פסח עכשיו והדילמה של רבים ורבות מאיתנו היא איך למתוח את 24 השעות שיש לנו ביממה כך שיכילו גם ניקיונות, בישולים, טיפול בילדים, עבודה וחיים אישיים, וכל זה בלי לוותר על יותר מדי שעות שינה. האמת היא שהחברה שלנו, כמו כל חברה מערבית, מאוהבת בפרודוקטיביות, ברעיון ש-24 שעות יכולות להיות מנוצלות עד הפירור האחרון וקצת מתעלמת מהמחירים הפיזיולוגיים והרגשיים של פעלתנות מתמדת ומתח גבוה.
כדי להצליח להשיג את המטרה הנשגבת הזו אנחנו מוקפים בספרים ויועצים וטיפים שמלמדים אותנו איך להיות "יותר": יותר מתוכננים, יותר פרודוקטיביים, יותר מנוהלים. אבל אם כל הספרים לא הצליחו להביא אתכם למצב שבו היום שלכם נראה כמו שרציתם ואתם מוצאים את עצמכם מכבים שריפה אחת אחרי השנייה בתחושת חוסר שליטה, אולי הטיפים הבאים יעזרו לכם.
הזמן שלנו הוא בבעלותנו
הזמן שלנו – הוא שלנו. נכון, חייבים לעבוד ולפעמים שעות העבודה מרובות, אבל גם זו בחירה וממילא כל מה שמחוץ לשעות העבודה הוא באחריותנו ובבעלותנו. הבוס אולי אומר לנו מה לעשות במהלך זמן העבודה, אבל מחוץ לזמן הזה אנחנו הבוס וכדאי מאוד שניקח בעלות על זה.
אגיד את זה בפשטות: ממילא כשאנחנו מדברים על ניהול זמן, אנחנו מדברים על ניהול הזמן שמסביב לשעות העבודה (לא רלוונטי לעצמאים, שמנהלים למעשה שתי מערכות זמן שונות, זו של העסק וזו של שאר תחומי החיים). וכך, את הנסיעה ברכב לעבודה וממנה אפשר לנצל להאזנה לספרים או קורסים דיגיטליים בנושאים רלוונטיים או לשיחות עם עצמכם באנגלית לטובת שיפור המבטא, למשל. נסיעה בתחבורה ציבורית יכולה להפוך בשקט לזמן שבו משלמים חשבונות ועושים תכניות לסוף השבוע ולחג, בונים תפריט משפחתי לשבוע הקרוב, מכינים לו"ז ניקיונות וכן הלאה.
אזהרה: תכנון זמן – זה ממכר. תכנון זמן גורם לנו להרגיש מאוד בשליטה ועוד לפני שעשינו משימה אחת, אנחנו נוטים להתאהב בעצם התכנון. אל תתאהבו בעצם הפעולה של תכנון הזמן, זה לא שווה ערך לניהול שלו בפועל ולא יקדם אתכם באמת.
השקיעו במשימות הנכונות
פרודוקטיביות היא לא סתם לעשות יותר אלא לעשות יותר מהדברים הנכונים, המשמעותיים. תחשבו לרגע על התחושה בסוף יום מתיש שבו עשיתם רק סידורים זניחים לעומת יום שבו סיימתם דוח חשוב או הגשתם עבודה סמינריונית או בקשה למענק. יש משימות שמקדמות אותנו ואחרות שנועדו למנוע מאיתנו להתדרדר. ברגע שהיום שלנו מלא במשימות מהסוג השני, לא נקבל את אותה תחושת "היי" כמו שנקבל במשימות מהסוג הראשון. כמובן שצריך לעשות גם משימות מהסוג הראשון וסביר להניח שרוב המשימות שמחכות לכם ברשימה הן כאלה, אבל כאן אפשר לחפש דרכים לצמצם את המעורבות שלנו במשימות האלה כדי לחסוך לעצמנו זמן וטרחה, כשכל הרעיון הוא להיפטר ממשימות במידת האפשר, או לפחות לצמצם מאוד את העיסוק שלכם במשימות האלה. אגב, לא תמיד להיפטר ממשימות כרוך בתשלום. לפעמים פשוט תוכלו לחלק מחדש את העבודה עם בני המשפחה, חברים, קולגות בעבודה, או להחליף את השיטה שבה אתם עושים את המשימה, למשל: לרכב לעבודה על אופניים חשמליים במקום לנסוע ברכב חוסך לי רבע שעה של פקקים כל בוקר ועדיין מאפשר לי להאזין לספרים דיגיטליים תוך כדי נסיעה.
חשוב מאוד ללמוד לתעדף גם את המטלות שאתם לוקחים על עצמכם וגם את המשימות שנגזרות מתוך המטלות האלה. במילים אחרות, חשוב ללמוד גם לומר "לא" או "אם יסתדר לי" ולא להתחייב לדברים שעלולים להכניס אי שקט וקושי מיותרים ליום שלכם, אפילו אם זה בשביל הילדים.
עבודה עמוקה
שאלת מיליון הדולר כשאנחנו מדברים על ניצול מיטבי של זמן היא האם יש צורך בעבודה עמוקה, מונח שטבע קאל ניופורט בספרו שנושא את אותו שם. לפי ניופורט, אם נפנה פרקי זמן ממושכים לעבודה שתאפשר ריכוז, נגיע להישגים גבוהים יותר, טובים יותר – ומהר יותר. למעשה, התעלמות משלל הסחות דעת ומה שמוגדר כמשימות לא חשובות, יאפשר לנו להתרכז בעיקר, בין אם זה לכתוב ספר או להיות הורה. זה נכון, עד רמה מסוימת. יש אנשים שנסיבות החיים מאפשרות להם להשקיע ללא הפרעה נתחים משמעותיים של היממה ויש כאלה שהנסיבות הרבה פחות מאפשרות את זה, בעיקר כשיש הרבה כדורים באוויר.
לעומתו, מתיו דיקס מציע רעיון שמאפשר לנצל גם את שברי הזמן הפנוי שיש לנו. לפי דיקס, אפשר לעשות את החלקים היותר שטחיים של הפרויקט גם עם מעט מאוד זמן וריכוז. למשל, אם אתם מחכים בתור לרופא, משעמם ואתם מרגישים צורך להעסיק את עצמכם, נצלו את הזמן להכין רשימת קניות לתפריט החג במקום לשחק בטלפון. גם את הנקודות העיקריות לכתבה הזו הכנתי בצורה דומה. ההצעה של דיקס לא מבטלת את ההצעה של ניופורט אלא משלימה אותה: יהיו ימים שיתאפשר לכם להשקיע הרבה זמן במשימות מסוימות, ולכן חשוב שאלה יהיו המשימות החשובות ביותר, אלה שיקדמו אתכם הכי הרבה ליעדים שהצבתם. את המשימות הפחות חשובות אפשר לפזר על פני פרקי זמן אקראיים, ובמהלך היממה יש לנו לא מעט כאלה. הטלפון ממילא דבוק לנו ליד – בואו ננצל אותו לטובתנו במקום לקנדי קראש.
משימה אחת ליום בכל אחד מהתחומים החשובים לכם
אחת השיטות המופלאות להתקדם בתחומי החיים שלנו היא להקצות בכל יום משימה אחת בכל תחום שחשוב לכם לקדם. בדרך כלל התחומים האלה יהיו קריירה, משפחתיות (גם הורות וזוגיות נכנסות תחת ההגדרה הרחבה הזו) ו"אני" (תחת המטריה הזו נכנסים קשרים חברתיים, כושר, לימודים, בריאות ועוד). לעשות פעולה מקדמת אחת, לא פעולת תחזוקה אלא אחת כזו שמקדמת אתכם ליעד כלשהו, בכל אחד מהתחומים, יעזור לכם ללכת לישון מאושרים.
השתמשו במגוון אמצעים לניהול המשימות שלכם
אל תסתמכו על זיכרון, זה בדיוק מה שיגרום לכם לכבות שריפות: נהלו את המטלות והמשימות שלכם בצורה מרוכזת שהולכת איתכם לכל מקום. אל תסתפקו רק בפתק בבית, אם אתם בעבודה רוב הזמן. במקום זה, שווה להשקיע את הזמן והמאמץ למצוא מה הכלי שהכי מתאים לכם לניהול זמן. יש אנשים שעבורם זה יומן או פלאנר פיזי ויש אנשים שאוהבים תוכנות או אפליקציות. שווה להשקיע את הזמן ולמצוא את הכלי הזה כי הוא עשוי לעזור לכם במשך שנים.
הכלי שתבחרו צריך להיות לא רק נוח לשימוש אלא גם מתגמל.
חיי השתנו לגמרי כשמצאתי את האפליקציה הנכונה לניטור הכושר הגופני והאוכל שלי: אני נהנית לעדכן אותה ומתמלאת גאווה מהסימונים על המסך. את אותו אפקט מתגמל אני מקבלת גם מהפלאנר הפיזי שלי, שאני מנהלת לפי מפתח צבעים ומכיל סימונים צבעוניים בולטים שמסמנים את סוגי המטלות השונות שביצעתי במהלך השבוע. יש כלים שמאפשרים לאחרים לקבוע איתכם פגישות ולחסוך את הצורך בשיחות תיאום בלתי נגמרות, יומנים דיגיטליים שאפשר לחלק לפי נושאים, צבעוניות משתנה למשימות בכלי הניהול ועוד ועוד. נצלו את כל מה שעובד עבורכם.
עוגנים ובלוקים
עוגנים הם בעצם נתחי זמן ("בלוקים") שחוזרים בתדירות קבועה ואותם אנחנו מייעדים למטלות מסוימות (ותודה לאילון מאסק שהפך את העוגנים לשיטה שכולם מדברים עליה). העבודה, למשל, היא עוגן משמעותי מאוד ביממה. חשוב לזכור שאסור למלא את כל היממה בעוגנים ובלוקים אחרים, כמו תור לרופא או אירוע, אחרת תנועו ממשימה למשימה בלי אוויר ותזנחו את השיטה מהר מאוד. העוגנים הכי טובים הם כאלה שמעוגנים במחויבות חיצונית, כמו ללכת לעבודה, תור שבועי לפסיכולוג או שיעור באוניברסיטה, אבל עם מספיק משמעת עצמית אפשר בעצם לייצר עוגנים לכל דבר: חוגים, זמן שינה, זמן ילדים, זמן לקרוא – או לכתוב – ספר ועוד.
אל תהססו לקבוע דדליין
למטלה, כל מטלה, יש נטייה לתפוס את כל הזמן הפנוי שתייעדו לה. אם החלטתם לנקות את הבית במשך ארבע שעות והתחלתם לנקות את המקרר, בסבירות גבוהה שתמצאו את עצמכם מנקים את המקרר ארבע שעות. לכן הפתרון הוא לקבוע דדליין הרבה יותר קשיח ואפילו לסמן אותו בתור בלוק ביומןף לדוגמה: שעתיים למקרר, רבע שעה מנוחה, שעתיים לסדר את הארון. דדליין מספיק צפוף יעזור לכם להספיק יותר כי מסגרת הזמן תלחץ אבל לא יותר מדי. דדליין צפוף מדי יגרום לכם לנטוש את השיטה ולהימרח עם כל מטלה, אז תהיו זהירים.
הבחינו בין מטלות מוכוונות-התמדה לבי מטלות קצרות ואינטנסיביות
בספר "הרגלים אטומיים" ג'יימס קליר עוסק בשאלה של בניית הרגלים והמסקנה שלו היא שהרגל נוצר כשאנחנו חוזרים על פעולה שוב ושוב. אכן, בניית הרגל חדש היא מטלה שדורשת התמדה, אבל לא כל המטלות הן כאלה. יש מטלות קצרות טווח ואינטנסיביות שצריך פשוט לעשות ולסיים איתן, כמו כתיבת עבודה סמינריונית.
אין שום צורך במוטיבציה כדי להיות פרודוקטיבי
מוטיבציה נמוכה רעה לפרודוקטיביות, זה נכון, אבל היא בעיקר מונעת את התחלת הביצוע – ואת זה אפשר להשיג באמצעות החלטה פשוטה. במילים אחרות, גם אם אין לכם טיפת מוטיבציה לבצע את המשימה (לי אין בהכרח מוטיבציה ללכת לאימון בכל בוקר), אפשר להתחיל את ביצוע המשימה באופן טכני: לקום, להתארגן ולצאת מהבית, או להתיישב ליד המחשב, תלוי מה המשימה שלפניכם.
עצם תחילת הביצוע הוא כמו כדור שלג שיגרום לכם להעלות הילוך תוך כדי ביצוע המשימה. בסופו של דבר התחושה הטובה מכך שביצעתם את המשימה למרות המוטיבציה הנמוכה אפילו תתרום להעלאת המוטיבציה לבצע אותה להבא. בקיצור תתחילו, אל תחכו למוטיבציה או להשראה או לשום דבר. הכי קשה להתחיל ואחר כך הכל נעשה יותר פשוט.
פרפקציוניזם מבזבז לכם זמן
הרבה מהמחקר על פרפקציוניזם עוסק באופן שבו הוא מעכב את התחלת הביצוע, בניסיון להגיע לתנאי סביבה מושלמים או לכמות הידע המושלמת עבור המשימה. במציאות אותו פרפקציוניזם מרים ראש גם תוך כדי הביצוע, תחשבו על המסמך הזה שהתחלתם לנסח ואז נתקעתם שוב ושוב על אותה פסקה ותיקנתם ותיקנתם ותיקנתם. כדי להימנע מכך, חיזרו אחריי: עדיף מוכן ממושלם. יהיו דברים שתעשו בצורה בינונית או אפילו בינונית מינוס, אז מה?
צרו לכם סביבה תומכת
סביבה פיזית ורגשית מתאימה תקל עליכם מאוד לבצע את כל מה שרציתם. אם אתם רוצים ללכת כל יום לאימון, אתם צריכים כמות סבירה של בגדי ספורט. אם המטרה היא לכתוב מסמך, עדיף שתהיה לכם פינה שקטה שבה תוכלו להתרכז בכתיבה, גם אם אין לכם מחשב, ושלא יוציאו אתכם מריכוז כל רגע.
סביבה מספיק טובה תקל עליכם, היא תהפוך את התחלת הביצוע ליותר נוחה ולכן תקל עליכם גם להתמיד (אם זו משימה שדורשת התמדה) וגם לבצע. מצד שני, אין שום טעם לחכות עד שהסביבה תהיה מושלמת אם בינתיים אתם לא מקדמים את המטלות שלכם. הסביבה צריכה להיות תומכת וטובה מספיק, ואותה תשפרו עם הזמן.
רשימת הישגים
אחד התחלואים הכי גדולים של תרבות הפרודוקטיביות הוא שאין בה שום דבר שמאפשר לכם להיות מרוצים מעצמכם. החיים כאוסף בלתי נגמר של מטלות ומשימות, סימוני וי ומעבר מדבר לדבר הם שוחקים ומתישים. דווקא בגלל זה חשוב שתתענגו על מה שהשגתם במהלך היום.
קודם סיפרתי על אפליקציית הכושר שאני משתמשת בה. אני נהנית להסתכל עליה כמה פעמים ביום ולהרגיש כמה השגתי. בבוקר אני מסתכלת על הישגי האתמול וזה נותן לי מוטיבציה לשחזר אותם ואפילו להשתפר. אני עושה את זה בכל תחום שבו יש לי מטלות ומשימות. זה מעודד, מחזק וגורם לי להרגיש שלא בזבזתי את החיים שלי לשווא.
פרודוקטיביות היא לעשות את מה שנכון ומקדם אתכם ולמצוא דרכים לייעל את השאר. כל צעד שתעשו היום, יהיה נקודת פתיחה מעולה למצב שלכם בעוד חודש, שנה או חמש, והזמן הכי טוב להתחיל, הוא עכשיו.
*הכותבת היא שרון בירקמן, מאני תרפי, מפתחת שיטת כלים כלכליים למערכות יחסים בריאות