יום ראשון בבוקר. התינוק המעורר כיוון את עצמו לחמש. אני מחתלת, מבשלת, מתלבשת, מלווה ויוצאת למשרד. בדרך המוטיבציה עולה – שבוע חדש, הזדמנויות חדשות. הגעתי מוקדם והמשרד ריק. המטלות מבוצעות בזו אחר זו, ותוך שעה החלל מתמלא. משמאלי החלה שיחת חולין ומימיני הערכת מצב שבועית. אני מרכיבה אוזניות וחוזרת לבנות מצגת למחר. שלומי מהתפעול קוטע את הרצף ושואל על המייל ששלחתי. אני שבה למסך, אבל פתאום החלו חגיגות יום ההולדת לרון המזכיר. בדרך הביתה אני כבר סופרת את הימים שנותרו עד חמישי. למה התסריט הזה כל כך מוכר, ומה הופך את מקום העבודה למתיש כל כך?
המשרד השיתופי: המצאה פחות חדשה משנדמה לכם
מחקרים מראים כי סביבת העבודה משפיעה על הבריאות, על מצב הרוח, על ביצועי העובדים ועוד. אחד מעיצובי המשרד הנפוצים בשנים האחרונות הוא חלל משרדי פתוח, ה"אופן ספייס" הידוע בשמו Open Plan Office או משרד שיתופי. במרחב שיתופי העובדים יושבים בעמדות שאינן מופרדות ביניהן בקירות, מחיצות או תאים. על אף תפיסתו כחדשני, הוא רווח במיוחד בשלהי המאה ה-19 ובראשית המאה ה-20. תמורות המהפכה התעשייתית הביאו לצמיחה מואצת בקצב הייצור והמסחר, ואיתה גם עלייה בצורך בעבודת תיעוד, תיוק, שיווק ועוד. המשרדים עוצבו ברוח ה"טיילוריזם" – על שם פרדריק וינסלו טיילור, מהנדס אמריקאי שפיתח את שיטת "הניהול המדעי" במטרה למקסם את תפוקת העובדים. עובדי המשרד הצטופפו בעמדות אישיות שהוצבו בשורות ארוכות בחלל עבודה רחב ידיים. סביבם נבנו משרדי ההנהלה, שמהם פיקחו על העובדים הזוטרים. עקרונותיו של טיילור ספגו בהמשך ביקורות קשות ונטען שסביבת העבודה מתעלמת מצורכי העובדים בפרטיות, בתקשורת בין-אישית ועוד. החלל השיתופי נעשה אפילו פחות נוח ככל שהקדמה הטכנולוגית הפכה את העבודה לרועשת יותר, מכונות הכתיבה תקתקו ללא הרף וצלצולי הטלפון התנגנו מכל עבר.
לאחר מלחמת העולם השנייה, בעלי עסקים כבר לא יכלו להתעלם מהצורך לשפר את סביבת העבודה. בגרמניה, ששאפה להתרחק ממחציתה הראשונה של המאה ה-20 בעזרת אימוץ רעיונות חדשים, פותח בשנות ה-50 סגנון חדש לעיצוב משרדים בשם "נוף משרדי" (Bürolandschaft). את הסגנון הגו שני אחים למשפחת שנל (Schnelle), בניו של יצרן רהיטים. האחים רצו לשבור את הסידור הנוקשה של המשרד בשורות-שורות ברוח "הניהול המדעי", וחילקו את מרחבי העבודה לצורות גיאומטריות נפרדות, שסודרו בצורה המאפשרת זרימה והופרדו באמצעות עציצים ומחיצות מעוגלות. החללים אמנם נראו אקראיים, אך למעשה תוכננו בקפידה כדי לעודד מפגש בין עובדים בעלי תפקידים משיקים.
הנוף המשרדי התקבל באהדה בארצות הברית, אך לא על ידי כולם. ממציא בשם רוברט פרופְּסט ( Propst), שעבד כראש חטיבת המחקר בחברת הרמן מילר לריהוט משרדי, טען שהעיצוב הזה אינו מאפשר ביטוי של כישרון ומרץ, וניסה להפוך את הסביבה המשרדית למקום שיעודד חדשנות ופרודוקטיביות ושתהיה בו יותר פרטיות לכל עובד. בשנת 1968, אחרי פיתוח שארך שמונה שנים, השיק פרופסט את מערכת ה-Action Office לעיצוב חלל המשרד, סגנון עיצובי ששינה את פני המשרד לפחות ל-40 השנים הבאות. בעיצוב החדש הופרד חלל העבודה האישי של כל עובד בשלוש מחיצות גבוהות וגמישות שהיה ניתן לפתוח או לסגור לפי הצורך. העיצוב זכה תחילה לשבחים, אך עד מהרה הבינו מנהלי החברות שאפשר לקבע את המחיצות ולדחוס לחלל מספר רב של עובדים. משרדים הפכו ל"חוות תאים" (cubicle farms). כנערה מתבגרת בשנות ה-90 אני זוכרת שצפיתי המומה בתאי העבודה כפי שהוצגו בסרטים "המטריקס", "מועדון קרב" ו"להיות ג'ון מלקוביץ'", ונחרדתי מהמחשבה שיום יבוא ואמצא את עצמי תקועה בקוביית עבודה למחייתי.
ולא הייתי היחידה שהרגישה כך. אף שתאי העבודה העניקו פרטיות לעובדים וחסכו כסף למעסיקים, הם הפכו לסמל לבדידות ולזלזול בייחודם של העובדים. באחרית ימיו הבהיר פרופסט כי מעולם לא התכוון שהתאים יהיו קטנים ורבים כל כך. השנאה העזה לתאי העבודה עודדה מעסיקים בראשית המאה ה-21 להסיר את המחיצות ולהמציא מחדש את המשרד השיתופי. החלל השיתופי המודרני מעוצב לעיתים בסגנון מושך וכולל פינות ישיבה מסוגננות ומתחמי בילוי שיעודדו עובדים להישאר לטורניר פינג-פונג או לדו-קרב בפלייסטיישן. אך ברוב החברות אימצו רק את הסרת המחיצות והושבת העובדים יחד בחלל משותף, שזול אף יותר מחוות התאים. "סביבת העבודה השיתופית" בת זמננו מבוססת על האמונה כי אם רק יישבו העובדים בחלל אחד, יירקמו ביניהם שיתופי פעולה שיניבו פירות.
חלל העבודה השיתופי פוגע בתקשורת בין העובדים
בפועל, מחקרים מראים כי הגבלת המרחב הפרטי של העובדים דוחפת אותם להסתגר בתוך עצמם. את קנה המידה של התופעה ניתן לראות, למשל, במחקר שטח של חוקרים מאוניברסיטת הרווארד שבחן את התנהלות העובדים בחברה לפני ואחרי שעובדיה עברו ממשרדים מופרדים לחללי עבודה שיתופיים. מכשירי מעקב הראו שבתוך שלושה חודשים חלה ירידה של כ-70 אחוזים במפגשים הבין-אישיים. מספר מכתבי הדואר האלקטרוני עלה ב-56 אחוזים ומספר המסרונים שנשלחו בין העובדים גדל ב-67 אחוזים. לא זו בלבד שהעובדים ניסו להימנע משיחות שיפריעו לעובדים אחרים בחלל המשותף, הסיקו החוקרים, אלא שהם גם לא רצו להיראות כמי שמסתובבים במשרד ללא מעש.
ככל שמעמיקים לבחון מחקרים מתחום הפסיכולוגיה הארגונית, מגלים שהסתירה הזאת ידועה כבר זמן רב. ב-1980, חוקרים מאוניברסיטת טנסי בחנו את הקשר שבין מבנה המשרד לבין שביעות רצון העובדים. החוקרים הניחו שעובדים האחראים על ביצוע מטלות מורכבות המצריכות ריכוז רב יהיו מסופקים יותר מעבודתם ככל שסביבת עבודתם תהיה שקטה ופרטית יותר. לעומת זאת, עובדים המבצעים פעולות חזרתיות ופשוטות יחושו מתוגמלים מסביבה חברתית בחלל שיתופי. בפועל מצאו החוקרים שככל שהעובדים נהנו ממרחב פרטי יותר, כך עלתה גם שביעות רצונם, ללא כל קשר לאופי עבודתם. אותו מחקר גם זיהה שעובדים במרחב השיתופי לא קיימו יותר מפגשים בין-אישיים, ושעובדים שמקום מושבם היה מבודד יותר מהשאר זכו לדירוג גבוה יותר מההנהלה.
קל לשער מדוע נחשבו אותם עובדים למוצלחים יותר. ראשית, המנהלים לא יכלו להבחין אם הם מתבטלים, ושנית, בחלל הפתוח יש גירויים ויזואליים, כמו תנועת עובדים הנכנסים לחדר ויוצאים ממנו, מבטים ומסכים של אנשים אחרים. הסביבות הללו גם רועשות מאוד, כשברקע נשמעים דיבורים, צלצולים, הקשות מקלדת ועוד. כל אלה עשויים להפריע לעובד בביצוע מלאכתו.
האם רעש רקע בהכרח מפריע לאנשים לעבוד? מחקרים מראים שכמעט כולם סובלים במידה כלשהי, אך יש מי שרגיש יותר מאחרים. כשחוקרים מבריטניה שאלו עובדים אם רעשים כגון צלצול טלפון, קול פעולת המדפסת, קולות דיבורים ועוד מפריעים להם להתרכז בעבודה, 99 אחוזים מהעובדים ענו שלפחות אחד מהם גורם לפגיעה קלה בריכוז, וכ-54 אחוזים דיווחו שרעש מסוים פוגע בריכוז שלהם באופן מהותי. החוקרים שיערו שעם הזמן העובדים מצליחים לסנן את הרעשים, אך לא מצאו ירידה ברמת ההפרעה עם העלייה בוותק העובדים, ולמעשה מצאו אפילו שרעשי ההקלדה הפריעו יותר לעובדים ותיקים יותר.
ואולי לסביבת העבודה אין כל השפעה על הריכוז, ואנשים פשוט נוטים להתלונן על מקום העבודה שלהם? הרי מחקרים מבוססי שאלונים הם מוטים מטבעם. כדי לבדוק את זה, חוקרים ניסו לכמת את ביצועי עובדי משרד התחבורה השבדי לאחר מעבר לסביבת עבודה מבוססת פעילות (Activity Based Working environment, ABW). משרדים אלו מאפשרים לעובד לבחור בין מתחמים המוקדשים לפעולות שונות: אזור ישיבות, חלל שקט, חלל שיתופי, אזור לפגישות וירטואליות ועוד. העובדים שהשתתפו במחקר הוזמנו להשלים מבחנים קוגניטיביים הבוחנים את ביצועי זיכרון העבודה שלהם באזורי העבודה השונים. זיכרון עבודה (working memory) הוא זיכרון קצר טווח שבו ניתן לאחסן מידע מוגבל וזמין הדרוש לביצוע מטלות קוגניטיביות. בזמן בישול, למשל, הוא מאפשר לנו לזכור את מספר הביצים, כוסות הקמח וכוסות החלב שהופיעו במתכון ולהוסיף אותן לקערה בלי להסתכל שוב בספר הבישול. במבחנים הקוגניטיביים הוצגו למשתתפים סדרות מספרים, שאותן היו צריכים לזכור ולחזור עליהן נכונה זמן קצר לאחר מכן. בכל חלל עבודה שבו נבדקו משתתפי הניסוי, נמדדה גם עוצמת הרעש. נמצא שככל שעוצמת הרעש בחדר הייתה נמוכה יותר, כך הצליחו העובדים להעמיס יותר פרטים על זיכרון העבודה. בחללים השקטים, הביצועים עלו בכ-22 אחוזים בהשוואה לאזורים שלא היה בהם רעש. אמנם, זיכרון העבודה אינו היחיד המשמש אותנו במהלך העבודה, אבל פגיעה משמעותית בו מאיטה את העובד ועולה למעסיק הון רב.
פרטיות יפה לבריאות
הממצא המדאיג ביותר נוגע לתחום הבריאות, המעסיק את כולנו הרבה יותר מאז תחילת 2020. סקר שביצעה ממשלת דנמרק ב-2011, שהקיף כ-2,400 עובדי משרדים, מצא כי קיים קשר בין מספר העובדים שחולקים את חלל המשרד לבין מספר ימי המחלה השנתיים שלקחו. עובדים שחלקו את מרחב העבודה עם יותר מאדם אחד דיווחו בממוצע על מספר ימי מחלה שנתיים גבוה כמעט פי שניים מהעובדים במשרד פרטי. במחקר נורבגי שבדק את מספר ההיעדרויות מהעבודה, נמצא שעובדים בחלל שיתופי הציגו מספר גבוה ב-12 אחוז של אישורי מחלה מאשר אנשים שלא חלקו את משרדם עם איש. ומדוע שלא יהיו חולים יותר? הרי בחלל עבודה פתוח ונטול מחיצות קיים סיכון גבוה יותר להידבקות במחלות.
תחום הבריאות אכן הוליד שינויים מרחיקי לכת בסביבת העבודה של ימינו. מגפת הקורונה והסגרים שבאו בעקבותיה הביאו מקומות עבודה רבים לאפשר לעובדיהם לעבוד מהבית, מנגנונים לקיום אינטראקציות מרחוק שוכללו ונעשו לדבר שבשגרה והעובדים הפכו מיומנים ביצירת שיתופי פעולה גם בלי לחלוק פיזית חלל משותף. השאלה הגדולה היא, אם עבודה מהבית היא פורייה יותר או שהיא דרך להתחמקות מחלופה משרדית נוחה פחות. העובדה היא, שחלל משרד שיתופי לעיתים פשוט אינו מספק את מטרתו העיקרית – מקום שנוח לעבוד בו.
הפילוסוף בן המאה ה-18 דני דידרו (Denis Diderot) טבע את המונח "הקיר הרביעי" – הקיר הדמיוני המפריד בין השחקנים לבין הקהל, ומאפשר לשחקנים להתעלם מקיומו של הקהל. כדי להתמודד עם היעדר הפרטיות, העובדים בחלל משותף מקימים קיר רביעי משלהם וממציאים מחיצות מנטליות.ב-2018 השיקה חברת פנסוניק את המוצר מעורר המחלוקת שלה Wear Space, העוזר בהקמת מחיצות אלה. הוא מגביל את הראייה ואת השמיעה בדומה לתא משרדי לביש, ומזכיר את סכי העיניים שנועדו להגביל את שדה הראייה של הסוסים כדי לצמצם את הסחות הדעת שלהם ולמקד אותם בדרך שלפניהם. האם בתוך שנים ספורות עובדים ירכיבו מסכי מציאות מדומה שיקרינו להם תמונה של משרד פרטי מפואר עם חלון המשקיף על עיר תוססת ממרומי הקומה ה-20? אולי. בינתיים, מוטב להגדיל את המרחב האישי של כל עובד ולייצר תרבות ארגונית שקטה ומתחשבת.