אז אחרי שבחרתם זה בזו (או זה בזה או זו בזו) והחלטתם לציין זאת באירוע חגיגי כשאתם מוקפים בכל אוהביכם, עכשיו הזמן להתחיל לעבוד. כן, חתונה זה כיף ומרגש אבל זה גם לא מעט עבודה ובעיקר המון בחירות, קטנות וגדולות שאחת החשובות בהן, שלא לומר החשובה ביותר היא היכן תערכו את החתונה. אבל איך בכלל מחליטים? מה חשוב לבדוק, ומה חייבים לשאול? בדיוק בשביל זה דיברנו עם אמיר קמחי מנהל הגן בשפיים, ובעל 30 שנות ניסיון בתחום האירועים שייתן לזוגות שמתחילים את המסע הזה כמה טיפים חשובים:
להשוות נכון
הדבר הכי חשוב הוא להשוות ולא ללכת על המקום הראשון שראיתם, גם אם ממש אהבתם אותו. כדאי לראות מספר מקומות כדי שיהיה בסיס להשוואה, וכדי שתוכלו להבין מה מדבר אליכם- מקום בטבע או חתונה אורבנית, גן או אולם, כפרי או מודרני; מעבר לכך צריך לדעת איך לערוך את ההשוואה בצורה חכמה - "זוגות רואים מספר מקומות ומחפשים קודם כל 'מחיר טוב', ואז לא עושים את ההשוואה כמו שצריך. יש מקום שיציע 300 שקל לאדם ויש מקום שיציע 400, זה הפרש של 100 שקל לאורח. ל-300 איש מדובר על 30,000 שקל הפרש, אבל בפועל המחיר הסופי יהיה אותו מחיר", אומר קמחי. ההסבר לכך נעוץ בעובדה שפעמים רבות, המחיר הזול יותר אינו כולל שירותים נלווים שונים כמו תאורה והגברה, דמי חליצה, טיפ למלצרים, עיצוב ועוד. "זה גם יוצר הרבה פעמים תחושה לא נעימה כי הזוג מופתע. יותר חשוב מהמחיר עצמו, זו ההשוואה המדויקת, מה המחיר כולל", הוא טוען. כדי לעשות זאת, כדאי להכין רשימה מסודרת של כל מה שאתם צריכים ורוצים שיהיה באירוע ואז להבין מה המקום נותן לכם תמורת המחיר שהוא דורש ועל מה תצטרכו לשלם אקסטרות.
גן או אולם? גם וגם
הבחירה בין גן לאולם יכולה לשנות את כל האופי של האירוע שלכם ותלויה כמובן גם בעונה בה תרצו להתחתן- בעוד חתונות חורף יערכו לרוב באולמות סגורים, מחשש לגשם וקור, בקיץ זוגות רבים יעדיפו להתחתן בגן אירועים, המציע אווירה קלילה וטבעית יותר. אך היום מסתבר, לא תמיד חייבים לבחור ויותר ויותר מקומות מציעים שילוב של אולם מקורה וגן פתוח המאפשר לזוגות לבחור במה שמתאים להם בהתאם לעונה ולמצב הרוח. "היכולת של גן או אולם לעשות שינויים- כמו למשל להזיז חופה מהגן פנימה אל האולם, היא דבר בסיסי היום, שיכול מאוד לעזור לזוג בתהליך", אומר אמיר קמחי. כך למשל, הוא מסביר, זוג שרוצה לעשות חתונת שישי צהריים בקיץ, עלול לגלות פתאום שביום חתונתו צפוי גל חום קיצוני. במצב כזה היכולת של המקום להיות ורסטילי, ולעשות שינויים היא קריטית; אותו הדבר נכון גם לגבי חתונת חורף שבה הזוג יכול להיות מופתע עם יום יפה ונטול גשם ולהחליט לעשות את החופה דווקא בחוץ. מקום שמציע גם גן וגם אולם יכול לאפשר לזוגות גמישות גדולה ולאפשר שינויים גדולים כקטנים גם ברגע האחרון בהתאם למזג האוויר. "אצלנו למשל, הזוג יכול בהחלטה של יום קודם להגיד לנו שהוא רוצה את החופה בחוץ וזה אפשרי".
מיקום גיאוגרפי
כשאתם מחליטים על המקום בו תערכו את האירוע שלכם, חשוב מאוד להתחשב גם במיקומו הגיאוגרפי ולקחת בחשבון את האזור ממנו מגיעים מרבית האורחים שלכם - משפחה וחברים. כך למשל אם המשפחה גרה בצפון, אך מרבית האורחים מגיעים מהמרכז, חשוב כמובן להתחשב במשפחה אבל עדיף למצוא מקום טוב באמצע ולא לארגן לחברים שלכם 'רוד טריפ' מאתגר מידי. חשוב גם להתחשב במצב התנועה ולקחת בחשבון שבערב עמוס כמו חמישי למשל, נסיעה מהמרכז לצפון או לדרום עלולה לקחת אפילו מספר שעות ולעכב את התנהלות האירוע כולו. הנסיעה הארוכה עלולה גם להרתיע אורחים שיבחרו לצאת מהאירוע מוקדם בשל הדרך הארוכה שלפניהם.
גודל המקום
ההתאמה בין גודל המקום למספר המוזמנים היא עניין חשוב במיוחד- ברור שלא תבחרו מקום שאינו יכול להכיל את כמות האורחים שאתם מתכוונים להזמין, אבל גם מקום גדול מדי ביחס למספר האורחים שלכם עלול להיות בעיתי ולהשפיע על אופי האירוע. "אחד הפרמטרים הדרמטיים באירוע הוא אינטימיות", אומר קמחי, "גם אירוע של 500 איש יכול להיות אינטימי. אבל אם אני עושה אירוע קטן ל-200 איש - אני חייב מקום קטן, עם רחבת ריקודים קטנה", הוא מסביר ומוסיף כי בעזרת מניפולציות עיצוביות ניתן להתאים גם מקום גדול לקהל יחסית מצומצם ולהצליח לייצר תחושה אינטימית ולהימנע ממצב שבו האולם מרגיש ריק מפאת גודלו.
לדעת מה לשאול
רוב הזוגות שמתחתנים עושים זאת בפעם הראשונה, ולכן לא תמיד יודעים למה לצפות כשהם מחפשים אולם, או בכלל מתקשרים עם ספקים. רובם מגיעים לאולם או גן האירועים כדי להתרשם ולא באמת יודעים מה חשוב לשאול, לבדוק ולוודא; קמחי מצביע על כמה נושאים חשובים ששווה לשאול עליהם לפני שאתם סוגרים עם המקום:
- מתי סוגרים את האירוע? חשוב לשאול את מנהלי האירוע מה קורה ב-12 בלילה או ב-2 בלילה, האם בשעה מסוימת המקום נסגר? אתם לא רוצים להגיע למצב שבו אנשי הצוות עוזבים או מפנים ומקפלים על האורחים בזמן שאתם עוד חוגגים לכן חשוב לוודא זאת מראש. "חתונה זה אירוע חד פעמי, אתם לא רוצים לסיים אותו באופן מלאכותי ב-12 בלילה, או לרמוז לאורחים שהגיע הזמן ללכת. בגן בשפיים אנחנו לא משחררים אפילו מנקה או ברמן, הכל חי ובועט עד שהמשפחה והזוג מחליטים ללכת הביתה- גם ב-2 וחצי בלילה" הוא אומר.
- פתיחת מקומות רזרביים- לפי קמחי זהו עניין שעלול לעלות לזוגות הרבה מאוד כסף אם לא מבררים אותו מראש. "יש מקומות שבהם אם הגיע זוג אקסטרה ופותחים לו שולחן, אז צריך לשלם בסוף על כל השולחן וזה יכול להגיע לאלפי שקלים".
ההתאמה בין גודל המקום למספר המוזמנים היא עניין חשוב במיוחד | הגן בשפיים | צילום: מתן כץ - מה כלול? הלכתם למקום להתרשם מאירוע אחר? אתם חייבים לבדוק שמה שאתם רואים זה באמת מה שאתם מקבלים. למשל האם העיצוב הזה שראיתם ואהבתם הוא חלק מהדיל או שהזוג הוסיף עליו אקסטרות?
- יש חניה? כשאנחנו מגיעים לאירוע, נראה לנו מובן מאליו שתחכה לנו חניה בכניסה; אבל מה שהרבה זוגות לא יודעים היא שפעמים רבות החניה עולה גם היא סכום כסף נוסף. חשוב לברר מול המקום האם יש חניה מסודרת, מה העלות שלה, כמה מקומות יש בה ובמקרה הצורך, באם החניה רחוקה- האם המקום מציע שאטלים אל האולם.
- נגישות - אם יש לכם אורחים בעלי מוגבלויות, חשוב גם לבדוק שהמקום נגיש ועומד בכל התקנות.
- מי העובדים באירוע? "גיל המלצרים והברמנים הוא דרמטי ברמת השירות", אומר קמחי. "כשהמלצר הוא בן נוער בן 15-16 השירות הוא מהוסס ומבוהל יותר", הוא מסביר ומוסיף כי יש מקומות שעובדים עם חברות כוח אדם בהן העובדים מתחלפים כל יום ולא באמת מכירים את המקום. "לנו יש צוות מלצרים קבוע, הח'ברה האלה מכירים את הלך המקום, מגיבים מהר וזה מאוד משמעותי. כשמגיעים לברמן מקצועי הוא ידע לתת את המענה גם לבקשות פחות שגרתיות".
- אלכוהול - "חשוב להבין את תפריט הבר, האם יש דברים שהם מוגבלים- האם יש למשל בירות או משקאות אנרגיה. אלה דברים שלפעמים מגלים ברגע האחרון ואז הרבה זוגות מביאים אלכוהול בעצמם ומשלמים על דמי חליצה".
- אוכל - אוכל הוא חלק מרכזי באירוע, לכן מעבר לטעימות חשוב גם להבין שהמקום ערוך להציע מנות המותאמות לכל האורחים שלכם.אם למשל יש אורחים צמחונים או טבעונים חשוב לוודא שיש מנות ראויות גם עבורם.
עוד דברים חשובים
מעבר לשאילת השאלות הנכונות, כדאי גם לבצע בדיקת רקע על המקום לפני שאתם סוגרים איתו; בדיקה כזו תכלול קריאת חוות דעת שנכתבו על המקום, חשוב לקרוא גם את השליליות ואפילו לנסות לדבר עם זוגות אחרים שהתחתנו במקום אם מתאפשר לכם. אם יש באתר של המקום רק חוות דעת חיוביות כנראה שמישהו מסנן תגובות ומוחק את השליליות, מה שצריך לעורר את חשדותיכם. בנוסף חשוב לוודא שהמקום שבחרתם מחזיק ברישיון עסק ועומד בכל התקנים הנדרשים, וכן לוודא את החוסן הכלכלי של המקום, כך שלא תתקלו בהפתעות לא נעימות בהמשך.
עוד דבר שחשוב לשים לב אליו הוא נושא הדילים- בידקו טוב אם העסקה שמציעים לכם משתלמת והאם היא כוללת את כל מה שאתם באמת צריכים ורוצים. עדיף לא להתפשר על דיל כי לפעמים תגלו שלפרק את החבילה יוצא לא פחות משתלם. כך למשל, מקומות רבים מציעים דילים הכוללים למשל עיצוב או דיג'יי, אבל לפעמים תגלו שלשכור דיג'יי בנפרד יעלה לכם אותו דבר וכך תוכלו לבחור את מי שאתם באמת רוצים ולא את מי שהאולם כופה עליכם.
בשורה התחתונה, הזוג צריך להבין מה הקריטריונים שהכי חשובים לו בין אם זה הסגנון, האוכל או המרחק הגיאוגרפי ובהתאם לזה לחפש את המקום שנותן לו את המענה המתאים ביותר במחיר המשתלם ביותר. אבל חשוב לזכור לשאול גם את השאלות הקשות ולהבין באמת מה המחיר הזה כולל, ולנסות למצוא מקום ורסטילי שיכול להתאים את עצמו אליכם ולצרכים שלכם, בין אם זה בהתאמת גודל המקום למספר האורחים, התאמת הבר והקייטרינג לצרכים שלכם ואפילו בהתאמת המקום לשינויים מפתיעים במזג האוויר. בשורה התחתונה, חשוב למצוא מקום עם וייבים טובים שאתם מרגישים נוח לגביו וסומכים על האנשים שעומדים מולכם שבסופו של דבר יהפכו את האירוע שלכם לכל מה שחלמתם עליו.