המשימה: לשבור את הר המשימות

אחרי החגים, אלוהים אדירים. יש תמונה כזאת שרצה באינטרנט של ויטרינה סגורה שתוחמת ערמת צלחות על מדף שקרס. שברגע שיפתחו אותה, כל הצלחות ייפלו החוצה ויתנפצו על הרצפה.

זאת לא שאלה של האם. זאת שאלה של מי הפראייר שיפתח את הוויטרינה הזאת והאם מדובר באותו הפראייר שגם יצטרך לנקות את הג'הינום שפעם נקרא "המטבח" ועכשיו נראה כמו שדה קרב במפעל פורצלן בסין אחרי סכסוך בין מנהל קו ייצור לעובד ממורמר.

ברוכים הבאים לאחרי החגים. ויטרינה שתוחמת בתוכה ערמות של משימות, ולא נמצא האדם שיתנדב לפתוח את תיבת הפנדורה המיוחדת הזאת – היא שקופה, אתה מבין את המחיר, אבל אין פראייר שאפשר לבקש שיטפל בזה. המטאטא בידיים שלכם.

אנחנו עונים למיילים וחושבים שאנחנו "עובדים". על כל מייל שטיפלנו בו – הורמונים של הרגשה טובה עושים לנו אורגזמטרון בראש. אנחנו נסחפים עם זה ולא מתמודדים עם המאתגר

אבל יש דרך לפתוח את הוויטרינה כך שהמשימות לא ייפלו על הרצפה ויתנפצו. כזאת שמצליחה במטה קסם לשלוף אחת אחת ולשים במקום. זאת משימה בפני עצמה, היא דורשת השקעה של זמן, ואתם תתפתו לחשוב "למי יש זמן לזה, אני צריך לעשות מלא דברים". אבל היא תחסוך לכם טונות של זמן וסיבובים סביב הזנב, תמנע מכם תחושה שהמוח שלכם נשרף ותוציא מכם אפקטיביות שלא ידעתם שיש בכם.

הנחת עבודה 1: חיה ותן לשרוד. המוח שלנו מחווט אבולוציונית לעשות דבר אחד בלבד – לשרוד. ככזה, הוא שונא מצבי אי-ודאות, אי-בהירות ואיומים. בכל מצב שהמוח שלנו חווה כאיום וכתחושת מצוקה הוא אוטומטית שולח אותנו לעשות דברים אחרים.
אתם אולי מכירים את זה שאתם "כל היום עונים למיילים". "מה אתה רוצה, עבדתי, עניתי למיילים", בטח תגידו.
אבל אם ישאלו אתכם מה הספקתם היום – התשובה האמיתית צריכה להיות "שיחקתי בלהיות מרכזן ועניתי למיילים". כי כשאנחנו עונים למיילים, או בווטסאפ כל היום, אנחנו מספרים לעצמנו שאנחנו "עובדים", אבל לא בהכרח על הדברים החשובים (אלא אם העבודה שלכם היא לענות למיילים, וזה כמובן סיפור אחר). זאת, כי הדברים החשובים שבאמת מייצרים לנו התקדמות, הרבה פעמים יביאו איתם קושי, אתגר, יציאה מאזור הנוחות. הרבה פעמים יהיה לנו חוסר בהירות לגבי איך לקדם את האתגר, איך לפעול, איך לתכנן, לאן בכלל אנחנו רוצים להגיע ומה התוצאה.

כשהתחושות האלה יעלו אנחנו נגיב לפי שלוש האופציות המוכרות לנו – Fight, Flight, Freeze.
או שנריב עם מישהו (דיון פייסבוק על ביבי כן או לא, תמיד עובד), או שנקפא ולא נעשה כלום. או ש"נשייט" לנו. ובמקרה הזה, נלך למקום המוכר. מיילים, ווטסאפים, גלילה אינסופית בפיד. במחוזות שבהם כללי המשחק ברורים לנו ואנחנו יודעים שאנחנו הולכים להצליח. על כל מייל שעניתי וטיפלתי – יש לי הצלחה קטנה. הורמונים של הרגשה טובה עושים לנו אורגזמטרון בראש. כמו שאברהם חלפי כינה את זה, צמרירי ורך. פלאפי. אז אנחנו נסחפים לעשות את הפלאף כדי לא התמודד עם המאתגר. זה לא אנחנו, זו האבולוציה. בגלל כל זה, חשוב שנזהה את הצורך של המוח לבצע ישר משימות ולהימנע מהאספקט של התכנון, שהוא מלחיץ (כי "אני חייב להתחיל לעבוד") ואנחנו לא מיומנים בו.

הנחת עבודה 2: אל תערבבו מוח עם מוח. מכירים את זה שאתם מתכננים משהו "מלמעלה"? עובדים ברזולוציה גבוהה ולא יכולים להתעסק באותו הזמן בפרטים הקטנים? מכירים את זה שאתם בפלואו שמתקתק מלא משימות ודברים ולא יכולים לעצור ולהיכנס למוד מתכנן "מלמעלה"? זה בגלל שהמוח שלנו נמצא במצב אופטימלי כשהוא לא צריך להפסיק את אופי העבודה כדי להחליף באופי אחר. יום של תכנון פרויקטים ואז יום של ביצוע מלא משימות כנראה ייראה לכם נכון יותר מאשר לתכנן שעה, לבצע שעתיים ולתכנן שוב שעה. המעברים בין המצבים לוקחים זמן הסתגלות עבור המוח. כך שהנחת העבודה שלנו היא קודם לסדר את המשימות ורק אחר כך להתפנות לעשייה.

קודם נייצר מדרג חשיבות: 1 זה הכי חשוב ו-3 זה הכי פחות. עכשיו נחלק את המשימות של 1 על ציר הזמן של השבוע הקרוב; ככל שתוכלו לתפור אותן יחד בשוונג, ככה יותר טוב

זה טריקי. כי ברגע שתתחילו לסדר את המשימות שלכם, תמצאו משימה שפתאום תעלה בכם הפאניקה הקטנה הזו של "או שיט זה ממש דחוף לעכשיו" וישר תלכו לעשות אותה, והנה בזבזתם לעצמכם את המשאבים האנרגטיים היקרים שלכם בגלל ענין המעברים בין המצבים. אתם תשכנעו את עצמכם ש"לא, באמת, המשימה הזו באמת ממש ממש חשובה לעכשיו", ויהיו בערך 50 כאלה, ולפני שתשימו לב, עברו שלושה ימים שהתעדוף הכתיב את עצמו ולא קיבלתם החלטות ריאליות לגבי מה קודם למה, פשוט זרמתם עם מה שהרגיש לכם לחוץ בבטן. והבטן שלכם היא לא שכל. הבטן מונעת מהפחדים ומהלחצים ומהתניות רגשיות אחרות שגורמות לכם להיות לא רציונליים.

הנחת עבודה 3: חשיבת סיסטם היא המפתח. הדרך הכי טובה לתאר את אופי העבודה הרצוי לנו היא השוואה לחדר מיון, שם כל מי שנכנס חייב להירשם בשולחן הקבלה כדי שהאח או האחות הממיינים ידעו בדיוק מה הצרכים של כל אחד. אם נעבוד על פי תחושות בטן, אנחנו עלולים להכניס לטיפול את כל אלה עם הציפורן החודרנית לפני אלה שיש להם חלילה בעיה מסכנת חיים.

אופי עבודה כזה מכונה System Thinking – מקסום המשאבים לקבלת התוצאות הטובות ביותר. זה לא מושלם, אלה עם הציפורן יתייבשו על הספסל 15 שעות כי כל הזמן נכנסים מקרים דחופים ואין מספיק צוות ומיטות לטפל בכולם. ככה גם עם הזמן שלכם. אין מספיק ממנו, וצריך לעשות את המיטב. להבין מהם צורכי המערכת כרגע – כל המשימות שיושבות בוויטרינה – מה חשיבותם, מה התעדוף שלהם, ורק אז להתחיל לעבוד ולפעול.

בואו נתחיל לעבוד. הנחייה: תעברו על זה ברפרוף, ואז לכו איתי צעד צעד כדי לא לחטוף שיתוק.  

אם אתם לא משתמשים באפליקציה לניהול משימות, זה הזמן. אם לא בא לכם, תשתמשו בדף ועט או בוורד (לא אופטימלי, אבל עדיף על "שרפתי יום שלם בחיפוש האפליקציה הכי טובה"). אתם צריכים להגיע למצב שיש לכם יכולת לכתוב רשימה ולסדר אותה בקלות, ולעשות את זה עכשיו, אז מה שעובד לכם.

לכם ולי יש הסכם שאנחנו די טובים בלקיים אותו: אם זה ביומן, אנחנו גורמים לזה לקרות.  דברים שיש להם דדליין, שאסור שיתפספסו על ציר הזמן – תופסים להם זמן ומוחקים מהרשימה

עכשיו מתחילים לחפש את המשימות שצפות בכל הזירות שבהן יש לכם תקשורת. מיילים, ווטסאפים, מסנג'ר פייסבוק, אינסטגרם צ'אט, סלאק וכל דלת שפתוחה לכם עם העולם. המטרה היא לעבור על כל מה שהגיע לכם לשולחן, לתעד אותו ולארכב או למחוק את המייל, להוריד את ה-unread מההודעה בווטסאפ, לסגור את שלושים הטאבים שפתחתם כדי "לא לשכוח להסתכל באתרים האלה", לזרוק לפח את כל הסטיק-איט ליד המחשב, ובכללי, לוודא שעברתם בכל המקומות ואתם יודעים מה העולם ביקש מכם.

העתיד טמון ב"כולה". השאיפה היא שהמשימות שלנו יהיו קלות, לא מורכבות וחד ממדיות, כלומר מכילות רק פעולה אחת. ובכן, הכירו את משימות "כולה". למה כולה? כי אני רוצה שכשהתת מודע שלי יקרא את המשימה, הוא לא יקפא/ יעופף/ יריב בפייסבוק בגלל שמה שכתוב לא ברור לי ואין לו ודאות. אני רוצה שכל דבר ייראה לי כמו "כולה להתקשר ל…", "כולה להוציא הצעת מחיר ל…". אני רוצה שזה יהיה כתוב בצורה כל כך קלה שאני אתבייש בעצמי שמשימה כזאת, שכולה צריך לעשות X, לא קרתה. אני רוצה את האופציה להתבזות, כדי לא לבחור בה.

במהלך הסדר תיתקלו במלא משימות כולה. אבל גם בצרכים מורכבים יותר, משימות שדורשות התעמקות כי הן בעצם פרויקט. אי אפשר להתייחס אליהן באותה צורה, אבל אנחנו במוד של להעיף דברים מהעין ולהבין מה המצב, אז כן נפתח משימה עליהן – לפרק את העניין הזה למשימות קטנות יותר.

באינטרנט רצה תמונה של ויטרינה שאם יפתחו אותה, כל הצלחות ייפלו ויתנפצו. ברוכים הבאים לאחרי החגים, ויטרינה שתוחמת ערמות של משימות ולא נמצא מי שיתנדב לפתוח אותה

תמיד תהיה פעולה שתזיז אותי קדימה. גם אם היא "לך תבדוק מה כל הפעולות שמרכיבות את הנושא המורכב". נניח יש לי התכתבות עם ארגון שרוצה ממני סדנה, אבל צריך להתאים להם אותה. זאת לא משימת כולה. היא מצריכה זמן מחשבה ומחקר, העברת תיאור של הסדנה, קבלת אישור לתוכן, ובהתאם לכך העברת הצעת מחיר מותאמת. משימה "לבנות סדנה" היתה נשטפת בין משימות ה"כולה" כמו לשלם קנס חניה ולהוציא אישור ניכוי מס במקור. המוח לא היה עוצר לתכנן סדנה כשהוא במוד של להעיף דבר אחרי דבר. אם כל המשימות יהיו בעלות אותו המשקל, וכולן יהיו משימות כולה, המוח יתעדף אותן בקלות, ולכן גם את הפרויקט המדובר צריך להפוך לצעד אחד קטן: "אני כולה צריך לשבת 10 דקות כדי להבין את מורכבות העניין ולחלק לחלקים קטנים".

אם המשימות שאני נתקל בהן מהירות ולוקחות 3-2 דקות (קרדיט לדיוויד אלן מ-GTD על הטיפ) – אני פשוט עושה אותן. כי אני לא רוצה להעמיס על הרשימה הזו 800 משימות. אבל אם הן מעכבות אותי, אני רק מתעד וסוגר את הטאב או מוחק את המייל.

אנחנו לא יודעים להתמודד עם עומס אינפורמציה. יותר מדי אופציות בגלידרייה משגעות אותנו וגורם לנו לקיפאון, או לצאת החוצה, או לריב עם הגלידיונר שבא לנו רע עם המבטים המבסוטים שלו. ולכן אנחנו נכנסים לפאזה של לשבור את הר המשימות – שבירת הרשימה לחלקים קטנים והגיוניים יותר. נתחיל בליצור סימון או קבוצה של משימות שאמורות להתקיים בשבוע הקרוב. אם אתם עם אפליקציית משימות, אתם פותחים פולדר או פרויקט וקוראים לו נניח KIBUI_SREFOT. אם אתם עם וורד, פשוט תעשו קופי פייסט ותשנו את סדר המשימות. אם אתם עם דף ועט, זה הזמן לעבור לאפליקציית משימות או לוורד.

עכשיו עוברים על הרשימה ומסמנים אילו משימות הייתם רוצים שיתקיימו השבוע. למה שחייב לקרות ביום ובשעה ספציפים, נפתח ארוע בקלנדר. דברים שהמשך שלהם הוא גדול (שעה וחצי-שעתיים ומעלה) - נפתח להם ארוע בקלנדר. כל מה שהוא לא משימה שלא נורא אם תמשיך לנדוד על ציר הזמן לעוד יום-יומיים ויש חשיבות אקוטית ליום הביצוע - קלנדר.

לכם ולי יש הסכם שאנחנו די טובים בלקיים אותו: אם זה ביומן, אנחנו גורמים לזה לקרות. ברוב המקרים. אז דברים שיש להם דדליין, דברים שאסור שיתפספסו על ציר הזמן – תופסים להם זמן, ומוחקים מהרשימה. כל השאר – באפליקציה/וורד. אז כבר ניפיתם קצת מהרשימה, שצריכה להתקיים בין האירועים הקלנדריים ובין הבלת"מים והצרכים שעוד יגיעו במהלך הימים הקרובים, כי העולם לא עוצר רק כי אתם צריך לפרק ויטרינות. ואני מבקש מכם שתהיו ממש קמצנים במה חשוב שיקרה השבוע, כדי שיישאר מקום למשימות לא צפויות שיצטרכו גם הן לקרות השבוע ולא תצרכו לדחוק בגללן אחרות ולאכול תסכול ורגשות אשם.

אופי העבודה הרצוי לנו דומה לחדר מיון, שבו מתנהלים לפי הצרכים ולא לפי תחושת בטן. זה מכונה System Thinking, מקסום המשאבים לקבלת התוצאות הטובות ביותר

אחר כך תבחרו את המשימות שיכולות לחכות לשבוע שלאחר מכן, ואם אתם ממש בעומס, תפתחו שבוע שלישי, ושימו שם את המשימות שממש לא אכפת לכם שיחכו. עכשיו יש לכם רשימה של כל מה שחשוב לשבוע הזה, משימות עם דדליין קשוח ביומן ורשימה של משימות לעוד שבועיים.

עכשיו פאוזה. זה הרגע שבו הכל מתחיל להיראות הרבה פחות מאיים והדברים נראים אפשריים. אתם עשויים להתפתות, כי הרשימה קטנה יותר, להתחיל לעבוד עליהם.

אל.

לא סיימנו.

קודם נייצר מדרג חשיבות – 1 זה הכי חשוב ו-3 זה הכי פחות, ונכתוב ליד כל משימה ברשימה מהי דרגת החשיבות שלה. אם אתם מתקשים בהגדרת החשיבות, נסו לבחון מה מייצר הכי הרבה אימפקט ומה הכי פחות. או מהם הדברים שמחיר אי הביצוע שלהם הוא החמור ביותר ומה הכי פחות חמור. שאלו את עצמכם את השאלה שאתם מרגישים איתה הכי בנוח, בהתאם לתפקיד שלכם, לאופי העבודה שלכם ולאופי שלכם. גם פה, תהיו קמצנים עם הציון 1. אפשר להחליט שעד 30 אחוז מהמשימות ברשימה צריכות להיות 1, ומומלץ לבדל אותן אחר כך ברשימה נפרדת. אם אתם באפליקציה, סביר שיש לכם פילטר שמאפשר להציג רק את מה שבתעדוף הגבוה ביותר, אם אתם בוורד או בממשקים אחרים – ודאו שיש לכם דרך לראות רק את 1.

עכשיו נחלק את המשימות של 1 על ציר הזמן של השבוע הקרוב. קפצו ליומן וחפשו את החורים הגדולים ביותר ופתחו אירוע שנקרא לו למשל "חיסול משימות 1". ככל שתוכלו לתפור אותן יחד בשוונג, ככה יותר טוב. זוכרים מה אמרנו על רצון המוח לעשות אותו דבר בלי לעבור בין מצבים? אתם נמצאים במצב "עשיית הדברים המגה קריטיים" והמוח שלכם יהיה בפלואו טוב כי אתם כאילו עושים משימה אחת – חיסול משימות תעדוף 1. אם אין לכם אפשרות ליצור אירועי חיסול ארוכים ביומן ואתם צריכים לגנוב זמן לביצוע שלהן בין פגישות וזומים ואירועים קלנדריים, חלקו את משימות רשימה 1 כך שבכל יום יהיו כמה בודדות, ואת הקריטיות שבהן תכניסו ראשונות. גם את משימות דירוג 2 פזרו לאורך השבוע. הן יקבלו חשיבות משנית כי אתם תשאפו לנצל את הזמן שלכם לאירועים הקלנדריים או למשימות 1.

לא הכל יקרה, וזה לא יהיה מושלם. צריך להשלים עם זה. זה כמו לייבש את המסכן עם הציפורן במשך 15 שעות במיון. לא אופטימלי, אבל זה מה שהמערכת יכולה כרגע לעשות וזה הבסט שאפשר ותגיד תודה שלא חיכית יותר.

המטרה היא לעבור על כל מה שהגיע, לתעד או למחוק את המייל, להוריד את ה-unread מההודעה בווטסאפ, לסגור את 30 הטאבים שפתחתם כדי "לא לשכוח להסתכל באתר הזה"

בסוף השבוע תסתכלו במשימות של שבוע הבא שהכנתם מבעוד מועד. סתכלו להן בלבן של העיניים, אחרי השבוע הזה שבו תפרתם כמו נינג'ות את כל הדברים האקוטיים, ותשאלו את עצמכם מה ברשימה יכול להיגרר לשבוע שאחרי ותזיזו את מה שאפשר. אנחנו שוב רוצים לאפשר לעצמנו יותר ספייס בשביל לקלוט את כל הדברים הבלתי צפויים שיגיעו. אם ייכנסו דברים דחופים, תכניסו אותם להקבצת "כיבוי שריפות", והם יזכו לאותה לוגיקת ניתוח ותעדופים.

כל מה שכתבתי נשמע מתיש. אבל אם תקדישו לזה את הזמן, וזה לא מלא זמן, תראו שהשקט שזה מייצר בראש והאפקטיביות של הרשימות שווים את הזמן הזה. המוח האנושי מחווט להשיג מטרות. אם המטרה היא "OMG איזה פאניקה חייבים לרסן את הפאניקה דחוף בואו נעשה משימות כבר מעכשיו", רק ייווצר יותר לחץ, כי אנחנו בחיים לא נתקדם בקצב שאנחנו רוצים, ועם הבלת"מים והמשימות שעוד ייכנסו אנחנו עלולים לחפור את הבור עמוק יותר. אבל אם נכריז שהמטרה שלנו היא לא עשייה אלא אך ורק ליצור תשתית ופלטפורמת קליטה ומיון לגיהינום של אחרי החגים, יהיה קל יותר להקצות משאבים ותשומת לב לאקט החשוב עד אימה של סידור הכל לפני שמתחילים לזוז. אה כן, ותתאמנו היטב על המשפט "ראיתי, בטח שראיתי, פשוט עוד לא הגעתי לזה כי אחרי החגים, אבל אני ממש על זה, אל תדאג".

כשאתם רגועים גם הסביבה שלכם רגועה. כשאתם יודעים שאתם על זה, אתם מרימים את הסטנדרט שלכם, ואתם יכולים להיות סבלניים יותר לכל מה שמשתבש ומתעכב. אתם סומכים על הרשימה שבנה המוח המנהל, והוא עשה את העבודה הכי טובה להכשיר את השטח למוח הפועל שיבוא ויתפור דברים בזה אחר זה. החיים זורקים לנו כדורים, אי אפשר לשלוט בזה, אפשר רק לשלוט בתגובות שלנו. וזאת האחריות שלנו כלפי הרווחה הנפשית שלנו. בהצלחה.

יאיר יונה הוא מאמן, מרצה, יזם, מוזיקאי ומנחה תהליכי "על זה" להטמעת מערכות ניהול אישיות בחיי הפרט כדי להוציא מהחיים את הבסט שאפשר