איך בונים תוכנית עסקית?

 בפתח שנת 2023, אחרי שנה רבת תהפוכות שהעמידה שוב במבחן את היכולת של עסקים להיערך ולהגיב המהירות, אי הוודאות המתגברת מציבה את בעלי העסקים שוב בתקופה מאתגרת, כמו גם את היזמים הצעירים שמנסים להקים עסקים חדשים, גם לצד עבודתם כשכירים.

 אחת הדרכים כדי להתמודד עם אי הוודאות היא בניית תכנית עסקית, שנועדה בעיקר כדי לעזור לנו להגיב לתרחישים השונים, על ידי הגדרת יעדים עסקיים ובניית תוכנית עבודה מסודרת לעסק. 

 רוב בעלי עסקים לא מגדירים לעצמם יעדים, או מגדירים יעדים ולא מעלים אותם על הכתב. לפי חלק מהמחקרים, פחות מ-5 אחוזים רושמים את היעדים שלהם באופן קבוע, ופועלים לפיהם בשיטתיות. כשאין הגדרת יעדים ומדידה שלהם, לא ניתן לעמוד בהם, וזה מחלחל אל כל יחידות הארגון. 

הצלחה עסקית עוברת בשתי תחנות בדרך: הראשונה היא קבלת החלטה שאתם הולכים לעשות את כל מה שצריך כדי להצליח, והשנייה היא בניית תוכנית פעולה, המבוססת על עקרונות מוכחים, שתהיו מחויבים לפעול לפיה.

השלבים לבניית תוכנית עסקית

1. חלקו יעדים לטווח קצר ויעדים לטווח ארוך - בסביבה שאינה וודאית, מאתגר לתכנן לטווח ארוך, אבל קל יותר לראות את הטווח הקצר. התמקדו במשימות לטווח קצר ואיזה פעולות נדרשות כדי לבצע אותן. במקביל, בחנו כיצד הצלחה בפעולות הללו תקדם אותנו למטרות והיעדים של הטווח הארוך. החלוקה לאותן הצלחות קטנות, תוכיח לכם שאתם בדרך להשגת המטרות של הטווח הארוך. 
2. הגדירו את הערכים שלכם - בין אם העסק חדש או ותיק, הבסיס לכל העשייה והתוכנית העסקית היא הערכים שלאורם מתנהל העסק, והערך שאתם רוצים להעניק לקהלי היעד. הערכים גם יאפשרו לכם להתמקד יותר במטרות וביעדים שהצבתם לעצמכם.
3. נתחו את השוק, המוצר או השירות, המתחרים, וקהל היעד - כל תוכנית עסקית צריכה להתחיל עם רקע מתומצת על המוצר או השירות שלכם, שמפרט על הצורך שהוא נותן לו מענה.
   
   בנוסף, הוסיפו סקירה ונתונים על הענף והשוק עצמו, כולל חקר מתחרים קצר, לרבות צפי לעתיד ולאן לדעתכם פונה השוק. חשוב מאוד גם לפרט ולאפיין את קהל היעד של המוצר שלכם, מאיפה נובע הצורך שלו, איך הדרישות שלו השתנו בשנים האחרונות, אילו התאמות המוצר עושה לצורך כך ועוד. 
4. הגדירו את המטרה, הדרכים הספציפיות להשגתה, ואת הרציונאל שעומד מאחוריה - אחד הדברים הבסיסיים ביותר עבור כל תוכנית פעולה, היא הגדרת המטרה של העסק או המיזם שלכם. המטרה תתחלק ליעדים כספיים, שיווקיים, ואסטרטגיים: הגדלת ההכנסות בשנה הבאה בהיקף של 20%, צמצום הוצאות התפעול ב-30%, גיוס כוח אדם משמעותי, על מנת להתרחב לשוק בארה"ב, יכולות להיות בין אותן מטרות.
   
   

   

   אחרי שהגדרתם את המטרות, הגיע הזמן לפרט את השלבים המדויקים, ואיך אתם הולכים להשיג אותן. במהלך הדרך יהיה עליכם לפרט בכל שלב עד לרזולוציות הקטנות ביותר, איך תוציא אותן לפועל, מי יהיה מופקד על התהליך בארגון, מי יהיו תחתיו, ומה יהיו היעדים שלו, שיחולקו לתקופת זמן מוגדרות של שבועות או חודשים.
   
   המעקב הוא אחד הכלים הכי חשובים, בדרך ליישום תוכנית הפעולה של העסק שלכם, בלעדיו אין לה שום משמעות. מומלץ, להגדיר אבני דרך שיסייעו לכם להבין את קצב ההתקדמות של התוכנית שבניתם. 
5. בנו אקסל עבור תחזית הכנסות ומכירות -  היבט חשוב נוסף מאוד בתוכנית העסקית, נוגע לצפי המכירות שלכם בשנה הקרובה. ישנן שתי שיטות עיקריות המאפשרות לבצע את החישוב המורכב הזה.
   
   הראשונה מתבצעת מלמעלה-למטה, במהלכה נבצע חישוב של מספר המוצרים או השירותים שנמכור, כפול מחירם הממוצע. כאן נכנסת לתמונה עבודה מעט סיזיפית, שדורשת מכם תחילה למפות את כל הלקוחות הפוטנציאלים שלכם בשוק, לבצע אפיון של כל אחד מהם, כלומר, אם מדובר בחברה לבחון את הגודל שלה, מספר העובדים, עד כמה המוצר או השירות נמצאים בליבת העסק שלהם, מה התקציב שעומד לרשותם ועוד. לאחר מכן, עליכם להעריך מתוך למשל 10,000 חברות החולקות את השוק, מהו האחוז מתוכן שאתם צפויים לשרת. אם מדובר בשוק של 100 מיליון שקל, ואתם צופים שתצליחו לשרת כ-10% מהחברות מתוכו, תחזית המכירות שלכם צפויה לעמוד על כ-10 מיליון שקל.
   
   השיטה השנייה המבוצעת מלמטה-למעלה, יורדת לרזולוציות הקטנות ביותר, ובוחנת את כמות המכירות הממוצעת שאנשי השיווק והמכירות שלכם צפויים לעשות השנה, בכל ערוץ שיווק, החל מהרשתות החברתיות, הטלמרקטינג, השטח עצמו ועוד. ניתן לבחון גם את שיעורי ההמרה מפרסום בגוגל או בפייסבוק למשל, ולקחת גם הכנסות אלו בחשבון, זאת אחרי ההפחתה של העלויות השונות.
   
   מומלץ לבצע את 2 השיטות הללו, במסגרת תחזית ההכנסות והמכירות שלכם, כדי שיהיה לכם מקור השוואה ואבן בוחן אחת לשנייה.
6. השקיעו בשיווק ובבניית מותג - בשנים האחרונות, אנחנו עדים לדיגיטציה משמעותית שעוברים עסקים רבים, שמחייבת אותם להתאים את אסטרטגיית השיווק והמכירות שלהם לעידן החדש.
   
   בתוך התחרות ההולכת וגדלה בעולם השיווק, ישנה היום חשיבות הולכת ועולה להקצאת תקציב ראוי לשיווק ובניית מותג, לעסקים גדולים וקטנים כאחד. במסגרת בחינת תקציב השיווק והמיתוג, חשוב לבצע אפיון של קהל היעד, הערוצים השיווקיים מהם מגיעים היום אליכם עיקר הלקוחות.
   
   עליכם לבחון האם נדרש להפנות תקציב לבניית נכסים דיגיטליים, כמו: בניית אתר, פרסום ממומן, הפניית תקציבי יח"צ ותחזוקה של הנכסים ברשתות החברתיות. עליכם לבחון מהו התקציב שיש ברשותכם. ולהקצות מתוך התקציב בכל חודש בחוכמה, בהתאם לצרכים, למטרות, ולרצון שלכם להתרחב ולהגיע לקהלי יעד חדשים, ולנסות לחזק את האחיזה שלכם בפלטפורמות הללו.
7. דאגו למקורות מימון - חשוב מאוד עבור כל עסק להגדיר מבעוד מועד, את מקורות המימון שלו שיסייעו לו לקיים את פעילותו במהלך אותה השנה, כמו בנקים, קרנות, גורמים פרטיים ועוד.
   
   החשיבות של מציאת מקורות מימון היא גדולה על אחת כמה וכמה, כאשר מדובר בעסק צעיר, שנמצא בתחילת דרכו, שלרוב ייצר תזרים מזומנים שלילי. אספקט נוסף, שיש לבחון הוא עד כמה אם בכלל יש לעסק שלכם רזרבות, שיעניקו לו גיבוי במקרה של תרחישים שונים, ביניהם: מבצע צבאי, מגפה עולמית או אירוע לא צפוי אחר. 

 מהן הטעויות הנפוצות של יזמים במסגרת בניית תכנית עסקית?

1. הצבה של יעדים קלים להשגה - לעתים יזמים או בעלי עסקים מציבים לעצמם יעדים קלים להשגה. המצב הזה מביא את הסביבה הארגונית לחוסר אתגר. הדרך למנוע את זה היא לבחון כבר עם היציאה לדרך עד כמה עומדים ביעדים או לא. 
2. ביצוע הערכה נמוכה מדי של היקף הקשיים והאתגרים, שהעסק צפוי להיתקל בהם - הערכה כי כל פעולות השיווק יניבו את הפירות מיידית, או כי לא תהיה תחלופה של עובדים שתעכב את הביצועים, נראים לא ריאליים. עדיף תמיד להיערך לתרחיש החמור ביותר ולא לקחת סיכון, כדי שאחר כך לא נופתע לרעה. לצורך כך, מומלץ לבנות טבלה, של מקרים ותגובות, שתסייע לכם להתכונן מראש.
3. ביצוע הערכת משאבים נמוכה באופן חמור - עסקים רבים לא מקצים מראש מספיק משאבים כדי לתמוך בפעילות העסקית שלהם. זה מתחיל בזמן האישי שלהם שמושקע בפיתוח העסק. זה ממשיך במשאבים פיננסיים, שיווקיים או בכל הנוגע לתשתיות, כמו משרדים או עובדים. הערכת חסר מחייב את היזמים לתוספת תקציב ולחריגה, שעלולה לשנות את כל ההערכות שעשו. חשוב מאוד גם פה, לבנות טבלה מסודרת שתסייע לכם להבין את המשאבים הדרושים בכל אחד מהתחומים: פיננסים, שיווק, מכירות, תשתיות ומוצר.

הכותב הוא יזם סדרתי, וממייסדי ובעלי בית ההשקעות האלטרנטיביות אינווסטו ו-Be Rich,  נציגות גרנט קרדון בישראל