בתהליך מיון חשוב לזהות את הפונקציות השונות: מי מקבל ההחלטות ומי רק חוליה לא חיונית בשרשרת. זאת כדי לא לבזבז משאבים על קשר ומעקב מול מי שאינו מכריע, ולא לזלזל בבעלי השפעה שנראים כלא חשובים.
העיקרון לקוח מעולם המכירות, שגם בו עדיף לאיש המכירות לדעת במי להשקיע ואילו מאמצים.
שומר הסף
זה ש"פותח את הדלת" לארגון, ובו מתחיל תהליך המיון, למשל: רכז ההשמה שמתווך בין המועמד לארגון, המזכירה שמנחה ביום המיון.
למרות הנטייה לחשוב כך, אין מדובר בחוליה שולית, והמועמד למעשה נבחן על ידה באופן לא רשמי, ומבלי שהוא יודע על כך. לכן יש לשמור עמה על יחסים טובים.
שומר הסף מכיר את תהליך המיון ואת הדמויות המחליטות בארגון אופיין, ערכיהן, והקריטריונים שלהן לבחירת העובד. מידע ארגוני זה, שניתן למועמד על ידי שומר הסף, עוזר לו לדעת מול אילו דמויות עליו להשקיע את מאמצי ניהול הרושם, ואיך כדאי להתנהג במפגש עמן.
לדוגמה, מזכירת המנכ"ל יכולה לגלות שמקבל ההחלטות הוא הסמנכ"ל, איש צבא לשעבר. המועמד ידע היכן עליו להשקיע את המאמצים בניהול הרושם, וישתמש במידע ליצירת הזדהות עם הסמנכ"ל (למשל, יספר לו בריאיון שהיה קצין).
שומר הסף הוא גם מי שכדאי לנהל דרכו את המעקב אחר התקדמות תהליך המיון.
היוזם
היוזם, המנהל שזקוק לעובד, לא תמיד משפיע סופית על ההחלטה, אך הוא גורם חשוב משום שהוא עתיד להיות מנהלו של המועמד. אי לכך, מטרת המועמד העיקרית בתהליך המיון כולו היא הוכחת התאמתו למנהל מבחינה מקצועית ואישית. לשם כך עליו לחקור כמה שיותר על אישיות היוזם ועל הקריטריונים שהגדיר לבחינת המועמדים, ולדאוג להפגין בריאיון את הכישורים המתאימים לאלה.
אם למשל נאמר למועמד שהיוזם אדם ענייני, משימתי וקצרן, הוא יכול גם להכין את עצמו בנפשו לאינטראקציה עם אדם שכזה ולשקול את רצונו להיות כפוף לו, וגם להסיק לגבי ההתנהגות המתאימה בריאיון. לדוגמה, להתנסח בקצרה ובענייניות, ולהדגיש היבטים משימתיים באופיו וביכולותיו, כעמידה בלוח זמנים ויכולת ריכוז גבוהה.
מקבל ההחלטה
הדמות שמכריעה: המנהל העקיף, המנכ"ל, או מנהלת משאבי אנוש. להבדיל מהיוזם, מקבל ההחלטה אינו עסוק בהכרח בהיבטים המקצועיים והאישיותיים של המועמד, אלא בבדיקת התאמתו לצרכי מנהלו הפוטנציאלי, כך שאין טעם להיכנס עמו לדיון מקצועי, אלא להפגין התאמה מקסימלית למנהל המגייס ולצרכיו.
בנוסף, סביר שהריאיון עמו יעסוק בשכר, בתנאים ובחוזה העבודה, ולכן כדאי להגיע מוכן לניהול משא ומתן, ולהגדיר מראש את ציפיות השכר ואת גבולות התפשרות.
גם כאן חשוב לחקור אודות מקבל ההחלטה, כדי לנהל היטב את הרושם המותאם לאופיו ולערכיו, ולדבר בשפתו. למשל, אם נודע למועמד שמדובר במנכ"ל, איש שיווק בנפשו שאוהב לדבר ולהוביל, אוהב שמקשיבים לו, ומנצח בכל משא ומתן, הוא יכול לדעת שעליו להיות קשוב ביותר בריאיון, לנטות להסכים עם קביעותיו, ולהדגיש יכולות התואמות את ערכיו, לדוגמה, להראות שהוא שוחה בעולם השיווק.
יש מקרים שבהם אדם אחד ממלא אחר כל הפונקציות, לדוגמה בחברת סטארט-אפ קטנה, ומצבים אחרים שבהם שניים או שלושה. יש לזהות זאת ולהתנהג בהתאם.
