לאחרונה נתקלנו במשתמשי סמארטפונים רבים המתלוננים על כך שהמייל מציף להם את המכשיר. הדבר נפוץ בעיקר בקרב משתמשי מכשירים ישנים, שהזיכרון הפנימי שלהם קטן, אך גם בקרב משתמשי סמארטפונים זולים מדגמים חדשים יותר, שגם להם זיכרון קטן יחסית.
במכשירים מהסוגים הנזכרים, סנכרון של תיבות מייל פעילות במיוחד, המקבלות בין עשרות למאות הודעות ביום, גורם ל"פקק" כפול: גם להאטה בעת פתיחת אפליקציית המייל עצמה, מאחר והיא מתקשה לשאוב מהזיכרון את כל המיילים להצגה, וגם לבזבוז האחסון הפנימי הקטן, מה שגורם לעתים קרובות להודעות לפיהן כמות האחסון נמוכה מכדי להתקין אפליקציה חדשה או לקבל מיילים נוספים.
הדרך לפתור את הבעיה הכפולה במכשירים אלו פשוטה ביותר: כל מה שצריך לעשות הוא לאפשר להם למחוק אוטומטית מהאחסון הפנימי מיילים ישנים, כדי לפנות מקום לחדשים. כך תעשו זאת עם תיבות המייל מהעבודה (לצערנו, באפליקציית ג'ימייל העניין מורכב בהרבה).
אנדרואיד:
היכנסו לאפליקציית המייל של המכשיר, דרכה אתם מחוברים למייל הארגוני.
לחצו על כפתור ההגדרות (נמצא מתחת למסך ובדרך כלל מציג שלושה פסים; במכשירים חדשים מוצג בראש המסך כשלוש נקודות אנכיות) ובחרו ב"הגדרות חשבון" (Account Settings).
בחרו באפשרות "ימים לסנכרון".
הורידו את מספר הימים משבוע לשלושה ימים או ליום אחד.
אייפון:
מהמסך הראשי, היכנסו ל"הגדרות" (Settings).
גללו מטה ובחרו באפשרות "דוא"ל, אנשי קשר, לוחות שנה".
מרשימת החשבונות, בחרו בחשבון המייל הרצוי. בד"כ שם ברירת המחדל שלו יהיה Exchange.
היכנסו לתפריט "ימים לסנכרון דוא"ל"
הורידו את הזמן משבוע לשלושה ימים או ליום אחד.
Windows Phone:
היכנסו ל"הגדרות" (Settings) דרך רשימת האפליקציות (בגירסה 8) או דרך קיצור הדרך בווילון ההתראות (בגירסה 8.1) ובחרו ב"דואר + חשבונות".
בחרו בשם החשבון שנתתם לתיבת המייל הארגונית.
פתחו את תפריט "הורד דואר מ-"
הורידו את הזמן משבוע לשלושה ימים.
חשוב להדגיש: המיילים הישנים יותר לא יימחקו מתיבת המייל של מקום העבודה שלכם, אלא רק מזיכרון הסמארטפון. גם מהסמארטפון ניתן להגיע להודעות ספציפיות שנמחקו מהזיכרון על ידי חיפוש שלהן.