרמתם, במה אתם גאים במיוחד? רשמו את הכל.
    לצד "מה" שהושג, יש לבחון גם את ה"איך". אסביר בקצרה: נניח שהיה לכם יעד למכור מנויים ב-100 אלף ש"ח ברבעון הזה והשגתם אותו, אך עשיתם זאת בדרך אגרסיבית והבטחתם ללקוח דברים שאינם חלק מהעסקה, האם זה נחשב שעמדתם ביעד בהצלחה? כמובן שלא. לכן חשוב להסתכל על ה"מה" ועל ה"איך", שאלו את עצמכם אילו התנהגויות, מיומנויות וכישורים טובים הפגנתם בדרך להשגת היעדים.

  3. מפו את החוזקות שלכם

    בחינת הדרך שבה השגתם את היעדים מספרת סיפור משמעותי על החוזקות שלכם. החוזקות הן השילוב בין האיכויות, התכונות, המיומנויות או הכישורים שלנו. כל אחד מאיתנו חייב לדעת מה הן אותן החוזקות הבולטות שלו וכיצד הן באות לידי ביטוי בתפקיד. שימוש בחוזקות שלנו מבטיח שביעות רצון גבוהה יותר ומעלה את תחושת הרווחה הנפשית. זיהוי החוזקות יכול לאפשר ערוצי התפתחות נוספים בארגון. כך למשל – אם אחת החוזקות שלי היא יכולות למידה והעברת ידע, אוכל להיות החברה בצוות שאחראית על חניכה של עובדים חדשים. אם החוזקה שלי היא סדר וארגון, אוכל לבחון כיצד לייעל את שימור הידע בצוות וכך הלאה. ישנם אתרים שיסייעו לכם לזהות מהן החוזקות שלכם, הנה לינקים לשניים מהם, אחד חינמי ואחד בתשלום:CliftonStrengths ; Via Character Strengths.

  4. שאלו את עצמכם עם מה הייתם רוצים לצאת מהשיחה?

    שיחת המשוב היא הזדמנות נהדרת להעלות נושאים שחשובים לכם מול המנהל/ת שלכם. לכן שאלו את עצמכם מה הייתם רוצים להשיג בשיחה? עם מה הייתם רוצים לצאת? למשל, האם אתם מרגישים שהמנהל/ת לא מספיק ערים למאמצים שלכם או שמא יש משהו בדרך הניהול שלה/ו שאם היה משתנה היה יכול לסייע לכם לבצע את התפקיד טוב יותר? האם רציתם ללמוד משהו חדש או לקחת על עצמכם אחריות נוספת? או האם אתם רואים את עצמכם מתפתחים לתפקיד אחר וזקוקים לתמיכה וחניכה?; האם תרצו לשפר את השכר או התנאים שלכם?
    קרן רפאל (צילום: מיתוג ויזואלי: טאלו לורן)
    קרן רפאל | צילום: מיתוג ויזואלי: טאלו לורן

    כל אלו – הסגנון הניהולי, דפוסי התקשורת, ההתפתחות המקצועית העתידית שלכם או השכר וההטבות שלכם - הם נושאים משמעותיים שניתן להעלות. חלקם יצריכו פגישה נוספת, אך שיחת המשוב מהווה מפגש אינטימי ופתוח עם הממונה עליכם, ובהחלט כדאי להביא אליה גם את האג'נדה שלכם. אז כתבו לכם מראש מהי המטרה שלכם וכיצד תקדמו את השיחה לעברה. זוכרים את תיאום הציפיות מסעיף 1? כדאי לציין שבשיחה תרצו גם להעלות נושא מצידכם ובכך להכין את המנהל/ת שלכם חזרה.

  5. שחררו את הדפנסיביות ונסו להיות קשובים באמת

    על אף ששיחת משוב יכולה להיות חוויה לא פשוטה - ובואו נודה באמת, אף אחד מאיתנו לא אוהב ביקורת - כאשר משוב ניתן כהלכה יש בכוחו לדחוף את ההתפתחות האישית שלנו קדימה. נסו להגיע לשיחה בעמדה של הקשבה אמיתית, אל תקפצו מייד להתגונן או להסביר את עצמכם, נסו לא לכעוס אם תשמעו משהו שאולי פחות נעים לשמוע. סביר שגם לצד השני לא קל לתת משוב לשיפור, אך ברוב המקרים למנהל שלכם באמת אכפת מכם ומהארגון כדי לתת לכם את הפידבק הזה. אין לנו הרבה הזדמנויות בהן מישהו יכול להאיר לנו משהו על עצמנו שאולי לא ידענו, אז רצוי לנסות להיות קשובים. אם הרגשתם שלא הובנתם כהלכה, בהחלט כדאי לתת את הפרספקטיבה שלכם ולהסביר, הזוית הנוספת יכולה לסייע למנהל לראות את הדברים אחרת.
    ממליצה לכתוב לכם את הנקודות המרכזיות שעלו בשיחה. עובדים רבים לעיתים "נאטמים" קוגניטיבית לדברי השבח ורק מחכים לשמוע מה לשפר - וזה חבל. לצד הסיכום של הנושאים לשיפור, אם ישנם, כתבו גם את כל הטוב שנאמר לכם והיו גאים בו.

  6. מיתוג אישי ומעקב

    לסיום, הודו למנהל/ת שלכם על שיחת המשוב. מעתה, אמנו את עצמכם לחלוק עימם את ההצלחות שלכם בתדירות גבוהה יותר. רובנו מצטנעים וחושבים שאין בכך צורך, אך זוהי טעות. המיתוג האישי הוא חלק חשוב בתפקיד וכולם אוהבים לחגוג הצלחות. נסו למנף את החוזקות שלכם להישגים נוספים או יוזמות אשר יתנו ערך לחברה או לצוות ויתרמו להמשך הפיתוח האישי שלכם. אם העלתם נושא מצידכם המצריך העמקה - קבעו פגישת המשך לדון בו.
    חשוב גם לעקוב אחר המשוב לשיפור שניתן לכם, ולשקף למנהל מעת לעת בשיחות השוטפות כיצד אתם מנסים לעבוד על הדברים. אל תתביישו לבקש תמיכה או סיוע מהארגון בדמות קורס, הכשרה או חניכה ממישהו אחר, כך תוכלו למנף את המשוב ללמידה ולהתפתחות נוספת עבורכם. 

אז שתהיה לכם שיחת משוב נעימה, מעצימה ומגדלת!

הכותבת קרן רפאל, היא פסיכולוגית תעסוקתית ארגונית, מרצה, מנחת קבוצות ומובילה את ה-HR של חברתServiceNow  בישראל.