איך מתחילים להתייעל?

זהו. ניסחתי את השיטה המושלמת לסידור של רשימת קניות | צילום: istockphoto

יש לנו יותר מדי אימיילים, יותר מדי אתרים, יותר מדי לינקים, יותר מדי צלצולי טלפון. בעולם כזה קשה להיות יעילים, קשה למצוא זמן לעבוד בתוך כל הרעש הזה. העולם מלא שיטות ניהול וניצול זמן, חלקן מעולות, חלקן איומות -- אבל לא פעם נדמה שמרוב שיטות ורעיונות אנשים מנצלים את הזמן שמתפנה כדי ללמוד עוד שיטות להתייעל. בסופו של דבר, לכל השיטות האלו יש כמה חוקים משותפים. אם אתם מבינים את החוקים האלו ומיישמים אותם, כבר עשיתם הרבה. אם יישמתם את החוקים האלו, יהיה לכם גם יותר קל למצוא שיטה שתתאים לכם.

שיטות מוכרות

למשל, Getting things Done של דיוויד אלן היא אולי השיטה המוכרת ביותר בעולם. היא מוצגת כשיטה שיכולה לעזור לכולם, אבל האמת היא שרוב מי שישתמש בה יזכה רק לתסכול. הסיבה היא ש-GTD עובדת היטב, אבל רק למנהלים שנמצאים במקומות מאוד מסויימים בחיים שלהם. לעומת זאת, Zen to Done, ששואלת הרבה אלמנטים מ-GTD, מתאימה קצת יותר לאדם הפרטי, שהאתגרים שלו הם למצוא זמן לראות את הילדים ולשלם את החשבונות. והנה כבר למדנו את החוק הראשון של הייעול: דעו מה אתם צריכים.

מהרגע שהגדרנו לעצמנו מה הדברים שאנחנו רוצים קל יותר לדעת מתי השגנו אותם. זה נשמע ברור מאליו אבל עצרו ושאלו את עצמכם: מהי מטרת העל שלכם – מה יעשה אתכם מאושרים? להיות נשואים ולהביא לעולם שני ילדים? למצוא מישהו להתאהב אותו ולחיות איתו לבד על אי? בוילה? במדינה אחרת? מה לגבי מצבכם הכלכלי? כולם רוצים להיות עשירים. אבל כמה כסף ישים אתכם איפה שאתם רוצים להיות? יכול להיות שהחלומות שלכם דורשים ממכם חמישה מיליון דולר בבנק. אבל יכול גם להיות שאם יהיו לכם מאה אלף דולר, הם יספיקו לכל מה שאתם רוצים. אם יש לכם מטרה ברורה, אפשר להתחיל לתכנן את הנתיב למטרה.

חוק הפנקס

המוח שלנו הוא אולי מכונה מדהימה שאף מחשב לא מתקרב ליכולותיה, אבל הוא עדיין לא עובד כמו מחשב. מחשב עובד ביעילות וללא רגש. הוא לא קופץ ממחשבה למחשבה והוא לא שוכח כלום. את הסוד הזה של המחשבים אנחנו צריכים להשכיל וללמוד. רשמו מה אתם צריכים לעשות. רשמו רעיונות גדולים שאסור לשכוח. מה שיהיה כתוב, יישאר וייעשה. לזה אנחנו קוראים "חוק הפנקס".

הפנקס, מן הסתם, לא חייב להיות פנקס. זה יכול להיות מחשב קטן, זה יכול להיות תוכנת ה-Outlook שלכם. רשמו במקום שנוח לכם, במקום שאתם מבקרים בו באופן קבוע, כמה פעמים ביום. כן, זה יכול להיות גם פתקים על המקרר.

סדר

כך נראית הטבלה של ליגה ג' בפולו מים | צילום: TommL, Istock

החוק השלישי הוא סדר. לא חייבים להיות בעלי יכולת ארגונית יוצאת מגדר הרגיל, טעם משובח בעיצוב הבית ופאנטיות לארגון הסביבה הקרובה. יש אנשים מאוד יעילים שחיים בבתים שאי אפשר לראות בהם את הרצפה, אבל הם יודעים בדיוק איפה הקלסר ההוא עם הקבלות מהעירייה. סדר הוא עניין אישי, אבל המטרה היא אחת: לאפשר לכם למצוא באפס זמן את כל מה שאתם צריכים. אנחנו נדבר על סדר לא מעט בטורים הבאים, אבל מספיק שתזכרו את העיקרון הזה: אתם צריכים לדעת איפה הדברים שלכם.

חזרה

החוק הרביעי הוא חזרה. הניסויים מראים שאפשר לרכוש הרגל תוך משהו כמו שלושה שבועות של חזרה. אם תקומו כל יום בשבע במשך שלושה שבועות, יהיה לכם קל להמשיך לקום בשבע למשך שאר החיים שלכם. זה נכון לגבי דיאטות והפסקת עישון, וזה גם נכון לגבי לשמור על השולחן שלכם מסודר או על תיבת הדואר שלכם ריקה. קנו לעצמכם הרגלים ונסו אותם במשך שלושה שבועות.

העולם הדיגיטלי הביא אותנו לנקודה בה היום, יותר מכל זמן אחר, יש לנו יותר הסחות דעת ויותר כלים מאי פעם להתמודד איתם. בטורים הבאים, מיטב המומחים של mako דיגיטל יראו לכם איך הופכים את עצמכם ליעילים יותר מתמיד.