איך נראית תיבת האימייל שלכם? עשרות, מאות אימיילים דחוסים בתוך תיבת ה-Inbox? כל אימייל שנכנס – מהבוס, מחברים, מאימא או מהבחור הניגרי החביב שרוצה לעשות אותך מיליונר – כולם נמצאים באותו המקום. שמורים לנצח, מוגנים בתוך התיבה החמימה שלך.
לפני יותר מעשור לקבל אימייל היה דבר נהדר. זה תמיד היה ממישהו שאתה מכיר, זה תמיד היה אישי. ככל שחלף הזמן האימייל הפך להיות דרך התקשורת המקובלת ברחבי האינטרנט והאימיילים הפכו לקצת פחות אישיים וקצת יותר מעיקים. ספאם, הונאות רשת כמו זאת של הבחור הניגרי, תוכנות מסרים, טוויטר – הכול קורה לפני שאתה מספיק לשפשף את העיניים ולשתות את הקפה של הבוקר. בכל יום, בכל שעה, אתה מופצץ בטונות של מידע לא רלוונטי.
מכירים את ההרגשה? אתה יושב קבור בתוך ים המיילים הזה ומנסה להחליט מה לעשות הלאה, אבל בזמן שאתה מחליט נכנסים עוד עשרות מיילים, ועד סוף היום אתה זונח לפחות כמה שבאמת היו חשובים. אולי תיזכר לבדוק ולטפל בהם בעתיד, אבל אולי לא.
והכול בגלל שאתה שומר את כל המיילים שלך בתוך ה-Inbox. למה?
מה הבעיה?
תיבת אימיילים עמוסה היא כלי מבוזבז. האימייל אמור לעזור לך לעשות דברים ליצור קשר עם אנשים ולקבל מהם מידע. לא משנה כמה פעמים תגיד לעצמך שזה בסדר, אי אפשר להשתמש בכלי מבולגן. וברגע שתיבת הדואר הנכנס שלך נראית כמו שרת אימיילים על סף טביעה, המשפט “יש לי שיטה” הופך להיות לא יותר מתירוץ שאנשים נותנים לעצמם ולאחרים כי הם עצלנים.
אם אתה רוצה להפוך את האימייל שלך לכלי יעיל שוב, אם אתה רוצה שאנשים יוכלו ליצור איתך קשר והודעות שלהם יגיעו ולא יעלמו בתוך ים השטויות שכבר שוכבות לך בתיבה, הגיע הזמן לשנות את השיטה ולנקות את תיבת הדואר הנכנס. לגמרי.
איך עושים את זה ולאן יעלמו כל האימיילים? מיד תבין.
תיבת הדואר הנכנס אינה שונה מהמדף הקטן שיש לך על השולחן אליו זורקים מכתבים ומטלות שנכנסות לך במהלך היום. זה המקום בו מתרכזים כל הדברים שצריך לטפל בהם וזה בשום פנים ואופן לא המקום בו הם נשארים. אם היית מדפיס את כל האימיילים שיש לך בדואר הנכנס ומניח אותם על השולחן, הייתה יכול לעבוד? כנראה שלא, אבל בגלל שהמחשב יוצר “חלל וירטואלי” שאין לו מגבלה, כביכול, אנחנו לא מרגישים את העומס. עד הרגע בו אנחנו צריכים למצוא משהו.
אבל העומס הזה כן משפיע. הוא משפיע על המערכת עצמה - תוכנת האימייל שלך עובדת לאט או שלוקח לתיבה זמן להטען. זה יותר עומס בעיניים וגם אם אתה לא מודע לכך יש לעומס הזה השפעה מכרעת על הלך הרוח שלך ועל הדרך בה אתה מקבל החלטות.
נתחיל מסינון
לפני שנפתח שיטות חדשניות שיעזרו לך להיות סופר יעיל אתה צריך לדעת מה לעזאזל יש לך בתיבה. הדרך הטובה יותר לעשות את הסינון היא קודם כל לסדר את האימיילים על פי שנים. בחר את האימיילים של 2008 וזרוק אותן לתיקיית 2008, אותו הדבר עם 2007 ואותו הדבר עם 2006. אנחנו נגיע אליהם אחר כך.
באופן אישי, כל אימיילים בני יותר משלוש שנים הם אימיילים שלא תשתמש בהם, אבל אני לא עומד לגרום לך לטראומה ולכן לא אומר לך למחוק אותם וכמה שיותר מהר. קח את אלפי האימיילים שלך שנשלחו ב-2005 ולפני כן וזרוק אותך או לתיקיית ארכיון אחת. אם ממש משעמם לך תמשיך לייצר עוד תיקיות על פי שנים. במקודם או במאוחר אתה תבין שזה חסר טעם.
כעת יש לך רק אימיילים מהשנה האחרונה בתיבה. אם הייתי יושב לצידך ומסוגל לגרום לך לנזק פיזי כדי שתבין את החשיבות שיש לארגון האימיילים הייתי מכריח אותך לפתוח עוד 12 תיבות, אחת לכל חודש. בסוף התהליך, אתה תמחק את התיבות האלו אבל נכון לרגע זה, 12 התיבות האלו יעזרו לך לפנות את תיבת הדואר הנכנס באופן מיידי ויקלו על המיון.
מה עושים עכשיו? מוחקים.
אימיילים לא חייבים לשמור
רוב האנשים שומרים כל אימייל שהם אי פעם קיבלו. הם מרגישים שהם חייבים, שהאימייל חשוב. מתישהו האימייל מ-1998 שקיבלת מהבחור ההוא ביפן יהיה בר חשיבות. הוא כתב שאתה מוזמן אליו כשאתב בסביבה, לא? אז אם תגיע ליפן תוכל תמיד לשלוף את האימייל ולהראות לו, אחרי הכל הוא לא יחזור בו בהבטחה, הוא כתב לך את זה באימייל.
אם זה הלך המחשבה שלך, תנחומיי. אין לי מה לומר, אולי חוץ מזה: שמור את האימייל הזה, אבל עשה לי טובה ותמחק את כל ערמת מכתבי החתולים שקבלת ב-2001 כי אמא שלך לא תכעס שאתה לא שומר אותם.
מחיקת אימיילים היא קלה יותר ממש שנדמה. עבור על התיקיות שיצרנו, חודש אחרי חודש, ומחק את האימיילים הלא רלוונטים. אלו קטלוגים ששלחו לך, הצעות למבצעים, אימיילים למסיבות וחתונות שהחלטת להשאיר מסיבה לא ידועה למרות שמעולם לא התכוונת ללכת. אתה יכול למחוק כמעט כל אימייל למעט אלו שיש להם השלכות משפטיות וגם אז עדיף שתדפיס אותם ותארכב אותם על כונן חיצוני, כתוב על הדיסק מה הדבר החשוב שהוא מכיל ותמחק את האימייל המקורי מהמחשב שלך. נכון לרגע זה נתרכז רק בשנה האחרונה אז אחרי שמחקת את כל השטויות שקיבלת בינואר אתה מוכן לשלב הבא.
ואל תשכח - מהיום אתה מוחק כל אימייל שנכנס לך לתיבה אלא אם יש לו ערך אמיתי. מה זה ערך אמיתי? מיד נגלה.
למה לא צריך לשמור הזמנות לפגישות ואירועים
כאשר מגיע אימייל ובו הזמנה לחתונה, יום הולדת או פגישה מה שאתה אמור לעשות הוא ליצור לעצמך אירוע בלוח השנה החביב עליך. לאחר שעשית את זה האימייל יכול להמחק. אין לו ערך, אין לו חשיבות. הוא נשלח מאדם אחר שרצה שיהיה לך מול העיניים את התאריך, השעה והסיבה למפגש. אם הוא יכול היה לכתוב לך את האירוע ביומן באופן אישי הוא היה עושה את זה ולא שולח אימייל.
החבר הכי טוב שלך לא ישבר ויבכה אם תמחק את האימייל עם ההזמנה הנורא יפה שהוא עשה בפוטושופ עבור החתונה שלו. הוא רוצה לראות את הכסף שלך במעטפה, אולי גם הוא רוצה לראות אותך מגיע, שותה קצת ועושה מעצמך צחוק. אם הבוס שלך זימן פגישה באימייל גם לו לא אכפת אם תמחק או לא תמחק את האימייל, למרות שהחתימה שלו מאוד משעשעת. הוא רוצה שתגיע לפגישה.
מה לעשות עם מטלות
בדומה להזמנות לאירועים, גם מטלות ומשימות לא צריכות להשאר לך בתוך התיבה. יש לך רשימה של מטלות בתוכנה או ביומן מנייר אמיתי, כתוב שם את המשימות שלך. אם האימייל מכיל הרבה מאוד מידע אתה יכול להעתיק את המידע הרלוונטי לתוכנה בה אתה משתמש או לרשום לך את הנקודות הרלוונטיות ביומן. אם מדובר בחומר רקע חשוב למטלה נראה מיד מה לעשות איתו, אבל מה שחשוב זה לדעת לפעול ולהזיז את המידע שקבלת מתיבת הדואר אליה הוא הגיע ואל מקום בו המידע גם יבוא לידי ביטוי.
דבר נוסף שחשוב לשים לב בכל הקשור למטלות הוא אם המטלה כולה קשורה אליך.
אם לא אתה עומד לפתוח תיבה של “האצלות” ולשם אתה זורק את כל האימיילים שדרושים ממך להעביר אימייל הלאה לאנשים אחרים כדי שהם יבצעו את חלקם במשימה. לאחר ששלחת את האימייל הלאה לאנשים הרלוונטים ורשמת לעצמך ביומן מתי לחזור ולבדוק שבצעו את המשימה תוכל למחוק את האימייל מתיבת האצלות. נכון מאוד, גם התיבה הזו לא עומדת להפוך להיות בית הקברות לאימיילים. יש רק מקום אחד בו אימיילים צריכים להקבר בו וזה המקום המסתורי אליו הם מגיעים אחרי שאתה מוחק אותם מתוך פח הזבל שלך.
חומר רקע
אימיילים הם דרך נוראית לעבוד על מסמכים יחד. יש כמה כלים הרבה יותר אפקטיבים בהם ניתן להשתמש כשרוצים לעבוד יחד על מסמך. יחד עם זאת, עד שתלמד את המשרד שלך לעבוד בצורה יעילה אתה תקבל מסמכים וחומרים אחרים (מצגות, תמונות רלוונטיות, קורות חיים וכדומה) דרך האימייל.
אתה עומד לפתוח תיבה חדשה בשם “חומרים” ולשם אתה תזרוק את כל האימיילים שלך. באופן אישי מומלץ לתייג את אותו האימייל תחת שם הפרויקט שהוא קשור אליו. במק יש תוכנה נהדרת בשם MailTag, בגוגל תוכלו להוסיף תגיות בעזרת Labels. ברגע שתייגתם חומר רקע לפרויקט יהיה לכם קל יותר לאתר אותו וזה הגיוני יותר מאשר לפתוח תיקיה או תיבה לכל פרויקט בנפרד.
ברגע שהמשימה הרלוונטית הסתיימה וחומרי הרקע הופכים ללא רלוונטים הגיע הזמן למחוק את האימייל.
אם חומר הרקע הוא בעל חשיבות גם בעתיד, שמור את המסמך במקום אחר במחשב. אם החומר הוא טקסט שמודבק בתוך האימייל אני אגלה לך טריק - סמן את כל הטקסט, העתק (Ctrl-C בחלונות) ואז הדבק (Ctrl-V) אותו לתוך תוכנה אחרת, שמור את המסמך בשם שיעזור לך לדעת במה מדובר וזהו זה, אתה מוזמן למחוק את האימייל.
לסיכום
תיבת הדואר הנכנס צריכה להקל עלייך לראות מה נכנס לכם באותו היום ולטפל בדברים כמה שיותר מהר.
בין אם זה לשלוח חזרה לאמא חיוך, “אני אוהב אותך” לחברה או “כן בוס, אני מטפל בזה” למי שזה לא יהיה. את אותה השיטה אתה יכול ליישם גם על תיבת הדואר היוצא. ההבדל היחיד הוא שאתה רוצה כנראה לשמור אימיילים עם משימות בתוך התיבה - למקרה שהבחור בצד השני לא מסודר כמוך וקרוב לוודאי שהמשימה החשובה ששלחת לו תלך לאיבוד בים האימיילים שחונקים לו את התיבה.