איך אתם כותבים את המסמכים שלכם? רוב הסיכויים שאתם, כמו כמעט כולם, עדיין משתמשים במעבד תמלילים שמותקן על המחשב שלכם. אבל החסרונות בשיטה המיושנת הזאת גדולים - מה אם אתם נמצאים מחוץ לבית, או אפילו רק במשרד השכן, ורוצים גישה למסמכים שלכם? מה אם אתם רוצים לעבוד על המסמך בשיתוף עם עוד מישהו, שנמצא מעבר לים? התשובה היא בתוכנות עיבוד תמלילים אונליין - ואחת הטובות שבהן היא גוגל דוקס.
שיתוף המסמכים של גוגל הוא כלי עבודה משרדי מצוין, במיוחד למסמכים שמספר אנשים צריכים לעבוד עליהם במקביל. השירות מאפשר לכם ליצור מסמכים ולשמור אותם תחת חשבון המשתמש שלכם בגוגל, כך שהם יהיו זמינים ברשת בכל זמן. בעזרת גוגל דוקס תוכלו גם לשתף את מי שתרצו במסמך שלכם, עם רמות הרשאה שונות - מצפייה בלבד ועד עריכה מלאה.
מתחילים לעבוד
אחרי שיוצרים חשבון משתמש בגוגל, נכנסים לשיתוף המסמכים ויוצרים מסמך חדש (השירות תומך בכל הקבצים הבסיסיים של אופיס), או מעלים קובץ קיים בעזרת כפתור ההטענה (Upload). עכשיו אתם תועברו למסך עריכה, שם תמצאו את רוב הסרגלים המוכרים לכם מאופיס. העבודה שם מתבצעת כרגיל, ונשמרת כרגיל. כל המסמכים שלכם יופיעו בדף הראשי של החשבון שלכם, שם תוכלו למיין אותם על פי הרשאות ועל פי סינונים סטנדרטיים לגוגל, כמו סימון בכוכבית. משם תוכלו גם לנהל את שיתוף המסמכים שלכם.
שיתוף המסמכים
כאשר תכנסו למסמך תראו את כפתור השיתוף (Share). לחיצה עליו תפתח תפריט עם שתי אפשרויות בסיסיות:
הזמנת אנשים. אפשרות זו תפתח לפניכם תפריט ממנו תוכלו לשלוח הודעה לאחרים המזמינה אותם לצפות במסמך. בתפריט הזה תוכלו לנסח את כתובת המייל המזמין, להחליט האם לתת לאנשים האלו הרשאות צפייה או עריכה, וגם אם לתת לעורכים הרשאות להזמין צופים ועורכים נוספים.
הפצה ברשת. כראוי לסביבת עבודה אינטרנטית, את המסמכים שלכם תוכלו להפיץ עם קישור לרשת, כך שגם אנשים בלי חשבון יוכלו לצפות בו. לדוגמה, את הכתבה הזו תוכלו לקרוא גם כמסמך מצורף לחשבון הגוגל שלי.
את האפשרויות האלו תוכלו לקבל גם מהמסך הראשי וליישם על כל המסמכים שלכם, בעזרת סימון המסמכים אותם תרצו לשתף ולחיצה על כפתור השיתוף.
עריכת המסמכים
מלבד יכולות העריכה הבסיסיות והמוכרות לנו מאופיס, במסך עריכת המסמך יהיו לכם מספר אפשרויות נוספות. ברירת המחדל של שמירת המסמכים היא שמירה ברשת תחת חשבון הגוגל שלכם, אבל אם תרצו את המסמכים בקובץ על המחשב עצמו, תוכלו להיכנס לתפריט "קובץ", ללחוץ על האפשרות "הורד קובץ כ" ולבחור את סוג הקובץ אליו תרצו לשמור (סביר להניח שתרצו לשמור אותו כמסמך וורד, האפשרות התחתונה ביותר בתפריט).
אפשרות נוספת וחשובה היא האפשרות לעבור על היסטוריית המהדורות שנמצאת תחת התפריט "כלים" במסמכים ותחת התפריט "קובץ" במצגות ובגיליונות עבודה. שם תוכלו לראות מתי המסמך נערך, אילו שינויים התבצעו בו ועל ידי מי, ואף לבטל שינויים שבוצעו בו בעבר. בנוסף, תוכלו לשמור מצגות כקבצי PPT (כלומר כמצגת שאי אפשר לערוך), או כמסמך PDF. את גיליונות העבודה שלכם תוכלו לשמור גם כטפסים מוגמרים.
ועכשיו, בתמונות:
