תתחילו לעשות

צילום:

הבעיה העיקרית בדרך בה אנחנו מבצעים את פעולות היום-יום נעוצה בשיטה: במקום לבנות את המטלות שלנו לפני תעדוף, צריך לבנות אותן לפי הקשר. זאת המנטרה של דייויד אלן, ממציא השיטה GTD - Getting Things Done. השיטה של אלן עובדת ככל הנראה; הוא כתב עליה ספר, הקים סביבה חברה, והיום הוא גוזר קופון של מאות אלפי דולרים על ההצלחה שלה.

היום GTD אינה רק שיטת לשיפור תהליכים. זוהי כמעט כת עם אלפי מעריצים ברחבי העולם, מאות מטיפים המייצרים תוכן בבלוגים מדי יום, ושלל תוכנות ואתרים המספקים שירותים המבוססים על התורה שהיא מציגה. בין אם אתם אנשי עסקים, יוצרים, מתכנתים או סתם אנשים שרוצים לחיות חיים רגועים יותר ועדיין להספיק את הכל, GTD יכולה להיות השיטה שלכם.

הבסיס

מה עושה את השיטה לפופולארית כל כך? קלות היישום. דיוויד אלן לא מבקש מכם להפוך את העולם שלכם, הוא מבקש לפשט אותו. בתור התחלה, בשיטתו של אלן אין רשימה אחת של מטלות, אלא כמה. הכול תלוי בהקשר.

”הזמן בו אתה נזכר שאתה זקוק לנייר טואלט הוא לא כשאתה בקניות“ אוהב אלן לומר. מתי כן? כשאתה בסיבוב סידורים בעיר. שליחויות, בשפתו של אלן. השיטה כוללת בתוכה מספר הקשרים בסיסיים: מחשב, טלפון, אינטרנט, שליחויות, בית, עבודה. זה אומר שכל מטלה נרשמת ברשימה המתאימה לה. אם נמשיך עם דוגמת נייר הטואלט, אין ממש טעם שתכתבו אותה באותה רשימה שבה כתבתם שעליכם לסיים את המאמר ללימודים.

ואם יש דברים חשובים ודחופים יותר מנייר טואלט, לא עדיף שהם יופיעו בראש הרשימה?

אם יש לכם דברים שאתם חייבים לסיים עד תאריך מסוים – שיחת טלפון לסוכן הנסיעות, הגשה של דו“ח, רכישת כרטיסים להצגה – המקום שלהם אינו ברשימת המטלות. המקום של הדברים האלו הוא היומן.

מוזר, לא? אנחנו רגילים לכתוב פגישות ביומן ודברים שיש לעשות ברשימת המטלות, אבל העובדה בשטח היא שאנחנו לא מצליחים לעשות כלום ולא מספיקים יותר מדי. היומן הוא ”הנוף הקבוע“, לדבריו של אלן. רשימת המטלות משתנה, מתווספים לה דברים, מורידים ממנה דברים, אבל היומן הוא הקו האדום. מה שנכנס לשם חייב להתבצע ולא יאוחר מהרגע שקבעתם.

עולם של מידע

מעבר לרשימות, GTD גם מציגה שיטה פשוטה לטיפול בניירת ומידע שנכנסים. אלן קבע חמישה צעדים פשוטים שיעשו לכם את החיים יעילים יותר:

איסוף – הדבר הראשון הוא ליצור תיבת Inbox אותה תיקחו לכל מקום ואליה תזרקו את כל מה שדורש טיפול. למעשה מדובר במספר תיבות: יש לכם אחת בתוכנת האימייל, עוד אחת במשרד, עוד אחת בבית ואולי יש לכם גם תיקייה במחשב אליה אתם זורקים דברים שמגיעים אליכם לאורך היום. ועוד אחת אחרונה: Inbox נייד שהוא למעשה תיק הצד שלכם בו תשימו חשבוניות, ברושורים, הזמנות וכל מה שהוא חשוב ולא וירטואלי.

תזרקו הכול, ואז תתחילו לעבוד | צילום: leezsnow, Istock

עיבוד – מתחילים מהפרט הראשון בתיבה הראשונה שלכם ומתחילים לעבוד מטה עד שהתיבה ריקה. אין עדיפות לשום דבר ולא מטפלים בשום דבר. כל מה שאתם עושים בשלב הזה הוא להחליט מה עושים עם הפריט. זורקים אותו? הופכים אותו למטלה? מכניסים אותו ליומן? שמים אותו בתיקייה כחומר עזר? תחליטו עכשיו ואל תחזירו כלום לתוך ה-Inbox.

ארגון – השתמשו בחומרי עזר כדי לעשות סדר. ארון ובו חוצצים על פי האלף בית. שיטות מיון באאוטלוק. מה שצריך לטפל בו בתאריך קבוע – נכנס ליומן. טופס שצריך להשלים אותו – שימו בתיקייה קטנה ורשמו לעצמכם מטלה ברשימה המתאימה. משימה שלא אתם אחראים עליה? תעבירו אותה לאדם המתאים ורשמו לעצמכם ביומן לעקוב אחרי ההתפתחות.

ביקורת – תבדקו שאתם מתקדמים בביצוע המשימות. מדי שבוע.

שלב הביצוע – איך גורמים לדברים לקרות?

כאן נכנס רעיון הפרויקטים של GTD. ”מטלה היא פעולה אחת שכאשר היא מסתיימת אין לכם מה לעשות יותר בעניין“, אומר אלן. ”פרויקט הוא אוסף של מטלות. הפרויקט מסתיים כשכל המטלות בוצעו“.

אלן טוען שאנשים לא מתחילים לעשות דברים כי הם לא בטוחים מה בכלל לעשות.

אם אתם צריכים להקים צוות פיתוח זו לא משימה, זה פרויקט. אם תרשמו לעצמכם ביומן שבשני לחודש אתם חייבים להתחיל לבנות את הצוות אתם לא תעשו את זה. הפרויקט לא מוגדר, המטרה לא מוסברת, הפעולה הראשונה המידית שאתם צריכים לבצע לא כתובה.

הדבר הנכון במקרה הזה יהיה להכין רשימה של כל האנשים שמתאימים לצוות. הפעולה השנייה תהיה אולי לדבר עם הבוס שלכם לקבל ממנו המלצות לעוד אנשים. הפעולה השלישית היא לסנן את האנשים, הרביעית להשיג את כל הטלפונים שלהם, החמישית לצלצל לכולם וכך הלאה. הפעולות צריכות להיות מובנות ומוגדרות מראש, כאשר אי אפשר להתבלבל ואפשר לנוע קדימה.

והכי חשוב: לנקות את המוח

תתחילו להסתובב עם פנקס. נייר או דיגיטלי זה לא משנה. מה שחשוב הוא שיהיה קל לשלוף אותו ולכתוב מיד. מה אתם רוצים לכתוב? כל דבר. רעיונות, משימות, דברים שיש לבדוק, מילים שלמדתם, כל מה שאתם רוצים לעשות איתו משהו בשלב מאוחר יותר. את כל המידע שהצטבר תזרקו לתוך ה-Inbox ברגע שמתאפשר לכם.

היתרון שבשיטה הזו הוא שלא שוכחים כלום והמוח לא מבזבז אנרגיה וריכוז בניסיון לזכור את המידע. ככל שתכתבו יותר תגלו שקל לכם יותר; החשיבה תהייה ממוקדת יותר, אתם לא תהיו בלחץ ששכחתם משהו ולא תסבלו מחרדה שמשהו לא מטופל. זו הגדולה של GTD. היא הגיונית, היא עובדת והיא לא דורשת ציוד במאות דולרים. רק פנקס וכמה תיקיות.