רוי פוברצ'יק, עורך הבלוג 140 ויועץ לבניית קהילות, שיווק, מיתוג דיגיטלי ו-Growth Hacking, בדק מספר שיטות עבודה חדשות שהפכו את החיים שלו להרבה יותר טובים. העבודה עם השיטות פינתה לו הרבה מאוד זמן (הוא מספיק עבודה של יומיים ב-7 שעות), היא העלתה את איכות החיים שלו, גרמה לו להיות מאושר ורגוע יותר. עכשיו הוא חולק את זה עם העולם.
"היום, אני רוצה לדבר אתכם על מיילים והפסקות. הנה העניין. בעבודה אנחנו מוטרדים מהרבה הפרעות. הודעות, קולגות, דואר אלקטרוני, פייסבוק, טוויטר, צ'אט, אינסטגרם או סקייפ. כמויות המידע שמגיעות אלינו כל הזמן, הורסות את היכולת שלנו להישאר ממוקדים ויעילים. את ההפרעות אפשר לחלק לשניים: ההפרעה עצמה והמיקוד מחדש.
החלק הראשון הוא קל. אתה מקבל הודעה חדשה, רואה דואר אלקטרוני חדש ובאופן אוטומטי עובר ללשונית הרלוונטית בדפדפן. אבל נחש מה, זה יותר גרוע מזה. ברגע שאתה שומע את הצליל של ההודעה, מציץ בהודעות הנכנסות בדפדפן או בהודעות באייפון - אתה כבר לא בפוקוס. אם אתם לא סומכים עלי, תבדקו את ניסוי הפרודוקטיביות של ה-Smart Ass Academy.
"זה מוביל אותנו לחלקו השני של תהליך ההפרעה. עכשיו אתם צריכים לנסות ולהתרכז במה שאתם עושים. זה ייקח בערך 25 - 30 דקות. ייתכן ותחזרו לעבודה אחרי כמה שניות, אבל למוח שלכם לוקח כמעט חצי שעה למקד את עצמו ולחזור למצב עבודה. במילים אחרות, כל הודעה בפייסבוק תעלה לכם ב-30 דקות עבודה".
במסדר הזיהוי של גורמי ההפרעה, הדואר האלקטרוני הוא הגרוע ביותר אומר פוברצ'יק. כל דואר אלקטרוני חדש מרמז על כך שיש עוד עבודה שצריך לעשות או לסקור. כך או כך זה יעסיק אתכם ויגרום לקטיעה בלוח הזמנים של אותו יום, למרות שכנראה לא תתמודדו עם תוכנו באותו הרגע. כדי לפתור את הבעיה הזו, ממליץ פוברצ'יק להשתמש בשיטה של טים פריס (Tim Ferris) לבדיקת דואר אלקטרוני רק פעמיים ביום.
איך זה עובד?
בימים הראשונים מנטרים את תיבת הדואר הנכנס כדי לברר באיזו שעה מקבלים את רוב ההודעות. "התברר לי כי השיאים היו סביב שעה 10:30, ושעה 18:00. בשעה 10:30 האנשים שעובדים איתי מגיעים למשרד ומתחילים את היום שלהם - כלומר, הם שולחים לי את כל הדברים החשובים שאני צריך לתזמן לאותו יום", מסביר פוברצ'יק. "השעה 18:00 מספיק מוקדמת כדי שאוכל להגיב במהירות להודעות דואר אלקטרוני חשובות שנשלחו לאורך כל היום, לטפל במשימות שנקבעו ליום המחרת או לשלוח חלק מהתשובות בלילה.
"בשעה 10:30 אני בודק את ההודעות בתהליך Getting Things Done. אם זה דואר אלקטרוני שאני יכול לטפל בו בפחות משתי דקות, אני עושה את זה מיד. אם זה דורש פעולה שלוקחת למעלה משתי דקות, אני פשוט מעתיק את התוכן שלו ליישום Evernote, ומתזמן אותו ביישום Things. אני מעתיק את התוכן ל-Evernote, כדי שלא אצטרך להיכנס לתיבת הדואר על מנת לקבל את המידע שאני צריך. בהמשך אני משתמש ברשימות הדואר האלקטרוני ב-Evernote בזמן המתוכנן, והופך את ההודעה לפעילות".
"אם חלק מההודעות האלו מחייבות תשובה לשולח, אני אכתוב את התגובה ב-Evernote ובשעה 18:00 אשלח את כל התשובות. זה מאפשר לי להישאר ללא דואר אלקטרוני בין השעות 10:30-18:00".
"טונות של מיילים הלוך וחזור"
אחד מהדברים הטובים בבדיקת הדואר האלקטרוני רק פעמיים ביום, זו העובדה שכתיבת הדואר הופכת ליעילה יותר, וזה מאלץ גם את האחרים להיות יעילים. תחשבו על זה ככה. אם אתם יכולים לשלוח הודעות למישהו אחורה וקדימה כל היום, אז לא אכפת לכם לשלוח טונות של הודעות עם מידע חלקי ולדון בו בדואר במשך כמה שעות. זה מה שקורה רוב הזמן. אבל אם הייתם יכולים לקבל רק תשובה אחת כל 8 שעות, האם הייתם רוצים לבזבז את הזמן בהחלפת הודעות מיותרות? בדרך זו, אתם לומדים להיות הרבה יותר יעילים בכתיבה, וללמוד כיצד לבקש את התשובות שאתה רוצים בצורה ברורה יותר.
"אם נניח הייתם רוצים לקבוע פגישה", אומר פוברצ'יק, "הייתם כותבים גרסה מסוימת של המשפט הזה: 'כן, אני אשמח לפגוש אותך. מתי אתה פנוי?'. סביר להניח גם כי הייתם מקבלים את התשובה: 'יופי, אני פנוי רוב השבוע הבא. מתי אתה רוצה להיפגש?'. זו דרך להתחיל התכתבות ארוכה בנושא.
"לעומת זאת, ניסוח מחדש של השאלה היה חוסך לכם 75 אחוזים מההתכתבות. דוגמה לכך היא השאלה: 'כן, הייתי שמח לפגוש אותך. האם אתה יכול בבקשה לשלוח לי כמה אפשרויות לתזמון?'. או 'כן, אני אשמח לפגוש אותך. אני זמין בשבוע הבא ביום שני בין 12:00-14:30, יום רביעי בין 13:00 - 15:00 ויום חמישי בבוקר בין 8:30-11:30. האם אחד מהתאריכים האלו נוחים לך? אם לא, אנא שלח דרך תאריכים אפשריים לשבוע הבא ונתקדם משם'. בצורה כזו ההודעות שלכם יהיו יעילות, כמו אלו שתקבלו. אם תרכשו את אומנות הכתיבה היעילה של הודעות הדואר האלקטרוני, תשפרו את היעילות שלכם באופן מידי".
פוברצ'יק חוזר ומדגיש כי שום דבר לא יקרה אם לא תדבקו את הדואר האלקטרוני כל דקה. לדבריו, הסיבה לכך היא שאנשים רוצים להרגיש עסוקים ("אתה פשוט מרגיש עסוק, אתה לא באמת עסוק") והם מפחדים שאם משהו חשוב יקרה, הם לא ידעו עליו מיד.
"אני אגלה לכם סוד קטן - הכל יהיה בסדר", מרגיע פוברצ'יק. "גם אם לא תבדקו את הדואר פעם בדקה, שום דבר נורא לא יקרה. בתרחיש הגרוע ביותר, אם משהו דחוף יקרה אתם תקבלו הודעת סמס. תלמדו לשים הכל בפרופורציה. אם תעריכו את הזמן שלכם, גם הלקוחות שלכם יעריכו אותו".
"שאחרים יעריכו את הזמן שלכם"
בעבודתו מייעץ פוברצ'יק לכמה חברות הזנק ומותגים על בניית קהילה במדיה החברתית ודרכים להאצת הצמיחה של העסק, והוא מכיר מקרוב את הנחיצות בבדיקה של הדואר האלקטרוני כמה פעמים ביום. כדי לפתור את הבעיה, הוא הגיע להסכם עם הלקוחות שלו שאם מדובר על פעולה או שאלה כללית הם ישלחו אותה בדואר אלקטרוני, ואם יש משבר או משהו שצריך לעשות באופן מידי, הם ישלחו בסמס.
"הלקוחות יודעים שאני לא לוקח את המסרונים או שיחות הטלפון בקלות, ולכן הם מעריכים זאת ולא מנצלים את ערוץ התקשורת הזה. אבל הם יודעים שאם הם באמת צריכים אותי, אני זמין עבורם בכל עת לעניינים הרציניים . אחרי הכל, זה משחרר אותי לעשות עבודה טובה יותר עבורם.
"כולנו התרגלנו לרעיון שאנחנו צריכים להיות עסוקים כל הזמן, ואנחנו צריכים להיות זמינים בכל עת. עבודה קשה ולעבוד הרבה שעות זה לא אותו הדבר. לעבוד קשה זה לעבוד בדרך הנכונה, לא רק לעבוד הרבה שעות. אם תשמרו על מיקוד, תחיו חיים מאושרים ויעילים יותר. הן בעבודה והן בחיים האישיים".