חג הפסח הוא לא רק הזדמנות לשטוף חלונות ולסדר ארונות, אלא גם לעצור רגע, לעשות סדר אמיתי בניהול העסק ולוודא שהכול מתנהל בצורה חלקה וחכמה יותר. מניהול ההוצאות וההכנסות ועד עניינים בירוקרטים כמו תשלום ביטוח לאומי. הנה חמישה צעדים שיכולים לעזור לכם לסגור פינות, להתנהל נכון ולחזור להמשך השנה העסקית עם ראש נקי.

1. לפני הכל: מעקב וניהול הוצאות העסק 

אחת הפעולות הבסיסיות והחשובות ביותר, זו שמניחה את התשתית לניהול עסק תקין, היא מעקב תמידי וניהול חכם של הוצאות העסק. 

אז נכון, ברור שכל עסק חייב לעקוב אחר ההוצאות שלו כדי להבין את רמת הרווחיות שלו, אלא שהבנת ההוצאות של העסק היא בעלת חשיבות גבוהה הרבה יותר מכפי שחשבתם. לדיווח מדויק על הוצאות יש השפעה ישירה על גובה התשלום שתצטרכו להעביר למס הכנסה על הרווחים שלכם (הן מקוזזות מהרווחים), על החלטות תקציביות שתצטרכו לקבל, וליכולת שלכם להבין לאן הולך הכסף שלכם וכמה כסף נשאר לכם ולעסק בכיס בסוף החודש. 

עוד משהו חשוב בגזרת ההוצאות - במהלך הניקיונות לפסח (אם אתם בעניין), כדאי לעשות סיבוב בבית, במייל וכמובן בתא הכפפות ברכב ולקבץ במקום אחד את כל הקבלות על הוצאות שעדיין לא טיפלת בהן. למעשה, מדובר במתנה שלא מפסיקה לתת – גם תרומה לסדר בבית, גם רואה חשבון מאושר, גם כסף שחוזר אל העסק במידה ומדובר בהוצאה מוכרת, וגם אפשר סוף סוף להמשיך עם ההגדה כי האפיקומן נמצא. 

טיפ של אלופים: בכל פעם שאת מקבלים קבלה על רכישה שרלוונטית לעסק או שאפשר לדווח עליה (דלק למשל), שווה לצלם אותה באמצעות הנייד ולשמור בתיקייה ייעודית במכשיר. זה עושה סדר ועוזר לשלוף את ההוצאות כשמגיע זמן הדיווח. 

2. מציבים גבולות: איך יוצרים הפרדה ברורה בין הבית לפעילות העסקית?

רבים מהעצמאיים בתחילת דרכם מתחבטים בסוגייה המוכרת – האם לפתוח חשבון בנק נפרד עבור העסק החדש שלהם, או ״להתלבש״ על החשבון הביתי (או הפרטי) הקיים שלהם. ובכן, התשובה לכך היא לא חד משמעית. 

ניהול משק הבית הוא שונה בתכליתו מניהול עסק, בעיקר ברמה התזרימית. בעוד ההוצאות וההכנסות של הבית הן די ברורות לנו ובשליטתנו ברוב המקרים, חלק לא קטן מההוצאות שלנו כבעלי עסקים מתרחשות הרבה אחרי שקיבלנו את הכסף על העבודה, למשל תשלום המע״מ, תשלומי מקדמות למס הכנסה ועוד.

מהבחינה הזאת ככל שננהל את התזרים העסקי שלנו בבנק נפרד, ונשכיל להפריש חלקים מההכנסות לטובת תשלום המסים, ורק את היתרה נמשוך לבנק הפרטי שלנו - נקטין משמעותית את הסיכוי להיתקל במצבים בהם צריך לשלם כספים, והם לא זמינים עבורכם. 

ממד נוסף שכדאי לקחת בחשבון הוא שניהול העסק בחשבון נפרד מונע טעויות ובלבולים הנוגעים למצב הכלכלי האמיתי של העסק ושל הבית בכל רגע נתון. כאשר כל ההוצאות וההכנסות, הביתיות והעסקיות, מתערבבות זו בזו, עלולה להיווצר תמונת מצב שגויה הן ברמת העסק והן ברמת הבית. כשכל התנועות בעסק מתבצעות במקום אחד, קל יותר להסיק מסקנות לגבי העסק ולקבל החלטות תקציביות חשובות.

מצד שני, ניהול מופרד כזה הכולל תחשיב תזרימי יכול להיות משהו שלוקח המון זמן ומשאבים לתחזק ולכן, לא בהכרח מתאים לכל בעל עסק. בעלי עסקים שלא "חיים על קצה" האוברדרפט שלהם, ויש להם עתודות בבנק, יכולים בהחלט לוותר על הפרדה שכזו ולנהל את הפעילות העסקית גם בחשבונם הפרטי. 

3. לזכור לשלוח תזכורות

רוב בני האדם פחות אוהבים לדבר על כסף או לשחרר כסף בחג, אבל כמו שאומרים - לכל חג יש מוצאי חג. אז לא, אל תפריעו ללקוחות שלכם במהלך ימי החג, אבל ביום שאחרי, יחד עם חזרת הפקקים והגלוטן לחיינו, לגמרי מומלץ לשלוח תזכורת חביבה ומנומסת ללקוח ההוא שאינו יודע לזכור, ולכל שאר הלקוחות שעדיין חייבים לך כסף. 

נצלו את ימי החג הפחות פעילים למעבר על רשימת הלקוחות החייבים שלכם כדי שתדעו בדיוק למי תצטרכו להציק. בסופו של דבר, זה כסף שמגיע לכם וככל שיכנס מהר יותר כך תזרים המזומנים שלכם יודה לכם. 

4. סדר מול ביטוח לאומי

החברים והחברות בביטוח הלאומי יוצאים לחופשה מרוכזת במהלך החג, ועבורכם זה אומר שני דברים: אחד – אין סיכוי לקבל מהם טלפון עם הודעה על חוב לפחות עד מוצאי החג. שניים – האתר שלהם עדיין פעיל ככה שבלי צורך במגע עם בני אנוש אחרים, תוכלו להיכנס לאזור האישי שלכם ולוודא שאתם משלמים בכל חודש סכום שתואם את המציאות בעסק. 

למה זה חשוב? כי עצמאיות ועצמאים משלמים ביטוח לאומי בגובה אחוז מסוים שנגזר מרמת ההכנסה השנתית של העסק. עד כאן הכל הגיוני, אלא שכאשר נדרשים לשלם עבור השנה הקרובה שעוד לא התרחשה, אין לנו באמת דרך לדעת כמה כסף יכניס העסק, ומדובר למעשה בהערכה. 

לכן, אם החודשים הראשונים של השנה בישרו טובות עבור העסק שלך ואם יש צפי להכנסה גבוהה יותר מכפי שהערכת, חשוב להגדיל את התשלום החודשי לביטוח לאומי ולהימנע ממסיבת הפתעה לא רצויה בסוף השנה. 

5. אמרו שלום ולא להתראות ערימה של פתקיות

הידעת? לעצמאי הממוצע יש בין חמישה למאתיים פתקים, חתיכות ניר או סטיקי נוטס על השולחן. לכאורה, על כולם כתובות מילים מאוד חשובות שאמורות להזכיר לעשות דברים שחשוב לעשות, אבל בפועל יש סיכוי טוב שהפתקית ששוכבת שם עם מספר טלפון עלום מאז 2021 כבר לא ממש רלוונטית. לאן אנחנו חותרים? שולחן נקי זה ראש נקי, פסח הוא חג של נקיונות, והמסקנה המתבקשת היא לקחת עשר דקות, להעיף כל מה שלא צריך מהשולחן, ולהכין תשתית הולמת ומצוחצחת לצבירת פתקים חדשים. 

אילון גלר הוא יועץ מס מומחה ב"מורנינג", מערכת לחשבוניות דיגיטליות וניהול העסק.