טרנד מבורך: חברות מקצצות בפגישות ובישיבות המיותרות

האם הגיע סוף עידן הפגישות? אם מצאתם את עצמכם אי פעם יושבים בפגישה בלתי נגמרת בעבודה, מביטים מבעד לחלון ותוהים למה הפגישה הזו לא יכלה להיגמר באימייל, אתם לא לבד. לא מעט אנשים חושבים בדיוק כמוכם – שפגישות ודיונים לפעמים יותר מזיקים ממועילים לעבודה השוטפת. בעקבות כך, לאחרונה החלו בשוק העבודה לשים סוף לכמות הפגישות והדיונים. איך זה עובד בפועל? והאם התפוקה נפגעת או משתפרת?

מתברר שהשחיקה הנובעת מפגישות מרובות מגובה גם במחקרים. "בשנים האחרונות מנהלים חווים אתגרים משמעותיים בתהליכי הניהול, תחושות של אובדן שליטה וצמצום 'שדה הראייה' הניהולי. העבודה ההיברידית והמעבר לניהול מרבית הפגישות באופן וירטואלי יצר מצב שבו הרבה מהמידע שהיה זמין לנו בעבר, זמין כיום הרבה פחות", מתארת ענבל נמיר, ראש תחום סביבת עבודה עתידית Deloitte ישראל, "כדי להתמודד עם תחושת חוסר האונים ואובדן השליטה, היינו עדים לתופעה של קביעת הרבה יותר פגישות, והיד הפכה קלה על ההדק בזימון יותר משתתפים לכל פגישה. מחקרים מראים שהתוצאה של התהליכים הללו היא תחושת שחיקה של עובדים – עובדים מרגישים שהם עובדים קשה יותר ב-30 אחוז ותשושים נפשית ב-25 אחוז יותר".

לדבריה, לאחרונה החלה תנועה לעבר המגמה ההפוכה – צמצום בפגישות מיותרות. "כעת, אנחנו רואים גל נוסף של שינוי", היא מסבירה, "המדיניות הנוכחית במרבית הארגונים היא לבחון בקפידה מי באמת נדרש להיות בדיון ולזמן רק את הגורמים ההכרחיים. מהצד של העובדים, כחלק מהמיקוד ברווחה הנפשית של העובדים, ארגונים מכשירים עובדים בניהול זמן. רכיב מרכזי בכישור הוא היכולת לזהות ולבחור לאילו פגישות לא לעלות, ולנהל את הזמן כמשאב משמעותי ויקר ערך".

 לכל זאת הצטרפו טרנדים נוספים. "טרנד נוסף הוא אימוץ מודלי העסקה גמישים כגון 100-80-100 (100% שכר והטבות, 4 ימי עבודה בשבוע ו-100 אחוז תפוקה). אימוץ המודל מחייב חידוד מסיבי של האופן שבו מתנהל יום העבודה והתמקדות אך ורק במשימות ההכרחיות לטובת ייצור התפוקה הנדרשת. המשמעות היא שאין זמן לפגישות מיותרות ואלו הופכות הרבה פחות נפוצות", מרחיבה נמיר, "מגמה נוספת היא ארגונים שמגבילים את הזמנים שבהם ניתן לקיים פגישות, ומתעדפים 'זמן פוקוס', זמן ביום שייעודי לעבודה אינדיבידואלית בסביבה שקטה ומאפשרת. יש ארגונים ששואפים להגדיר 'שעת קצה', שלאחריה לא ניתן לקיים פגישות או אפילו ליצור קשר באמצעות טלפונים או הודעות טקסט". 

"העבודה ההיברידית והפגישות הווירטואליות גרמו לזימון יותר משתתפים לכל פגישה. מחקרים מראים שהתוצאה של התהליכים הללו היא תחושת שחיקה"

ענבל נמיר, Deloitte

העובדים כבר לא יכולים לראות את עצמם עובדים בדרך אחרת

אז מה קורה בשטח, ואילו חברות כבר אימצו את המודלים השונים? בחברת סיילספורס למשל אימצו מודל של שבוע א-סינכרוני. במסגרתו, פעם ברבעון העובדים מתבקשים לבטל את כל הפגישות למשך שבוע שלם, למעט פגישות קריטיות לעסק, הדרכות ופגישות לקוחות. המודל החל בתקופת הקורונה כפיילוט במטרה להקל את 'עייפות הזום' ולמנוע שחיקה כתוצאה מישיבה בפגישות וירטואליות מרובות. בעקבות ההצלחה הוטמע המודל בקביעות. במהלך הפיילוט ערכה סיילספורס סקר בקרב העובדים ומצאה כי 93 אחוז דיווחו על כך שיש לפחות משהו חיובי אחד בשבוע ללא פגישות, 61 אחוז דיווחו שעבדו במשך אותה כמות שעות, 20 אחוז דיווחו שעבדו פחות שעות, ולפחות 50 אחוז מהעובדים והעובדות דיווחו שלמדו טוב יותר איך לעבוד בצורה א-סינכרונית. 

יש גם חברות שלקחו את הרעיון צעד אחד קדימה. "מיום היווסדה של החברה בשנת 2014 אין פגישות פנימיות בחברה", מספר עמרי אורגד, Chief Customer Officer בחברת Bright Data, "זוהי לא מדיניות אלא הדנ"א של החברה בהגדרה, כחלק מהתרבות הארגונית שדוגלת בייעול מקסימלי של תהליכים. במקום לקבוע פגישה פשוט מדברים כמה דקות, מקבלים תשובות, מחליטים וממשיכים הלאה. מלבד פגישה חודשית של כל העובדים עם המנכ"ל לעדכונים כלל חברתיים ודסקוס אסטרטגיה, אין פגישות פנים בחברה. אני חושב שהדנ"א הזה הוא שהוביל אותנו להצלחה".

בחברה בטוחים שפגישות פוגעות בעבודה במקום להועיל: "המטרה היא ניצול מקסימלי של זמן העבודה לטובת מתן ערך לשוק או ללקוחות. כך יוצא שבזמן שאתם בעבודה אתם בעצם עובדים על המשימות שלכם ולא מתחילים לעבוד עליהן עד אחרי שסיימתם את כל הפגישות, מה שבדרך כלל אומר בשעות הערב או הלילה. יש כאן ניהול נכון ויעיל של זמן העבודה בלי לעייף אף עובדת או עובד ובלי להתפשר על הערך לשוק. אלה מכם שעבדו בארגונים שבהם כל יום מתחיל ברצף פגישות יכולים להעיד כי רוב הפגישות אינן מסתכמות בתוצאות אלא בעוד פגישות שבהן משוחחים על אותו עניין בדיוק".

המדיניות החריגה שלהם מפתיעה לעתים עובדים חדשים. "עובדים חדשים שמצטרפים בהתחלה קצת נבהלים אבל מהר מאוד רואים כמה הם מספיקים במהלך יום עבודה ממוצע עם תקשורת ישירה מכוונת תוצאה מבלי להתעייף", מספר אורגד, "כל העובדים בחברה מגיעים למצב שהם נהנים מסדר היום ללא פגישות פנימיות. רובם יעידו שהם כבר לא יכולים לראות את עצמם עובדים בדרך אחרת. היעילות והתפוקה של העובדים עולות".

אך האם יש גם חסרונות במודל? "כשארגון גדל במהרה כמו הארגון שלנו, שצמח לכמעט 500 עובדים בתוך שנים בודדות, האתגר הגדול הוא ניהול נכון ותקשורת ישירה ללא פגישות. פה נופלת האחריות במידה רבה על המנהלים הישירים. אני מאוד מאמין בתקשורת ישירה שמגבשת צוותים, ודואג לכך שכל עובדי הצוות שלי מחוברים לחזון הצוות וכמובן מקבלים עדכונים בזמן אמת שרלוונטיים לתפקיד שלהם. אנחנו מאמינים בשקיפות מקסימלית כדי שלעובדים יהיה את כל המידע שהם צריכים להצליח בתפקידם. לדוגמה מנכ"ל החברה שולח מדי יום את חמשת העדכונים החשובים ביותר לעובדי הארגון הכוללים את רווחי החברה".

"עובדים חדשים שמצטרפים בהתחלה קצת נבהלים אבל מהר מאוד רואים כמה הם מספיקים ביום עבודה עם תקשורת ישירה מכוונת תוצאה בלי להתעייף"

עמרי אורגד, Bright Data

פורום קטן הוא פורום אפקטיבי

מובן שלא חייבים לקחת את הרעיון עד הקצה. יש סטרטאפים למשל שהחליטו לא לוותר לגמרי על הפגישות, אבל למקד ולצמצם אותן. עומר גלס, מנכ"ל ומייסד שותף בסטארטאפ GrowthSpace, משתף מה המדיניות שלהם בעניין: "לכל פגישה חייבת להיות אג'נדה מסודרת, מטרה ויעדים. אין פגישות חוזרות ונשנות מלבד עם המנהל הישיר כדי להימנע מריבוי פגישות על היומן ללא אג'נדה. אנחנו מבקשים מהעובדים לא לאשר זימון לפגישה אם הם לא מבינים למה הם מוזמנים אליה, ולא לזמן עובדים אחרים לפגישה אם התרומה שלהם לפגישה לא ברורה להם. אנו מקדמים פגישות עבודה קטנות ויעילות, עם לא יותר משישה עובדים בפגישה והעדיפות מתחת לארבעה. אנו מאמינים שפורום קטן הוא פורום אפקטיבי, ולעומת זאת בפגישות מרובות משתתפים לא כולם באים לידי ביטוי. בהתאם לכך, אנחנו מבקשים מהעובדים לצאת מפגישה אם הם מרגישים שהם לא מביאים בה ערך".

"אנחנו מבקשים מהעובדים לא לאשר זימון אם הם לא מבינים למה הם מוזמנים, ולא לזמן עובדים אם התרומה שלהם לפגישה לא ברורה להם. אנו מקדמים פגישות עבודה קטנות ויעילות"

עומר גלס, GrowthSpace

הם אף אימצו עקרון מסדרת הטלוויזיה "How I Met Your Mother" כדי לסייע לעובדים לצאת מפגישות כשהם מרגישים שהן מיותרות: "כדי להקליל את אי הנוחות לצאת מפגישה שמתקיימת, אנחנו משתמשים ב'Lemon Law'. השאלנו את הרעיון מהסדרה, ולפיו אפשר לצאת מדייט תוך 5 דקות אם רואים שהוא לא מתאים. התאמנו את החוק לפגישות העבודה אצלנו, ואם עובד או עובדת רואים שהם לא מביאים ערך לפגישה, הם אומרים לנוכחים שהם משתמשים ב'Lemon law', וכולם מבינים מה זה אומר".