הזמנים הרומנטיים בהם אדם היה מתרגש לראות מעטפה בתיבת הדואר שלו ומצפה לגלות את תכולתה חלפו מזמן. כיום אנו יודעים בדיוק מה ממתין לנו בתיבת הדואר: עלוני פרסום, מכתבים מהבנק, חשבונות לתשלום, הודעות מקרן ההשתלמות ומכתבים מרשויות המדינה. אצל רובנו מצטברת ערימה של ניירת. בדקנו בעזרת עמותת "פעמונים" מה נשאר אצלכם ומה הולך לפח המחזור.
כמו בצה"ל האוכלוסייה נחלקת לשלושה סוגים: אלה שעורמים את המכתבים מבלי לפתוח אותם, אלה שפותחים – בוהים במסמכים וזורקים לפח תוך מחשבה ש"הכל נמצא בטח באיזה מחשב", ואלה שבחרדת קודש מתייקים כל מסמך בקלסרים עבי כרס.
מיון: קיבלתם מכתב? החליטו אם המידע הקיים בו מצריך נקיטת פעולה. אם נדרשת פעולה (תשלום או עדכון פרטים) – טפלו. במידה ואין צורך בפעולה, בחנו אם יש צורך במסמך. בעת קבלת חשבון החשמל בדקו שגובה החיוב בהוראת הקבע או בכרטיס האשראי, תואם את החיוב בחשבון.
תיוק: לאחר המיון והטיפול בדואר, יש לתייק אותו בצורה מסודרת: לפי נושאים, ובתוך כל נושא – לפי תאריך.
השלכה: אחת לשנה, במועד קבוע השליכו את כל המסמכים שאין יותר צורך לשמור. ניתן לקבל חלק גדול מהחשבוניות ומהדוחות הרבעוניים והשנתיים בדואר האלקטרוני, או בשירות עצמי – גישה לאזור מאובטח על ידי סיסמה באתר האינטרנט של החברה שנותנת את השירות. מומלץ לשמור דוחות דיגיטליים בתיקיות מסודרות במחשב ולחסוך בדרך זו בניירת ובטיפול בה. גופים רבים מעודדים פעולות אלו כדי לחסוך את הטרחה וההוצאות הכרוכות בטיפול במשלוח. את שאר המסמכים שמגיעים עדיין דרך הדואר ניתן לסרוק למחשב לאותן תיקיות (העתק צילומי מתקבל בבית המשפט כראיה תקינה), אך רצוי לשמור גם על המסמך המקורי.
גם אם החלטתם לזרוק - העדיפו לגרוס ולא לזרוק לפח ולחשוף מידע עליכם.
מה לשמור ומה לזרוק
