לשבת ביעילות

וזה למה נטע-לי צריכה לזכות | צילום: Karen Moskowitz, GettyImages IL

ישיבות צוות הן אחת מנקודות החולשה בכל ארגון. אלו מפגשים בהם אחד המשאבים החשובים ביותר שיכולים להיות לחברה – זמן – מתנדף ונעלם. וככל שמתכנסים יותר אנשים, כך מאבדת החברה יותר מן המשאב הזה. בתקופה בה אנו חיים היום, בה לכל דקה יש חשיבות ובה לכסף יש ערך רב יותר מאי פעם אנחנו צריכים דרכים אחרות לנהל את ישיבות הצוות. אנחנו צריכים לקצר את זמני הישיבות ואנחנו צריכים לייעל את התהליך עצמו.

שלב ראשון: סנן את המוזמנים

בכמה ישיבות יצא לך להיות בהן נדמה היה שכל אנשי החברה יושבים מסביב לשולחן? ובכמה מהן נושא הדיון היה רלוונטי רק לעשירית מהאנשים? באופן עקרוני דרך החשיבה של מנהלים שרוצים לשמוע את דעתם של העובדים הפשוטים היא לא לגמרי מוטעית; לא פעם פתרונות לבעיות יכולים להגיע דווקא מהעובד שלא קשור ישירות לנושא המדובר. יחד עם זאת, אי אפשר לשאול כל אדם בחברה לדעתו. זה פשוט לא יעיל

איגור בייטבייר וראמון וולינגס (שני ענקים בתחום הניהול וההדרכה השמים דגש עצום על חדשנות ויצירתיות) ממליצים על יצירת צוות המורכב מ:

שליש מומחים לעניין. אלו האנשים אשר הנושא נמצא באחריותם ויכולים לתרום לדיון מהניסיון שלהם.
שליש ”כללים“. אלו הם אנשים שמכירים את התחום אך הוא לא הנושא בו הם מתמחים.
שליש ”פרא“. אלו הם האנשים שלא קשורים לנושא בכלל ומביאים אותם בגלל שהם מסוגלים לחשוב מחוץ למסגרת בה האחרים נמצאים.

קבוצה המורכבת בצורה נכונה יכולה להביא לתוצאות אפקטיביות יותר בזמן קצר יותר. לרוע המזל הטיפ הזה אינו פותר את הבעיה לבדו ומוביל לבעיה נוספת: כמות האנשים.

חשב כמה היה עולה להביא את האנשים לשולחן

לו היית צריך לשלם לכל אדם שמגיע לישיבה, האם היית מזמן את אותה כמות האנשים? זו נראית שאלה טיפשית – אחרי הכול האנשים יקבלו משכורת בין אם ישבו בישיבה ובין אם לאו – אבל מה שאתה צריך לקחת בחשבון זה הזמן שמתבזבז עבור אותם עובדים. אם הם ישבו בישיבה ויבהו בך, אז הם מקבלים כסף סתם. חמור בכך: הנושא בו הם מטפלים לא מתקדם ואנשים התלויים בתוצר שלהם מתעכבים גם הם. מדובר במאות, אלפים ואולי עשרות אלפי שקלים שמתבזבזים בלי שום סיבה אמיתית וללא כל תועלת. הוסף לכך את העובדה שישיבות נמרחות, ומתוך שלוש שעות אולי יש שעה אחת יעילה, והגעת להוצאה נכבדת. האם היית מביא מומחה שעולה אלף דולר לשעה ומנהל את הישיבה באותה הצורה? האם היית מביא עשרה מומחים כאלו?

מנהל טוב צריך לדעת מה הערך השקלי של כל אדם ולהחליט החלטה כלכלית פשוטה: האם הישיבה חשובה מספיק כדי להצדיק הוצאה שכזו. ואם חשוב לך שראש צוות הפיתוח יביע את דעתו בחלק מסוים בישיבה – תזמין אותו רק לחלק ההוא של הישיבה. קבל ממנו את התשובה ושחרר אותו שימשיך לעבוד.

אל תהיה מסתורי

הצוות הטוב ביותר והנכון ביותר בעולם יהיה חסר ערך אם הוא יוזמן לישיבה בלי לדעת לאן הוא הולך ומה מצפים ממנו. כשאתה מזמן את הישיבה (במייל, בדרך כלל) תדאג ששורת הנושא של האימייל תהיה ברורה מאוד. נושא אמורפי כמו ”עתיד החברה“ הוא חסר ערך. נושא כמו ”דרכים לשפר את המחזור הכלכלי ברבעון הבא“ הוא ממוקד ויעיל יותר. כתיבת שורה כזו גם תעזור לך להימנע מזימון של אנשים לא רלוונטיים לשולחן. איך? כאשר הכותרת מבהירה את הנושא האדם שמקבל את הפרטים יכול לשלוח אימייל חזרה ולומר לך שנראה לו שהוא לא רלוונטי. ”עתיד החברה“ היא כותרת שתגרום לכל מי שקיבל את האימייל לרצות לבוא, גם אם הוא לא צריך להיות שם.

את מטרת הפגישה והתוצאה לה אתה מצפה יש להוסיף לאימייל – זה יגרום לאנשים לחשוב על רעיונות ולהגיע לפגישה מוכנים יותר.

הקלישאה נכונה: זמן שווה כסף

בקצה המבוך אתם רואים דרקון. מי רוצה להטיל לחש? | צילום: Marcin Balcerzak, Istock

גם אם בחרת את הצוות הנכון וכולם יודעים מה הנושא ומה המטרה של הדיון, עדיין חייבים להגביל את זמן הדיון. לא משנה מה הנושא, כשאנשים מתחילים לדבר הם יכולים לעשות את זה במשך שעות – לכל אחד יש את הדעה שלו אחרי הכול – ואתה לא יכול להרשות לעצמך להיסחף. פגישה אפקטיבית, אליה מגיעים האנשים הנכונים עם רעיונות מוכנים צריכה לערוך בדרך כלל שעה, לא יותר.

יש כמה דרכים לדאוג לכך שישיבות לא ימשכו יותר מדי זמן אבל השיטה המקורית ביותר בה נתקלתי שייכת למייק מונטיירו, מנהל חברת העיצוב MULE. מייק המציא את הרעיון של ”אסימוני פגישה“ (Meeting Token). מדובר באסימונים שכל אחד מהם שווה רבע שעה. בתחילת כל שבוע מקבלים אנשים חבילה של אסימונים כאלו וזה הזמן שיש להם ”לבזבז“ לאחרים. אם אתה רוצה לזמן פגישה אתם בוחר כמה אנשים אתה צריך לפגישה, מחליט מה אורכה ומשלם את כמות האסימונים הנדרשת. אם אין לך יותר אסימונים, אין לך אפשרות לזמן יותר פגישות באותו השבוע. זוהי טכניקה פשוטה ואפקטיבית.

ג‘ואל ספולסקי הוא איש תוכנה ותיק ובלוגר מוכר ומוערך. הוא אמר שכדאי לחשוב על הזמן שיש לך כעל קופסה. אתה יכול להכניס לתוכה כל דבר שרק תרצה. משימות גדולות יהיו קוביות גדולות ומשימות קטנות יהיו קוביות קטנות, אבל לא משנה איך תחתוך את הקוביות האלו, בסופו של דבר יש כמות מוגבלת של קוביות שניתן להכניס לקופסה הזו. הוא הוסיף ואמר שאפשר תמיד להעיף את הקוביות הפחות טובות כדי להחליף אותן בקוביות טובת ששוות את החלל שהן תוספות, אבל הרבה יותר חכם לא להכניס מראש קוביות לא טובות לקופסה. הזמן של החברה שלך מוגבל וההזדמנות להצליח מועטה. שים לב שאתה שם את הקוביות הטובות בתוך קופסת החברה ומנצל את החלל בצורה הנכונה ביותר.