ככל שערימת המשימות הממתינות שלכם הולכת ומתארכת ובהתאם גם רשימת המטלות הנגזרות מהן (אם אתם מנהלים כזו), כך עולה הסיכון שתתחילו להרגיש שהחיים תובעניים ומציפים. במצב הזה, גם אם תנסו להתחיל לטפל במשימות הממתינות שלכם, יש סיכוי גדול שתגלו שלמרות שרשימת המשימות הממתינות שלכם אחראית על רוב המצוקה, עדיין קשה לכם להתמודד איתה. למרות שהמשימות הן הבעיה, מתברר שלנסות להשלים אותן כדי לפתור את הבעיה, לא באמת עובד. למה זה קורה?
אין לכם משאבים פנויים
מחקר קלאסי מ-1927 העלה שיותר מדי משימות פתוחות רובצות לנו על הזיכרון ולא משחררות, למעשה, מה שקורה הוא שהמוח שלנו משקיע את רוב המשאבים בלזכור את רשימת המשימות ולפעמים גם להלקות את עצמנו שעוד לא ביצעתם אותן, ואנחנו מתקשים להפנות אותם לדברים שיקדמו את השלמת המשימות האלה, כמו קבלת החלטות, תכנון של המשימה והצבת לוחות זמנים.
אתם מחכים יותר מדי
מוטיבציה נמשכת חמש שניות, כך אבחנה הסופרת האמריקאית מל רובינס בספר "חוק חמש השניות". אחרי חמש שניות המוטיבציה להשלים את המשימה מתפוגגת. מוטיבציה היא מעין "קיצור דרך" שמאפשר לנו לתפקד ברמה גבוהה יותר, אבל היא באמת לא הכרחית לביצוע של רוב המשימות ברשימה שלכם. היא בעיקר מאוד מקלה עליכם להתחיל (תמיד קל יותר להתחיל לעשות משהו כשממש יש לנו חשק), אבל אפשר להתחיל גם בלי הרבה חשק ויכול מאוד להיות שהמוטיבציה תגיע תוך כדי ביצוע.
אין לכם תכנית פעולה ברורה
תכנון הוא חלק אינטגרלי מהשלמה של משימות. אם המשימה שלכם היא לבנות תקציב, אין שום בעיה להתחיל אותה, למשל להיכנס לאתר של הבנק ולהוריד את כל פירוטי החשבון. ומה אחר כך? בלי תכנית פעולה יש לכם רק את הצעד הראשון ואחר כך המשימה נשארת "באוויר" וממשיכה לגזול מהמוח שלכם משאבים.
אתם מתעכבים על המטלה הכי שולית
עוד דבר כשקורה כשאתם מתחילים בלי לחשוב הוא שאתם בוחרים באחת המטלות הראשוניות לביצוע המשימה – ואז נתקעים עליה במשך הרבה יותר מדי זמן למרות שהיא לרוב שולית לגמרי. זה קורה כי מצד אחד אין תכנית ואין לוחות זמנים, ומצד שני אתם צריכים להרגיש שאתם עושים משהו ואם השקעתם כל כך הרבה זמן במטלה הזו – נוצרת תחושה כוזבת שבאמת עשיתם משהו לקידום השלמת המשימה.
התופעה הזו מכונה "דחיינות מובנית" וכשאתם נתקלים בה, הזכירו לעצמכם שהמשימות הראשונות בכל מטלה הן הפחות חשובות, פשוט צריך להשלים אותן במהירות ולהתקדם למטלות הליבה. כדאי בתהליך התכנון אפילו להגדיר איזו חשיבות יש לביצוע מושלם של המטלה הספציפית, כדי שתדעו איפה שווה להתעכב ואיפה פחות.
לוח הזמנים שלכם לא ריאלי
זוכרים את חמש השניות של המוטיבציה? אם כבר ניצלתם אותם לתכנון המשימה, סביר להניח שהצבתם לוחות זמנים קצרים ויעילים. זה קורה מכיוון שאנחנו מניחים שאותה אנרגיה יעילה תמשיך ותלווה אותנו לאורך המשימה, מה שהוא כמובן לא נכון כי כמות האנרגיה מוגבלת והיא מתדלדלת ככל שמתקדמים בביצוע המשימה. לוחות הזמנים שלכם צריכים להיות ארוכים יותר לפחות ב-50%, ולפעמים אפילו כפולים ממה שחשבתם שייקח לכם לבצע את המשימה.
אתם נותנים לעצמכם הערכות גרועות תוך כדי ביצוע
ברגע שמשימה מורכבת ממטלות, אין שום דבר שמונע מאתנו מלחלק לעצמנו ציון נכשל בביצוע של כל אחת מהן. זה סוג של פרפקציוניזם שמעכב את היכולת שלכם להתקדם הלאה ולסיים את המשימה שמעיקה עליכם (ואז לעבור לבאה).
מחקרי עבודה מראים שאחד הדברים הכי מלחיצים עבור עובד, הוא המחשבה על קבלת הערכה גרועה מהמנהל לאחר שאותו עובד השקיע זמן רב בהשלמת משימה. הפתרון במקרים כאלה הוא לעצור את עצמך אחרי כל שלב ולתת לעצמך ציון פנימי, וכך ליצור ודאות כלשהי שגם הערכת המנהל תהיה טובה.
בסביבת עבודה שבה מישהו אחר מכתיב מהי רמת ביצוע טובה ומהם לוחות הזמנים להשלמת משימות, השיטה הזו יכולה לעבוד. כשאתם "מייבאים" אותה למשימות שבהן אין מנהל שייתן הערכה (אבל מה שיש יכול להיות, אולי, עסקה שלא תיסגר) – אתם למעשה מפריעים לעצמכם להתקדם. גם כאן כדאי בתהליך התכנון להגדיר איזו חשיבות יש לביצוע מושלם של המטלה, כדי שתדעו איפה שווה להתעכב ואיפה פחות.
אתם מקדישים "רק חמש דקות" לכל מיני הסחות דעת
התחלתם לבצע את המשימה ונכנסתם לפייסבוק "רק לחמש דקות" לבדוק מה חדש ומי העלה תמונה של חתול? רוב הסיכויים שחמש הדקות האלה יתנפחו לחצי שעה, יפגעו במעט הריכוז שהצלחתם לגייס עד אותה נקודה ואולי אפילו ישפיעו על היכולת שלכם לתפקד בהמשך היום. הסחות דעת הן מבורכות כשאתם זקוקים להפסקה והרסניות כשאתם רוצים להתרכז.
הגדירו לעצמכם הפסקות קבועות במהלך היום או במהלך הזמן שהחלטתם להקדיש למשימה שבהן תיכנסו להתעדכן. אני מפעילה בטלפון שלי פיצ'ר שמונע את הגישה לרשתות החברתיות במשך כל היממה. כדי שאוכל להיכנס אליהן אני צריכה לאשר לטלפון להכניס אותי, והיא מגבילה את השהות שלי לחמש דקות בדיוק. אחרי חמש דקות האפליקציה של אותה רשת חברתית פשוט נסגרת, גם אם הייתי באמצע הקלדת תגובה.
אתם מולטיטאסקרים
אם ספרות הניהול העצמי של שנות התשעים ותחילת שנות האלפיים היתה מאוהבת לגמרי במולטיטאסקינג, אותה יכולת לבצע כמה מטלות כאילו-במקביל, היום כבר ברור שלמולטיטאסקינג יש יותר חסרונות מאשר יתרונות ובפועל הוא רק מעכב את השלמת המשימות שלכם.
כשאתם מולטיטאסקרים אתם בעצם "קופצים" ממשימה למשימה ומנושא לנושא, למעשה אתם מקדמים במקביל מעט מאוד מכל אחת מהמשימות הפתוחות שיש לכם. הקפיצות האלה גם גורמות לכם לטעות יותר ולהיות פגיעים יותר להסחות דעת, מפני שדעתכם גם ככה מוסחת כל הזמן למטלות אחרות.
הדרך הנכונה לעבוד היא, כמה לא אופנתי, בצורה שיטתית. לסיים את כל מה שאפשר מהמטלות של משימה אחת לפני שעוברים למטלות של המשימה הבאה.
אתם לא מטפלים בעצמכם
אבל... איך אני יכול לטפל בעצמי כשיש לי כל כך הרבה על הראש? חוסר שינה ונוקשות כלפי יצמכם מייצרים בדיוק את האפקט ההפוך ממה שרציתם. הם גורמים לכם להיות במצב רוח רע, לפתח קשיי ריכוז, עצבנות וקוצר רוח ואפילו לנטייה לאכול כל הזמן. כל הדברים האלה גורמים לכם לדחיינות במקום לעבוד על המטלות שלכם.
אנשים יעילים יכולים לקבל החלטות יעילות עם כמה שפחות הסחות דעת פנימיות כמו עייפות או ביקורתיות כלפי עצמכם.
רשימת המטלות שלכם היא באורך הגלות ולא מתועדפת
אין משהו שיפגע ביכולת שלכם לתפקד יותר מרשימת מטלות שלא רואים בה את הסוף ולא ברור מה שייך למה ואיך להתקדם עם כל דבר. רשימת מטלות כזו גם גורמת לכם להתמקד במטלות המורכבות והארוכות ולזנוח את הקטנות שיכולתם לסיים ולסמן עליהן וי.
רשימת המטלות שלכם צריכה להיות ברורה, ריאלית לאותו יום ובעיקר להראות לכם בצורה פשוטה איך אתם מגיעים מהנקודה הנוכחית שבה אתם נמצאים לנקודה הבאה במשימה.
כדאי להקדיש זמן להכנת רשימת מטלות ערב קודם (או בסוף יום העבודה ליום הבא), כל עוד מה שעשיתם באותו יום טרי בזיכרון. להגיע בבוקר למחרת ולנסות להיזכר מה היה אתמול יבזבז לכם זמן יקר ואת הקשב האיכותי של הבוקר.
כדאי גם להשלים בתחילת היום את כל המטלות הקטנות והמהירות שיש לכם ברשימה, זה יגרום לכם להתחיל את יום העבודה בתחושה טובה.
אתם מאזינים לפודקאסטים או סרטונים כ"רעש רקע"
רעש רקע נועד לנתק אתכם מהסחות הדעת כדי שתוכלו להתרכז במטלות שלפניכם. אלה צלילים שאתם לא אמורים להתרכז בהם. לכן מוזיקה היא פתרון מעולה.
סרטונים, ספרי אודיו ופודקאסטים שאחריהם צריך לעקוב כדי שתבינו מה קורה – זה לא רעש רקע. אם זה מה שמתנגן לכם ברקע, אתם לוקחים סיכון שמה שיהפוך לרעש הרקע, זה ביצוע המשימה.
כולנו מחזיקים הרבה מאוד כדורים באוויר וצריכים לתפקד בכמה חזיתות בו זמנית. זה לא קל והרבה פעמים עלול לגרום לתחושה שעוד רגע ופשוט נטבע. עצרו הכל, קחו נשימה והזכירו לעצמכם שכשהחיים כל כך עמוסים, זו האחריות שלנו לוודא שאנחנו עובדים בצורה חכמה מספיק שתקדם את מה שלקחנו על עצמנו.
*הכותבת היא שרון בירקמן, מאני תרפי, מפתחת שיטת כלים כלכליים למערכות יחסים בריאות