עכשיו, כשאנחנו מרגישים את שלבי הסיום של משבר הקורונה, יש באוויר תחושת חזרה לשגרה. אך כפי שכבר הבנו, זו איננה השגרה שהכרנו אלא אחת חדשה בה המציאות נזילה, דינמית ועשויה להשתנות חדשות לבקרים.
תקופת הקורונה הביאה לשינוי מהותי בעולם העבודה, שכבר לא ישוב להיות כפי שהיה. השגרה החדשה דורשת מארגונים לאמץ תפיסה אחרת, גמישה ומסתגלת, אך גם כזו שמביאה עמה הזדמנויות רבות. אחד התחומים בהם חברות נאלצו להסתגל ולחשוב מחוץ לקופסה היה החזרת העובדים לעבודה מהמשרד. בחודש האחרון קיבלנו תזכורת נוספת למציאות המשתנה בדמות מבצע "שומר החומות", שגרם לרבים לשוב ולעבוד מהבית וצמצם משמעותית את הנוכחות במקומות העבודה. כך, שוב נאלצנו להתמודד מחדש עם החזרה של עובדים למשרדים אחרי תקופה בבית.
אילו צעדים יכולים לעזור בהחזרת העובדים למשרד בצורה חלקה? הנה כמה שיטות שמתאימות לחברות קטנות כגדולות, כאשר נדרש מעבר מעבודה ביתית חזרה לסביבה המשרדית בצורה נעימה ככל הניתן, בכל פעם כשהדבר נדרש.
- הקשיבו לעובדים
בתקופות כאלו, ובכלל, חשוב להרגיש את הלך הרוח של העובדים ולגלות גמישות בהתאם. אפשר למשל לערוך סקרים ארגוניים עליהם העובדים עונים באנונימיות. הדבר מאפשר מענה נקודתי המותאם לעובדים וכן אפשרות להגות תוכניות לניהול טוב יותר של נושאים שונים. אצלנו בנטורל אינטליג'נס, למשל, ראינו בסקרים האחרונים שהעובדים היו רוצים לעבוד במתכונת של יומיים-שלושה מהמשרד והיתר מהבית, ובהתאם בנינו מודל עבודה היברידי המאפשר גמישות והתאמה אישית לצורכי העובד. - סביבה פיזית
תקופה כזו מצריכה חשיבה מחודשת והתאמה של שיטת העבודה במשרד לצורכי העובדים והחברה. ולא מעט חברות הבינו שניתן לצמצם את עמדות העבודה ובכך לחסוך לא מעט מקום וכסף.
אצלנו, לדוגמה, יצרנו מין "שכונות" בתוך המשרדים, כשלכל שכונה יש קפיטריה משלה. פיתחנו אפליקציה ייעודית בה כל עובד בוחר את הימים בהם הוא עובד מהמשרד ומזמין את המקום בו ירצה לשבת - כך שאין מקומות קבועים.
יש גם לוקר שעומד לשירותו של כל עובד לאחסון חפציו, כך שבסוף יום יוכל להשאירם במשרד ולהעבירם לעמדת העבודה היומית בפעם הבאה. יחד עם זאת, עובדים הבוחרים לעבוד 5 ימים מהמשרד זוכים למענה מותאם ומקבלים עמדה קבועה. בתקופת החזרה למשרד לאחר הסגר חיכתה לכל עובד הפתעה קטנה בתחילת כל יום בעמדה שהזמין. בנוסף, על מנת לחזק את תחושת הביטחון של העובדים וכזכר לתקופת הקורונה, כל עמדה עוברת חיטוי מדי ערב וכל מוצרי ההיגיינה מפוזרים ונגישים לכולם בשטח המשרדים. - סביבה חברתית
חשוב לשמור על המרקם החברתי באמצעות פעילויות פיזיות במשרד. Happy hour ביחידות השונות ופעילויות גיבוש יזומות של החברה, נותנות "תירוץ" להיפגש ויוצרות אווירה נוחה ומגבשת בין העובדים.
הפעילויות יוצרות אינטראקציות חברתיות ומפתחות קשרים חדשים עם אנשים מצוותים ומיחידות אחרות.
חשוב להקפיד על השילוב החברתי בימים בהם עובדים מהבית. כמו למשל דרך מפגשי צוות אינטימיים וישיבות מקצועיות. אצלנו הקפדנו לשמור על אירועים וירטואלים כייפים שהחלו בתקופת הקורונה, אך גם יצרנו אירועים ומסורות חדשות להעלאת המורל. - טיפוח קהילות ותרומה לקהילה
על מנת לחזק קשרים של עובדים מצוותים ומיחידות שונות, יצרנו קהילות ומפגשים סביב נושאים מסוימים; שתי להקות שנפגשות ומנגנות יחד עם מפיק מוזיקלי כל שבוע, תחרויות פינג פונג, כדורעף חופים, קבוצת כדורגל, קבוצת ריצה, אירועי למידה רוחביים לשיפור מיומנויות רכות וכדומה. גם בתקופה זו לא שכחנו שאנחנו חלק ממשהו גדול יותר והמשכנו להשקיע בקהילה סביבנו ובאירועי התנדבות צוותיים, תוך התאמם לתקופה והעברתם לאוויר הפתוח- כך למשל הוצאנו מחלקה שלמה ליום ניקוי חופים ואספו שאריות אשפה ופלסטיקים מזהמים. פעילויות אלו מסייעות בחיזוק תחושת המשמעות של העובדים והמחוברות שלהם.
ענבר ברנע, מנהלת הפיתוח הארגוני והלמידה של נטורל אינטליג'נס | צילום: באדיבות נטורל אינטליג'נס - תקשורת
במהלך העבודה מהבית, וגם בתקופה שאחריה, היה לנו חשוב לתקשר לעובדים כל שינוי ובמיוחד את הנהלים החדשים והשינויים בהסדרי העבודה. התקשורת הרציפה אפשרה לעובדים להרגיש ביטחון בהנהלה ולדעת כי יקבלו מענה לכל צורך שיעלה עם חזרתם למשרד. - השקעה במנהלים
בתקופה כזו, ובכלל, מנהלים מהווים מודל עבור עובדיהם ואסור להזניח גם אותם. מסיבה זו הקפדנו שכל המנהלים אצלנו יתנו דוגמה אישית. בין השאר שיגבירו את נוכחותם במשרד, יסתובבו בין עובדיהם וישמרו על שגרות הניהול. המנהלים עצמם השתתפו בהדרכות לקבלת כלים פרקטיים לניהול במציאות משתנה ולחיזוק החוסן האישי והצוותי. אחד הדברים שחשוב לשים עליהם דגש הוא חיזוק הקשר האישי בין מנהל לעובדיו, לכן מומלץ להנחות את המנהלים לנהל שיחות אישיות עם עובדיהם, לדרוש בשלומם ולראות במה ניתן לעזור במשרד וגם בבית.
יש דרכים מגוונות באמצעותן מעסיקים יכולים לגרום לעובדיהם לחזור למשרד בצורה חלקה ונעימה יותר. תחגגו את הדברים הקטנים, העלו את הביטחון והמורל של הצוותים שלכם וזכרו שהעובדים חווים בעצמם תקופה מאתגרת - אישית ומקצועית. כולנו לומדים דרכים חדשות לחיות ולעבוד בהן בתקופה זו, אך הדבר החשוב ביותר הוא לשמור על העובדים ועל עצמנו, להציע עזרה כשזקוקים לה ולגלות גמישות ככל שניתן.