בפרק הזה: נכיר 3 תוכנות שיעזרו לנו לנהל את הזמן שלנו בקלות וביעילות
כדאי לקרוא אם: אתם רוצים להשתמש באייפון לניהול זמן, מטלות והגברת היעילות
אפשר לדלג אם: תוכנות בתשלום זה לא בשבילכם, אתם מעדיפים פריביז
האייפון (iPhone) הוא כלי נהדר לניהול הזמן שלכם בעבודה. יש לו עשרות תוכנות ליצירת מטלות, מעקב אחר זמן וכלים נוספים שיעזרו לכם להפוך את עצמכם ואת העסק שלכם ליעילים יותר. נכיר לכם שלוש תוכנות שיעזרו לכם לעשות את זה.
Things
ראשית, הכירו את Things של Culture Code. מדובר בתוכנה גמישה מאוד המשמשת לניהול רשימת מטלות בסיסית. פשוט לחצו על סמל ה-+ והוסיפו מטלות. כל המטלות יופיעו באינבוקס, ולכל מטלה ניתן להוסיף פרטים כמו תאריך יעד והערות. ניצול יעיל יותר יהיה בניית פרויקטים, כאשר המטלות השונות מחולקות ביניהם. התוכנה מגיבה מהר מאוד וניתן לאחסן בה עשרות פרויקטים הכוללים כל אחד עשרות מטלות, שניתן לארגן בתורן לפי סדר חשיבות או זמנים.
ניתן גם לקבוע מטלות שונות שיופיעו תחת קטגוריית Today בהגיע תאריך היעד שלהן לביצוע. באופן זה ניתן לארגן משימות לפי תאריך היעד לביצוע שלהן ולשכוח מהן עד ליום פקודה. תכונה זו מצוינת כדי לפנות את הראש מדאגות שאין מה להתעסק איתן עד לשלב מאוחר יותר. Things, שעלותה 9.99 דולרים מסייעת להתרכז בדברים החשובים יותר לביצוע, ולא לדאוג למה שיהיה רלבנטי רק בעתיד.
Jobs
אחד הדברים החשובים בניהול זמן הוא לא רק לדעת מה יש לעשות, אלא גם כמה זמן יש להקדיש כדי לעשות אותו. דבר זה חשוב עוד יותר אם אתם עובדים כעצמאיים, וזקוקים לדרך לוודא כמה זמן אתם עובדים כדי שתוכלו לקבל תשלום עבור העבודה שאתם מבצעים. כדי למלא את הדרישות האלו צצה לה Jobs, שמחירה נע בין 1.99 לבין 2.99 דולרים, תלוי אם היא במכירה מיוחדת או לא. בכל מקרה מדובר במציאה אמיתית. Jobs מאפשרת לעקוב במקביל אחר מספר פרוייקטים במקביל ולנטר את הזמן שאתם משקיעים בכל אחד מהם. במידה ואתם מבצעים משימה הקשורה לשני פרוייקטים שונים, ניתן להודיע זאת לתוכנה ולעצור את המעקב המקביל. לבסוף, ניתן לייצא טבלת זמן מסודרת, ובה המשימה שבצעתם והזמן שהיא דרשה.
אם אתם חושבים שזו התוכנה בשבילכם, בואו ונזרוק עוד משהו שכדאי לכם לדעת. ברוב המקרים, כאשר סוגרים תוכנה באייפון היא מפסיקה לעבוד. זה חלק מהדרך בה האייפון עובד, אין תוכנות שעובדות ברקע למעט מספר תוכנות שאפל פתחה בעצמה (כמו תוכנת האימייל). במקרה של Jobs תוכלו להתחיל את השעון ולסגור את התוכנה, ו-Jobs תרשום לעצמה את השעה בה כיביתם אותה וכאשר תפעילו אותה מחדש היא תסמן מה השעה החדשה ותחשב כמה זמן עבר. אם אתם צריכים לבצע שיחות כחלק מהעבודה זו הדרך היחידה בה תוכלו לבצע את השיחות ולדעת שהזמן שלכם עדיין מחושב.
Meeting Time
מי שמבצעים שיחות בינלאומיות רבות נתקלים בבעיה קטנה אבל מסובכת – כיצד קובעים פגישה טראנס אטלנטית ולהיות בטוחים שלא טעינו בזמני הפגישה? Meeting Time מאפשרת להיות בטוחים שלא משנה מה התאריך שאתם רוצים לקבוע בו את הפגישה, תוכלו לדעת בדיוק את הזמנים בכל מקום בעולם. התוכנה עולה 0.99 דולרים בלבד והיא פשוטה לשימוש.
הדבר הראשון שיש לעשות הוא לציין את הערים בהם נמצאים האנשים שצריכים להשתתף בפגישה. יש לכם חברה בירושלים, נציגות בביג’ינן ולקוח ביוסטון, ארה”ב? פשוט הוסיפו את הערים האלו לרשימה. לאחר מכן בוחרים את אחת הערים וקובעים את השעה והתאריך לפגישה. זהו זה. לחצו על כל אחת מהערים האחרות שמשתתפות בפגישה, ותראו את השעה והתאריך המדויקים בהם הפגישה תתקיים. בלחיצה אחת תוכלו לשלוח באימייל את הפגישה לכל המשתתפים ישירות מהאייפון. האימייל יכלול בתוכו את שמות הערים ולצד כל עיר את התאריך והשעה לפגישה.
<< בפרק הקודם: לקחת את הקבצים שלכם איתכם || בפרק הבא: לקרוא ספרים על האייפון >>