נמצא זן יעיל

אם אתם נראים ככה, הכתבה הזאת בשבילכם | צילום: istockphoto

שיטת ההתייעלות של דיוויד אלן GTD או בשמה המלא Getting Things Done היא אולי האורים והתומים של כל מי שמחפש דרכים לשפר ולייעל את חייו הפרטיים או העסקיים, אבל אין ספק שכמו אבי האורים והתומים יש צורך בידע נרחב ובמיומנות רבה על מנת להוציא את השיטה לפועל. בסקירה שנתנו על השיטה הצגנו את הנקודות העיקריות שלה אך השיטה מורכבת יותר ממה שנראה על פני השטח. אנשים שקוראים את הספר ומתחילים ליישם את הכללים של דיוויד אלן מוצאים את עצמם כחודש או חודשיים לאחר מכן מיואשים ומבולבלים. הבעיה אינה בשיטה עצמה אלא בטבע האדם. אנשים הם עצלנים ושינויים עמוקים כמו אלו שדורשת GTD אינם באים בקלות.

חמשת הבעיות של דיוויד אלן

מהסיבה הזו כתב לאו באבאוטה את Zen to Done או ZTD. לאו החל את דרכו בכתיבת הבלוג Zen Habits העוסק בחיים פשוטים יותר ודרכים לא רק להתייעל אלא ליהנות יותר מהזמן ומפעילויות. כמעריץ נלהב של דיוויד אלן לאו ראה את הבעיות שיש בשיטה: דיוויד אלן מבקש לשנות הרגלים של אנשים והוא דורש מהם לעשות את השינוי בבת אחת במקום לתת לאנשים את הזמן להסתגל בכל פעם לרעיון אחד. השיטה של GTD לא עובדת אם עושים רק דבר אחד בה, כל שלב מוביל לשלב הבא ומאחר ונדרש זמן לשנות הרגלים בבני אדם, רובנו פשוט מוותרים.

הבעיה השנייה שלאו מזהה היא העובדה שרוב הפעולות שנעשות בשיטה של דיוויד אלן הן איסוף וארגון של ”דברים“ שנכנסים לנו לחיים. השיטה מתרכזת פחות בעשייה עצמה ומאחר ואין עשייה התוצאות מגיעות לאחר זמן רב של יישום. אנשים אוהבים לראות תוצאות באופן מיידי.

הדבר השלישי שפועל נגד GTD הוא הגמישות הרבה של המערכת. GTD מבוססת על רשימות מטלות המחולקות לפי קונטקסט - שיחות שיש לעשות, דברים שאפשר לעשות כשנמצאים בנסיעה, אימיילים, דברים שאפשר לעשות במחשב. בשיטה הזו אתם מבצעים את המשימות שיש לכם את הכלים והזמן לעשות. אם אתם על יד המחשב ויש לכם שעה אתם בוחרים את המשימות שלא ידרשו יותר משעה וקשורות למחשב.

הי, תראו, אני יכול לצייר עם היד | צילום: TommL, Istock

לאו מאמין שזו בעיה עבור רוב האנשים המחפשים שיטה ומסגרת נוקשה יותר.

הבעיה הרביעית שלאו מזהה היא שהשיטה מנסה לעשות יותר מידי ואין דרך להבדיל בין הדברים החשובים יותר או החשובים פחות. עבור אלן כתיבת אימייל לקבלת עבודה וניקוי מגרות נמצאות באותה דרגת חשיבות, מה שמשנה הוא הזמן והמיקום. יש מי שהעניין עובד לו, לרוב זה מבלבל.

לבסוף, הבעיה האחרונה עם שיטת GDT היא ההתעסקות עם היום יום על חשבון התמונה הגדולה. למרות שזו נקודה שנשמעת יותר כמו צורך של לאו לרשום חמישה פריטים במקום ארבעה שיש להן זכות קיום, אפשר לראות למה הוא מתכוון. מצד אחד דיוויד אלן כן מדבר על התמונה הגדולה ומציג בפני המשתמשים את החשיבות שבמעבר על המטרות הגדולות של החיים. מצד שני השיטה עצמה כשיטה מתעסקת במשימות היומיומיות.

אז איך ZTD מצליחה לפתור את כל הבעיות האלו ועדיין להישאר פשוטה ומאוד ”זן“?

עשרת ההרגלים של עשיית הזן

לאו באבאוטה הוא מאמין גדול בהרגלים. עבורו כל שינוי שאדם רוצה לעשות חייב לנבוע משינויים בהרגלים הבסיסיים ביותר. כאשר הוא יצר את ZTD הוא שם את הרעיון הזה במרכז המערכת ובנה סביבה עשרה כלים שהם למעשה הרגלים אותם ניתן ליישם בנפרד או יחד כאשר בכל מקרה האדם יתחיל להבחין בשינויים ושיפורים באיכות חייו.

בקצרה עשרת ההרגלים הם: איסוף, עיבוד, תכנון, עשייה, מערכת פשוטה, ארגון, סקירה, הפשטה, שגרה, תשוקה.

חלק מהמילים מסבירות את התהליך עצמו, אחרות דורשות קצת יותר התעמקות. על מנת להבין את כל המערכת ניתן לקרוא את העמוד בו לאו נותן את השלד של הספר שכתב.

אזהרה: בשביל גמישות כזאת צריך יוגה, לא זן | צילום: istockphoto

בספרו נותן לאו לקורא את האפשרות לבנות את שינויי ההרגלים במשך חודש. זוהי תאורייה מוכרת האומרת שאם אדם מבצע את אותה הפעולה במשך חודש שלם הפעולה הופכת להרגל ולכן טבע שני שלא חושבים עליו יותר. אם אנשים יבחרו לבצע 2-3 פעולות מהרשימה בחודש ויוסיפו בכל חודש עוד שני הרגלים נוספים אזי שתוך כחצי שנה יכול אדם לשלוט ברזי השיטה כולה. המנגנון עצמו, כמו שניתן לראות, בנוי על GTD - יש לנו את הדרישה לאסוף את כל החומרים שאנחנו באים איתם במגע: רעיונות, מכתבים, מטלות, קבצים וכדומה, לעבד אותם ולדעת מה מקומו של כל פריט ולהתחיל בביצוע. 

הדגש של ZTD היא בביצוע ולאו פיתח שיטה מעניינת של MIT שהיא מילת קיצור ל-Most Important Things, כלומר הדברים החשובים ביותר. בכל שבוע יש לשבת ולהחליט מהם הדברים שחייבים להתבצע השבוע ולבחור בין 1-3 פריטים כאלו. לאחר מכן בוחרים מטלות יומיות, דברים שלא משנה מה יקרה בסוף אותו היום הם בוצעו.

בצורה הזו קל יותר להתחיל ליישם את המערכת כי נוצרה מסגרת ברורה מאוד שקל להבין. היא גמישה מספיק כי ההחלטה נשארת בידיים שלנו אבל ברגע שקבלנו החלטה המערכת של ZTD עוזרת לנו להביא תוצאות.

מה עדיף?

לאחר שנים של עבודה עם GTD הגילוי של ZTD הביא למשב רוח רענן של פעולה בתחום האישי והעסקי שלי. המסקנה המתבקשת היא שכאשר מבינים את המערכת המורכבת יותר, קל יותר ליישם את המערכת הפשוטה אבל יש בה ב-ZTD אלגנטיות ופשטות שיכולות להוות דווקא בסיס טוב יותר למי שרוצה להתחיל ולשפר את חייו ולהתייעל אך חושש מהמים העמוקים שמביא איתו דיוויד אלן. לשיטתו של לאו יש הרבה יותר נקודות אחיזה ברורות שיקלו על מי שמתחיל את דרכו או נכווה משיטות אחרות. הספר עצמו מעוצב בצורה מושכת ונקייה מה שהופך את חווית הלמידה למהנה הרבה יותר.

בין אם אתם אנשי עסקים, מנכ“לים, מדריכים או אנשים שפשוט רוצים לארגן את הזמן שלהם טוב יותר, ZTD היא כנראה הפיתרון הטוב ביותר שתמצאו בתחום של הלימוד העצמי.