לא ייאמן אבל הצלחנו לעבור חופש גדול נוסף תחת עננת הקורונה. מה שאומר שעוד רגע נתכנס כולנו לטקס פתיחת השנה ולא פחות חשוב: בחירת ועד חדש לכיתה/לגן.
תפקיד הגזבר נתפס כמסובך, וגזברות קיבלה תדמית די מתוסבכת ומעורפלת לאורך השנים. למעשה, אנחנו שבויים במחשבות של "רק אדם שמבין מספרים יידע לבצע את המשימה"; "כל היום צריך לרדוף אחרי אנשים ולגייס כספים" ועוד ועוד. אך האמת היא, שההתקדמויות הטכנולוגיות של ימינו שינו את התפקיד מקצה לקצה, ובעיקר הקלו על כל מי שלוקח על עצמו את המשימה. שוחחנו עם שתי גזבריות שהוכיחו לנו שמדובר בתפקיד מלא ביתרונות וגם קיבלנו מהן טיפים פרקטיים לגזברים המתחילים.
הכל בחיים זה עניין של מיתוג
"אנחנו בחרנו למתג אחרת לגמרי את תפקיד הגזברות, כמו כל תפקיד הקשור לוועדי הורים והנהגת ההורים", אומרת לנו מיכל מוסקוביץ, אמא לשניים מעץ אפרים ויו"ר הנהגת הורים מזה שלוש שנים בבית חינוך שערי תקווה. "מבחינתי זה או שאתה יושב בצד או שאתה אול-אין. ילדיי הם לנגד עיניי תמיד והיה לנו חשוב למתג את כל התפקיד ההתנדבותי הזה אחרת לגמרי. אנחנו מובילים שינוי, לא רק 'קונים מתנות לצוות בסוף השנה'. יש לנו מטרה ברורה והיא להוביל את החינוך שאנחנו רוצים לילדינו. לשמחתי משרד החינוך פתח לנו דלת ואנחנו נכנסנו בה. תפקידה של הנהגת הורים היא לקדם את כל מה שקשור לטובת הילדים. מדובר בסוגיות רבות ובתחומים שונים: ממסיבות כיתה ועד האג'נדה של בית הספר. אחת מהן היא כמובן כספי ההורים".
ככל הנראה אחת הסוגיות הסיזיפיות ביותר, לא?
"זו בהחלט נקודה מאוד רגישה", היא מודה, "ביומיום אנחנו מנהלים את הכספים של עצמנו ולא נדרשים לתת דין וחשבון למישהו אחר על ההוצאות שלנו, אבל כשמדובר בכספי הורים, כשאנחנו משלמים – אנחנו רוצים לדעת שאנחנו מקבלים את התמורה. לכן, תפקיד הגזבר והוועד הוא להעניק שקיפות מלאה ותמורה. כמו כן, חשוב להביא את התוצר הכי טוב שיש בעלות הכי טובה שיש לטובת הילדים".
מה עושים עם הורים שלא משלמים?
"מתוך המקום שלי כאמא, אני רוצה חינוך שאינו צבוע בשחור-לבן. מבחינתי בית ספר הוא לא רק מענה פדגוגי לילדים, אלא מקום שמעניק כלים וכישורים חברתיים לחיים. כדי להעניק את האקסטרות הללו שמייצרות אינטרקציות חברתיות – צריך לשלם כסף. לא מדובר בסכומי עתק. לרוב גובים כ-100 שקל לשנה קלנדרית. עבור הורים שידם קצרה, אנחנו חיים בחיי קהילה ויש מענה להכול. אני מאמינה שכשמגיעים בגישה כזו, אין הורה שלא יירתם וישלם. מעבר לכך, יהיה מעורב, יציע רעיונות משלו ויסייע".
"תוך שבוע גייסנו את כל הכסף לשנה"
אחד האתגרים הכי מדוברים של עבודת הגזברות הוא מלאכת גיוס הכספים. דנה מדינה, 45 מצורן, אמא לשלושה בנים, מסדרת בתים במקצועה וגזברית עם ניסיון בזמנה הפנוי, שמחה לבשר שחלפו הימים בהם נאלצה להסתובב עם שקיות ומטבעות בתוכן.
"נכנסתי לעולם הגזברות בעקבות בעלי", אומרת מדינה בחיוך. "הוא היה הגזבר בגנים של הילדים. זוכרת אותו מסתובב עם כספים ומטבעות בכיסים, עד שבשלב מסויים החלפתי אותו בישיבה ומפה לשם – לקחתי את זה על עצמי כבר שלוש שנים".
שאפו עלייך.
"אני מודה שבהתחלה היו לא מעט פעמים שעמדתי לפרוש, בעיקר בשל הקושי לגבות את הכספים ולרדוף אחרי אנשים. הייתי גזברית בתקופה של טרום הארנק הדיגיטלי וכשזה הגיע - זה שינה את כל התמונה. התחלתי לעבוד עם PayBox כשהאפליקציה רק הושקה וזו הייתה קפיצת מדרגה מטורפת. בשנה האחרונה, סיימנו לאסוף את כל הכסף דרך PayBox בשבוע אחד. זה היה פשוט, מהיר ויעיל".
גם מוסקוביץ' עובדת עם האפליקציה. "ארנקים דיגיטליים הם ללא ספק המצאת המאה, נגישים בכל מקום ובכל זמן. אני כבר לא צריכה אינטרקציה עם הורה כדי לגבות כסף וחשוב מכך: אני לא נדרשת לערבב את כספי הוועד עם חשבוני האישי. האפליקציה לא דורשת לפתוח חשבון בנק ובכך ניתן ליצור הפרדה ברורה. זו ללא ספק הייתה אחת הסיבות שאנשים לא רצו להתמנות לגזברות, על מנת להימנע מערבוב כספים ופתח לצרות. אין ספק ש-PayBox נותן מענה מושלם להפרדה הזו".
עוד מוסיפות מוסקוביץ' ומדינה, כי השימוש באפליקציה הפך כאמור את מלאכת הגבייה והסדר לפשוטה מאוד. "באמצעות PayBox, כולם יכולים לראות כמה כסף נכנס, כמה יצא ולאיזה שימוש. ניתן לזכות בקלות הורה ששילם בטעות סכום שונה, וכן לייצא את כל הנתונים לטבלאות אקסל ולהעביר יתרות לשנה חדשה. כמו כן, הורה שלא בטוח אם שילם או לא, יכול לבדוק את זה בשניות בעצמו".
לא לרואי חשבון בלבד: 10 טיפים לגזברים המתחילים
אז אחרי ששמענו קצת על מלאכתם החשובה של הגזברים, ביקשנו ממוסקוביץ' וממדינה כמה טיפים לגזברים שנכנסים בפעם הראשונה לתפקיד. אם אתם כאלה או עוד מתלבטים בנושא - כדאי שתקראו את זה. זה בטוח יספק לכם נחיתה רכה יותר בתפקיד:
1. אתם לא חייבים להיות אנשים של מספרים
אין צורך לעסוק בראיית חשבון. הטכנולוגיה והקדמה בעצם כבר עושות לכם את העבודה. מה שכן, מומלץ שלא תיבהלו ממספרים ושתהיו מיודדים קלות עם טבלת אקסל. זה הכול.
2. היעזרו באפליקציה שקלה ונוחה גם לילד בן 6
"הסוד להצלחה הוא בקלות ובנגישות האפליקציה", אומרת מוסקוביץ'. "כשראיתי באיזו קלות אימי שחצתה את גיל ה-60 מעבירה כספים ומתלהבת מהנגישות, לקחתי החלטה שזו האפליקציה שנעביר כמתווה לכל בית הספר".
3. אל תשכחו שנבחרתם (או התנדבתם)
סמכו על עצמכם. לא כל דבר צריך להעלות לדיון ולהתייעצות. הפעילו שיקול דעת. כמו כן, אל תפחדו מביקורת. "ביקורת יוצרת שיח. האדם האמון צריך לדעת לחתוך באמצע ולהבין שלא כולם יהיו מרוצים ממה שתעשו, אבל הרוב כן. אי אפשר לרצות את כולם", אומרת מוסקוביץ'.
4. הקפידו על שקיפות מלאה
זו כנראה אחת המלכודות בכל הקשור בכספים ולכן חשוב להימלט ממנה. "זכותו של כל הורה לדעת כמה כסף יש ולאיזה צורך הוא משמש. הציגו להורים מידע זה. ב-PayBox כל הורה יכול להיכנס בזמנו הפנוי ולראות בדיוק את מסע הכספים", מסבירה מוסקוביץ'.
5. עבדו עם אקסל
"פתחו אקסל, נסו להעריך עלויות של הוצאות שונות (ממפות ועד פיתות וחומוס), ובכללי נפחו מעט את ההוצאות על מנת להיות על הצד הבטוח", אומרת מדינה. "אני רצה עם אותה טבלת אקסל כבר כמה שנים, וזה מוכיח את עצמו. לצד העבודה עם PayBox, אני יודעת מהי היתרה של השנה הקודמת וכמה יהיה לי בגביית השנה החדשה".
6. זאת עבודה אבל אין מה להתרגש ממנה
"זה נכון שחייבים לתחזק את קובץ האקסל כי הוא לא מתחזק את עצמו אבל אני ממש לא יושבת על הנתונים על בסיס שבועי", אומרת מדינה. "אחת לכמה חודשים, אני פותחת ובודקת. האפליקציה עושה המון סדר ולא פעם מתזכרת אותי בזכות ההוצאות. אל תיבהלו מהמשימה. היא פשוטה הרבה יותר ממש שנראה לכם".
7. גלו גמישות ותושייה
לא כל מה שכתוב באקסל חקוק בסלע. "לעתים לקראת סוף שנה, להורים יש רעיונות לחגיגות הסיום ותפקיד הגזבר הוא לבדוק האם זה אפשרי. האקסל מאוד עוזר ותמיד יש מה לקצץ ואיך להתגמש", אומרת מדינה. "אני מנסה להבין איפה אפשר לקצץ ואיפה להחליף. הכל ניתן לשינוי. היו פתוחים לרעיונות חדשים מאלו שנכתבו בתחילת שנה.
8. מה עושים עם יתרות הכסף?
ברוב המקרים מדובר בכיתות ממשיכות, ולכן מדינה ממליצה לשמור את יתרות הכסף למסיבת סוף שנה של כיתה ו'. מוסקוביץ' מוסיפה כי חשוב לבקש רשות מההורים לשימוש ביתרות אלו לצרכים אחרים שרלוונטיים לשנה המיועדת.
9. נצלו את הכוח לכוח קנייה
שלבו כוחות עם כיתות השכבה. יותר רכישות, יותר מו"מ, יותר הנחה. זה ווין-ווין לכולם.
10. זכרו: אתם יכולים לטעות
"אנחנו אנשים בסופו של יום וכל טעות אפשר לתקן", אומרת מוסקוביץ. "הנישה של גזבר עלולה להיות מאיימת. אנשים חוששים שיתלוננו עליהם שמא עשו שימוש עצמי בכספים. לכן חשוב שתיעזרו באפליקציה שמנטרלת אתכם מהמקום הזה ואל תיבהלו מטעויות. הן קורות וכולנו בני אדם".