הבסיס להתנהלות כלכלית נכונה הינו ניהול תקציב משפחתי. המילה "ניהול" מכילה בעצם פעולות מסוימות, אשר מפורטות בכתבה שלפניכם. ניתן לעשות זאת לבד וניתן לקבל סיוע כדי להתחיל ולהתניע את התהליך, אך מה שחשוב זה לעשות, ולעבוד בשיטתיות.
התהליך עצמו, מלבד הסדר שיעשה לכם, כבמטה קסמים עוזר גם לצמצום ההוצאות. אז הנה רזי ניהול התקציב:
1. התחילו מהצד של ההכנסות
יש לכולנו נטייה "לשכוח" ולהתעלם מכל מיני צ'ופרים שאנו מקבלים מהמעסיק ולהתמקד רק בהוצאות. אז השלב הראשון בניהול תקציב הוא לבדוק כמה אתם באמת מרוויחים. על מנת לעשות זאת, לא מספיק לבחון רק את שלושת החודשים האחרונים, אלא לעשות בדיקה שנתית. הוציאו את כל תלושי השכר שלכם ל-12 החודשים האחרונים (שכמובן שמרתם ותייקתם בקלסר) והכניסו לטבלת אקסל את הסכום נטו שקיבלתם בכל חודש. ההסתכלות הזו חשובה במיוחד לכל מי שמקבל תוספות חד-שנתיות ממקום העבודה, כגון משכורת 13, בונוס, קצובת ביגוד, קצובת נופש, הפרשי שכר וכו'.
אני מציעה שתוסיפו לסכום זה גם את ניכויי הרשות כגון ביטוח בריאות פרטי, קניות דרך המעסיק, נסיעות בכביש 6 וכו'. אמנם לא מדובר בכסף שמגיע לחשבון הבנק שלכם אך חשוב לדעת את הסכומים, כי חלקם נתונים לשליטתכם (כביש 6, למשל) וחלקן הן הוצאות אשר שבעצם מנעתם מלהוציא מכיסכם, אך שילמתם עליהן בכך שהמשכורת נטו שלכם נמוכה יותר בגללן.
עוד אלמנט שחייבים להוסיף לחישוב ההכנסה שלכם הינו קצבאות חודשיות מביטוח לאומי – ילדים, נכות וכו'. כמו כן, הוסיפו גם הכנסה מנכסים, מתנות קבועות כמו עזרה שוטפת מהורים וכו'.
לאחר שסיימתם להכין את הטבלה השנתית (הכוללת את משכורות שני בני הזוג), חשבו ממוצע חודשי. עכשיו יהיה בידיכם הסכום החודשי הנכון והמדויק המגדיר את רמת החיים שלכם.
לעצמאיים שביניכם, השכר שלכם כמובן שונה מההכנסה של העסק והחישוב שלו קצת יותר מסובך. ניתן לחשב אותו באופן מדויק יותר רק אחרי שנה מהקמת העסק, כאשר סיימתם לשלם את כל חובות המס. בקשו מרואה החשבון דוח רווח והפסד שנתי כולל תשלומי מס הכנסה, מע"מ וביטוח לאומי (והפרשות סוציאליות! לא לשכוח להפקיד). רק אז תוכלו באמת להבין כמה הרווחתם. הרווח הזה, או חלק ממנו אם אתם משקיעים חלק בעסק, הוא בעצם ההכנסה שאתם מביאים הביתה.
2. ממשיכים עם ההוצאות
הצעד הבא כרוך בקצת יותר עבודה: בדיקה של ההוצאות שלכם עד כה, ברמת פירוט גבוהה. כאן מספיק לנתח 3-4 חודשים אחורה. מה דרוש? כל תדפיסי כרטיסי האשראי שלכם לתקופה הנבדקת, כמו גם תדפיסי חשבונות הבנק לאותה תקופה. הכלי שישמש אתכם הינו טבלת הוצאות באקסל, ברמת קטגוריה ותתי-סעיפים לכל חודש. ניתן להכין כזאת לבד או למצוא ברחבי האינטרנט פורמטים מוכנים שמהם ניתן לעבוד ולשנות במידת הצורך.
עבדו בשיטתיות, עברו על כל הוצאה בדפי החשבון ושבצו אותה בדייקנות, מבלי לעגל, לתא המתאים (סעיף/חודש). כל הוצאה שהכנסתם – סמנו ב"וי" על הנייר. הכניסו הכל – כולל עמלות תשלום נדחה, דמי כרטיס, עמלות בנק וריביות. ודאו כי יש לכם סעיף "מזומן ללא מעקב", לתוכו תשבצו את כל משיכת המזומנים באותו חודש, בקיזוז הוצאות קבועות שאתם זוכרים שהיו בוודאות (למשל מנקה, דמי כיס לילדים) וששיבצתם לסעיף המתאים.
רשמו רק את סכומי ההוצאה הרלוונטיים לחודש הנמדד. הוצאות שחילקתם לתשלומים - רשמו את מלוא סכום העסקה במקרים בהם מדובר בהוצאה חודשית שוטפת כמו מזון, ואת סכום החיוב במקרים של רכישה חד-פעמית גדולה (מכשיר חשמלי, גאדג'ט, טיסה וכו').
לאחר שסיימתם לשבץ את כל ההוצאות מתדפיסי כרטיסי האשראי והבנק, הכניסו לטבלה גם את ההכנסות שלכם באותם חודשים, על מנת שתתקבל תמונה שלמה לגבי המאזן החודשי.
3. הוספת הוצאות שנתיות
הוסיפו לטבלה שהכנתם טור שבו תחשבו את הממוצע של ההוצאות באותם חודשים אשר ניתחתם. עכשיו צריך להשלים הוצאות שייתכן ולא חלו בתקופת הבדיקה - הוצאות החלות פעם או פעמיים בשנה ושאנו יכולים לצפות את גובהן ומועדן (טסט לרכב, אגרת טלוויזיה וכו'). הוצאות אלו אמנם משולמות בפועל רק פעם או פעמיים בשנה אך גם אותם מומלץ לתקצב באופן חודשי (קחו את סכום ההוצאה השנתי הידוע לכם וחלקו ב-12). עברו על הממוצעים שקיבלתם ובצעו חישוב שנתי לסעיפים כמו מתנות, ביגוד – האם הסכום נראה לכם הגיוני ורלוונטי לחייכם? לדוגמא, אם חישבתם הוצאה ממוצעת על בגדים בתקופת הבדיקה של 150 שקל לחודש, בחישוב שנתי מדובר ב-1,800 שקל. אם הסכום נראה לכם נמוך מדי, תקנו לסכום שנראה לכם שמייצג את ההוצאה השנתית האמיתית שלכם באותו סעיף.
4. האם אנו מאוזנים?
עכשיו שאתם יודעים כמה אתם מוציאים לחודש בממוצע, כולל הוצאות שנתיות, השוו את שורת הסך הכל לממוצע סך כל ההכנסות. האם הפער חיובי או שלילי? גם אם הפער הוא חיובי חשוב לבדוק שהפער הינו חיובי במידה שמספיקה גם לכיסוי בלת"מים, הוצאות עונתיות והוצאות תנודתיות. הסכום המומלץ לכך הוא כ-15 אחוזים מההכנסה שלכם. כמובן שאם הפער חיובי אף יותר, אזי יש להשקיע נכון את היתרה. במקרה השכיח יותר, של פער שלילי, וכמובן במקרים של פער חיובי של פחות מ- 15 אחוז, אזי כדאי מאד שתכנסו לתהליך של בניית תקציב חדש.
5. התייעלות ותקצוב מחדש
התחילו כמובן עם הגדרת הסכום הכללי שיש לצמצם (הכנסות פחות הוצאות פחות סכום לבלתמ"ים שצריך להיות כ-15 אחוז). בחנו כל סעיף הוצאה וחשבו האם יהיה לכם קל או קשה לצמצמו, או שאתם מעדיפים לא לגעת בו בכלל? מומלץ לבצע את התרגיל הזה בנפרד ואחר כך לשבת ביחד ולהשוות תוצאות, לנהל דיון בסעיפים בהם יש פערים ולהגיע לרשימה אחת.
הוסיפו טור נוסף לטבלה שלכם, ובכל הסעיפים שסימנתם שיהיה קל לצמצם, הכניסו סך הכל חודשי חדש (או אחוז צמצום, מה שיותר נח לכם). אותו דבר בסעיפים שקשה לצמצם – אפילו אם תכניסו סכום צמצום קטן או שברור לכם שצמצום הסעיף דורש התעסקות רבה אך זה עדיין אפשרי. בדקו את הסך הכל החדש. האם הגעתם לאיזון מול התקציב? במידה ולא, המשיכו לשחק עם המספרים, עד שתגיעו לשלב שבו לא ניתן לבצע צמצום נוסף. כמובן שמכאן נדרשת פעילות בכיוון שונה, של הגדלת הכנסות, או של החלטה גדולה אחרת, שנדרשת על מנת לאזן את התמונה. אבל זכרו שכמעט כל הוצאה ניתנת לצמצום!
6. בקרה
יש בידיכם תקציב חדש ומצוחצח? נהדר. עכשיו צריך לוודא שאתם דבקים בו. השיטה הטובה ביותר היא לבצע בקרה שבועית. בקרה שבועית היא הטובה ביותר, במיוחד בתחילת התהליך, כי היא מאפשרת שליטה טובה בהוצאות. לדוגמא, אם אחרי שבועיים אתם רואים שכבר הגעתם ל-65 אחוזים מתקציב המזון החודשי שלכם, אזי תדעו שעליכם להיזהר יותר בקניות בשבועיים הנותרים. שמרו את כל החשבוניות במהלך אותו שבוע, רשמו את כל ההוצאות במזומן עליהן לא קבלתם חשבוניות, ובמועד קבוע שתקבעו לכם ביומן, שבו עם המחשב והכניסו את כל ההוצאות לסעיפים הרלוונטיים. פעם בחודש בצעו זאת לגבי הוראות קבע בכרטיסי האשראי והבנק. מומלץ לבצע את הבקרה עם הקבלות מהסופרמרקט והפארמים ולא להסתמך רק על הסך הכל מתדפיס האשראי, כדי שתוכלו לרשום הוצאות על מזון בנפרד מהוצאות על חומרי ניקוי וטואלטיקה, תרופות וכו'.
התייחסו להוצאות השנתיות שהקצבתם עבורם תקציב חודשי כאילו הוצאתם אותן בפועל. כלומר, אם הקצבתם 150 שקל לבגדים, אך בפועל לא הוצאתם על כך כלל, שימו את 150 השקלים האלו בצד (בעו"ש, בפק"מ או אפילו במעטפה בבית) כדי שיהיה לכם את הסכום ביד כשתרצו להוציאו בפועל. אם הוצאתם רק 100 שקל - שימו 50 שקל בצד. אם עברתם את התקציב החודשי, אזי תצטרכו להתאזן מחדש בחודשים הבאים (כלומר להוציא פחות מהתקציב). באופן דומה, שימו את 15 האחוזים (או כל אחוז שהחלטתם להקצות לכך) לבלתמ"ים בצד. הרעיון הוא שהכסף יהיה זמין ברגע האמת ולא תכנסו לחריגה.
מה לעשות אם כבר יש לי מינוס?
כמו שלבטח אתם מטפחים את המינוס שנים רבות, גם היציאה ממנו תקח זמן. ברגע שתהיו מאוזנים מבחינה חודשית, תוכלו להתחיל להחזיר את המינוס לאט לאט, כי התהליך ועצם השליטה בתקציב יאפשרו לכם לצמצם עוד קצת. אל תתפתו לקחת הלוואה לצמצום המינוס, אלא אם במקביל להלוואה אתם גם מבצעים מהלך של צמצום הוצאות, כאשר החזר ההלוואה כלול בהוצאות.
כמו בכל עסק רציני, גם את התקציב המשפחתי שלכם ניתן ורצוי לנהל. זכרו את השלבים: ניתוח הוצאות והכנסות, בניית תקציב חדש, בקרה שוטפת. צאו לדרך. בהצלחה!
כותבת הטור, דבי קצב, היא יועצת לתכנון כלכלי אישי ומומחית לכלכלת המשפחה