אחד הטורים האחרונים עסק בחשיבות של ניהול תהליך חיפוש עבודה כפרויקט לכל דבר, עם דגש על אינטנסיביות החיפוש ותוך שימוש בכלי ניהול ובקרת פרויקט כתנאי להצלחה. בתגובה לטור, שאלו מספר קוראים מהם כלי ניהול ובקרת פרויקט חיפוש עבודה, מדוע בכלל נדרשים כלים, והאם לא מספיק לשלוח קורות-חיים לכמה שיותר הצעות עבודה? התשובה היא חד-משמעית, לא. לא מספיק. מדוע?
תהליך חיפוש יעיל דורש עשרות פעולות יזומות בשבוע, במיוחד בתקופת מיתון. חלק מהפעולות "קטנות" (כמו בירור טלפוני בחברת השמה ושליחת קורות-חיים למשרה חדשה), חלקן "גדולות" (כמו ראיון עבודה ומבחני מיון), ומרביתן דורשות מעקב. בתחילת התהליך נדמה שהכול בשליטה: שלחנו קורות-חיים למספר מקומות, שניים חזרו, אחת הפניות הניבה ראיון, ועכשיו מחכים. אז מה יש פה לנהל? נתחיל בזה, שאחרי שבועיים רוב האנשים לא זוכרים למי הם שלחו מה. לכן, רצוי לבנות כמה כלים ממש פשוטים לייעול התהליך:
1. ניהול קובץ הצעות עבודה. אם מסמך קורות-החיים מספיק טוב, גם בתקופת מיתון השוק מגיב והטלפון מצלצל. לעתים ראיון טלפוני קצר, לעתים ארוך, לעתים הזמנה לראיון פיזי. ברוב המקרים אנשים לא באמת מזהים מי מתקשר, מאיזו חברה, לאיזה תפקיד. איך בדיוק אפשר לבצע מכירה טובה של עצמך אם לא זוכרים מי החברה ומה הגדרת התפקיד? איך מתכוננים בהצלחה לראיון פיזי, איך יודעים לענות אפילו לשאלה האלמנטרית בדבר ציפיות השכר כשלא יודעים באיזה תפקיד מדובר? איך יודעים לאיזה סוגי משרות השוק מגיב או לא? לכן, חייבים באופן שוטף לתעד במדויק את כל המשרות אליהן מגישים מועמדות, כולל ההגדרה ודרישות התפקיד שפורסמו, איך הגעת למשרה, מי החברה, מי איש הקשר, הטלפון והאי-מייל שלו, מתי התפרסמה ההצעה, מתי נשלחו קורות-החיים, איזו גרסה שלהם, האם הייתה תגובה, מה הסטטוס הנוכחי של כל הצעה וכו'.
2. ניהול קובץ מקורות חיפוש. רצוי לייצר רשימה של כל חברות ההשמה והחברות המעסיקות אליהן פנית באופן יזום, כולל תיעוד מדויק למי שלחת איזו גרסת קורות-חיים, ורשימת אתרי הדרושים בהם אתה משתמש. יש לעדכן את הקובץ באופן שוטף, על מנת לקבל אינדיקציה טובה להיקף מקורות החיפוש ותדירות הפעלתם.
3. ניהול קובץ נטוורקינג. רשת הקשרים היא הכלי האפקטיבי ביותר למציאת עבודה, אותו צריך להפעיל באינטנסיביות ובחוכמה. חייבים לנהל רשימה של אנשי הקשר (כולל ציון הקרבה, פוטנציאל הסיוע, מועד הקשר האחרון, מועד הקשר הבא וכו'), וה"לידים" הפוטנציאלים שעשוי להניב כל אחד מהם. רצוי לערוך פגישות פיזיות עם כל אחד מהם, לא לפני שתכננת מראש כיצד למכור את עצמך, ואיזה סיוע בדיוק אתה מבקש. אנשים מניחים בטעות שתוצאה טובה של מפגש כזה היא חיבור למשרה ספציפית, אך לעתים קרובות לאיש הקשר אין נגישות למשרה פוטנציאלית אבל הוא עשוי לחבר אותך לאנשים חדשים מתוך רשימת הקשר שלו שיובילו אותך לתפקיד חייך. הרחבת רשת הקשרים ותיעודה היא משימה עליונה בחשיבותה לקריירה בכלל ולתהליך חיפוש העבודה בפרט. טעות נוספת היא להסתפק בשיחה או פגישה אחת עם איש קשר ולהניח שהוא ממשיך לעבוד בשבילך. לא ולא. האנשים הללו הם סוכני המכירות שלך וצריך להמשיך לתקשר איתם ולהפעיל אותם ככל שנידרש.
4. ניהול קובץ יזמויות. לעתים החזרה לשוק העבודה היא במתכונת של יזמות עצמאית ולא כשכירים. מומלץ מאוד לתעד כל רעיון כבסיס לפיתוח פעילות בטווח הקצר או הארוך. אין לכם מושג כמה רעיונות טובים מבליחים לרגע ונעלמים כלא היו.
5. ניהול קובץ משימות. כל אחד מהכלים הקודמים אמור לייצר משימות חדשות שאת ביצוען יש לנהל. הרחבת מעגל המועמדויות למשרות חדשות, הכנה לראיונות עבודה, מעקב אחרי הצעות קודמות, תחזוק הקשר עם חברות ההשמה והנטוורקינג, פיתוח יזמויות וכו'. מי שיוזם מספיק מהלכים נדרש לבצע כל יום לא מעט משימות, חלקן בעלות פוטנציאל "דחיינות". אנשים נוטים לדחות או לשכוח את מה שקשה או "לא נעים" להם לעשות, והתוצאה היא ניהול פאסיבי או חלקי של התהליך. חשוב לייצר רשימת משימות שבועית מפורטת, ולעדכן ברמה היומית את המשימות שבוצעו והחדשות שמניב התהליך מידי יום.
6. ניהול קובץ פעולות. לעתים קרובות אנשים מתלוננים שהם מחפשים עבודה במרץ כבר שבועות ולא קורה כלום. כשהם מתבקשים לשחזר מה עשו מסתבר שלא הרבה, מספר פעולות בודדות בשבוע במקרה הטוב. הם לא משקרים, הם מוטרדים ועסוקים מאוד בתהליך, אבל יותר במחשבות מאשר בפועל. לכן, רצוי לתעד את מספר הפעולות השבועיות על מנת שתהיה בקרה על אינטנסיביות התהליך.
הכלים הללו והתיעוד המפורט שלהם מספקים אינפורמציה יקרה מפז גם לגבי איכות התהליך והמיצוב בשוק. הם מניבים מידע באשר לאיכות מסמכי קורות-החיים, התדמית המקצועית הנתפשת, ערך השוק והפוטנציאל התעסוקתי בשווקי העבודה השונים. הם המאפשרים לזהות טוב יותר את הכשלים, להשתפר תוך כדי, ובסופו של דבר לקצר את תהליך מציאת העבודה.
