כוחו של השולחן הריק

שימו את כל הניירות בערימה ותתחילו למיין | צילום: Kronick, Istock

מה אומרת לכם המילה סדר?

אם גם לכם סדר מזכיר את מה שצריך לעשות בחדר לפני שאפשר לצאת לשחק עם חברים, אתם לא לבד. רוב האנשים חושבים על סדר במובנים שהיו נכונים בתור ילדים: הדבר הזה שמבוגרים כופים עלינו כשכל מה שאנחנו באמת רוצים לעשות זה לשחק. לכן, אולי כדאי שנפתח את המילה הזאת מחדש, נוציא ממנה את המשמעות שהייתה לה כשהייתם ילדים, ונבין מה זה באמת סדר: אחד הכלים הכי חזקים שיש לכם כדי להגיע ליעילות. סדר הוא הכלי שמאפשר לכם להפטר מכל מה שמפריע לכם להגיע למטרות שלכם.

השלב הראשון

כאשר דיוויד אלן, שכתב את Getting Things Done, מגיע אל לקוח על מנת לעזור לו לארגן את חייו הוא דורש יומיים בהם ללקוח לא יהיו שום הפרעות למעט אלו שאי אפשר לבטל. יומיים נשמעים כמו המון זמן אבל אם מחליטים להכניס סדר מלא בעבודה ובבית יש צורך בזמן הזה. אתם לא באמת חייבים לעצור את החיים בשביל להכניס לתוכם סדר. זה פשוט יקל עליכם.

מדוע בכל זאת דורש דיוויד אלן זמן רב כל כך? בעיקר בגלל השלב הראשון של יצירת סדר בחיים: שלב המיון. זהו השלב בו אתם עורמים את כל הניירות שלכם, כל הסיכות, המחשבונים, הפתקים וההודעות, המכתבים, הפרסומות. כל מה שיש לכם בארונות ובמגירות, כל מה שדחפתם עמוק אל תוך התיק והצמדתם למקרר. לאחר שערמתם הכל בערמה אחת קחו שקית זבל, מחברת לרשום בה דברים, ותתחילו ללעבור על הדברים. במהרה תגלו איך החיים שלכם הופכים להיות טובים יותר.

חוקי המיון

החוק הראשון במיון הוא לעבור על הערמה שלפניכם מלמעלה עד למטה. לא משנה אם הנייר הראשון הוא סתם מספר טלפון והשני הוא מכתב הירושה שלכם, אתם עומדים לתת להם את אותו היחס. אל תנברו בערימה בחיפוש אחרי "החשוב", אתם תגרמו לעצמכם רק נזק. ברגע שמחפשים אחרי דברים מסוימים בערימה קל מאוד ללכת לאיבוד ולפספס את המטרה.

החוק השני הוא חוק שהזכרתי פה בעבר והוא חוק שתי הדקות. אם פיסת המידע שלפניכם היא פיסת מידע שניתן לפעול לגביה (פתק עם מספר טלפון של בחורה חמה, למשל) והפעולה לא תדרוש יותר משתי דקות מזמנכם, בצעו אותה מיד. הזמן שיידרש לכתוב את פיסת המידע הזו ביומן הוא אפסי, והוא חוסך ממכם לגמור את תהליך המיון עם מיליון משימות קטנות שלא תגיעו אליהן לעולם.

החוק השלישי הוא חוק הזבל. שקית הזבל שהכנתם עומדת לעבור שימוש מאסיבי ויש סיכוי גדול שנוסיף לה כמה אחיות. מה נכנס לזבל? כל הפתקים האלו שהיו חשובים אם הייתם מוצאים אותם לפני שבועיים, למשל. פרסומות שמצאתם בתיבת הדואר. חתיכות משחקים משרדיים שכבר מזמן אבדו את המהות שלהם, ניירת שאין בה חומר בעל ערך, מכתבים משעשעים שאתם לא באמת צריכים. המחשבה שמנחה אתכם צריכה להיות "מה אני מציל מהזבל" – ולא להפך.

מה עושים עם מה שנשאר?

רכזו פרטים של אנשים (כרטיסי ביקור, פתקים) כדי להכניס אותם במרוכז לספר הטלפונים החביב עליכם. חומרים עיוניים – כל מידע שהדפסתם עבור פרויקט, הצעות מחיר, מכתבים מאדם אהוב, מידע על דירות שחיפשתם – סדרו בתיקיות על פי אלף-בית. חשבוניות וחשבונות, וכל פריט שצריך לשמור לעתיד אבל אין צורך לגשת עליו מהר, סדרו בתיקיות אחרות, שאפשר לשמור בתחתית הארון. שימו פרטים שצריך לבצע (חשבונות שלא שילמתם, משימות דחופות, משהו שחייבים לקרוא) בשתי ערימות על שולחן העבודה שלכם: דחוף, פחות דחוף. כשתסיימו לסדר, טפלו בערימת הדחופים.

להשיג את המטרה

בתום המיון השגתם שני דברים: הראשון הוא הסרת כל מה שאינו חשוב מהחיים שלכם והשלכתו לפח. המוח שלכם היה עסוק כל הזמן הזה, גם אם לא באופן מודע לכם, בחשיבה על כל אותם מטלות שלא בצעתם, טלפונים ששכחתם, מכתבים שלא עברתם עליהם וכדומה. הדבר השני שהרווחתם הוא שאת המידע שאתם כן צריכים קל יותר למצוא. הבית שלכם יכול עדיין להראות הפוך עם גרביים בכל מקום, אל תדאגו. מה שחשוב הוא שאם תזדקקו למידע תדעו איפה למצוא אותו.