תוהים מתי תוכלו לעבוד מהבית ולא לצאת יותר? מתי תוכלו לעבוד עם אנשים אחרים על מסמכים, לתת מצגות, להעביר הדרכות, לעבוד על רעיונות וכל זה בלי לבזבז זמן, דלק ועצבים? ובכן, אנחנו פה להגיד לכם שכבר עכשיו יש להם את כל מה שאתם צריכים. האינטרנט מכילה כלים מצוינים בדיוק בשביל כל מי שחולם על עתיד בו מקומות העבודה הם לא יותר ממקומות וירטואלים בהם נפגשים אנשים וגם אז רק אם ממש צריך. המדריך הבא יעזור לכם לעבוד מהספה בבית, בגופיה, תחתונים ופירורי ביסלי.
שיתוף קבצים
קודם כל, עזבו את האימייל. צורת התקשורת הזו מלווה אותנו מימיה הראשונים של הרשת וכולנו יכולים להסכים שהיא כבר לא יעילה כמו בעבר. זה נכון במיוחד בכל הקשור לשיתוף קבצים. אם יצא לכם לעבוד על מסמך יחד עם אחרים אתם מכירים את כאב הראש שנוצר מניסיון להבין מה האימייל האחרון שמכיל את הגרסה הממש עדכנית של הקובץ. זו הבעיה העיקרית, אבל יש עוד בעיות: תיבות אימייל שהולכות ומתנפחות מעשרות גרסאות של מסמכים; לא ממש נוח לאתר גרסאות ישנות יותר; ואין שום אפשרות לעבוד ביחד על אותו המסמך אם האנשים שמעוניינים לעבוד לא נמצאים באותו החדר.
יש כמה פתרונות יעילים – הכל תלוי בצורך שלכם.
Dropbox הוא השירות הראשון שכדאי להכיר. מדובר בכלי מאובטח שמאפשר לכמה מחשבים לשתף את אותם הקבצים, תוך שמירה על גרסאות קודמות של כל מסמך. אחרי שתתקינו את דרופבוקס תתווסף לכם תיקייה. כל קובץ שנמצא בתיקייה הזו יסונכרן לשרתים שלהם ומשם לכל מחשב אחר בו תתקינו את התוכנה עם שם המשתמש שלכם. בנוסף, ניתן לפתוח תיקיות אותן ניתן יהיה לשתף עם משתמשים אחרים.
דרופבוקס עובדת עם מחשבי מק, לינוקס וחלונות והיא ניתנת בחינם לחשבון של 2 ג'יגהבייט או בתשלום למי שמעוניין לקבל 50 ג'יגה. תוכלו לסנכרן כל קובץ מכל סוג, לפתוח את המסמך בתוך התיקייה עצמה ובכל פעם שתשמרו אותו הוא יסונכרן לשירות. הבוס שלכם יוכל לפתוח את התיקייה שבמחשב שלו, להכנס לתיקיה המשותפת לקרוא ולעבוד על המסמך שלו במקביל. השירות חכם מספיק כדי שתוכלו לעבוד במקביל ולא ייווצרו תקלות. אתם יכולים לעבוד על המסמכים גם כאשר אתם לא מחוברים וברגע שייווצר חיבור לרשת התוכנה תסנכרן את הקבצים.
כתיבת מסמכים יחד
הבעיה העיקרית עם דרופבוקס היא שלא ניתן לעבוד על מסמכים במקביל. אל המשבצת הזו נכנס שירות המסמכים של גוגל. קשה להאמין שלא שמעתם על השירות, אבל אם לא אז כדאי לכם לדעת שמדובר בכלי שמכיל מעבד תמלילים, גיליון אלקטרוני, תוכנת מצגות וגם כלי ליצירת טפסים. בניגוד לדרופבוקס, בלי חיבור אינטרנט לא תוכלו לגשת לקבצים שלכם.
לאחר שיצרתם מסמך תוכלו לשלוח אותו לכל מי שתרצו ולהחליט למי יש הראשות לצפות במסמך ומי יכול גם לערוך אותו. השירות שומר כל שינוי שעשיתם במסמך, ותוכלו לצפות בגרסאות השונות ואף להשוות בין גרסאות שונות, מה שמקל מאוד על העובדה. שמותיהם של כל מי שמחוברים למסמך יופיע בתחתית העמוד וכאשר מישהו כותב או עורך את המסמך תוכלו לראות את הדברים משתנים באופן מיידי – מה שמאפשר לשני אנשים שמשתפים פעולה על מסמך להתכתב במעין צ'ט מאולתר.
לאחר שסיימתם לעבוד על המסמך ניתן להוריד אותו בצורת HTML, PDF, וורד, טקסט וכדומה. כמובן שגם הכלי הזה לא מושלם. אין אפשרות לדבר עם המשתמשים האחרים ובנוסף לא ניתן לדעת מי כתב מה. לבסוף, יש צורך בחשבון ג‘ימייל כדי להיכנס לשירות, וכמובן שניתן להצטרף אליו רק אחרי שמישהו יצר מסמך ושלח אימיילים לאחרים.
כתיבה מקוונת אמיתית - רק באנגלית
אם אתם מגבילים את עצמכם למסמכים באנגלית, יש פתרון לבעיות שציינתי זה עתה.
השירות של EtherPad מציע משהו מעניין. אתם נכנסים לאתר ואחרי הלוכסן מוסיפים טקסט, כל טקסט שרק תרצו. הכתבה הזאת, למשל, יושבת בכתובת etherpad.com/makoziv. כעת כל מי שיכנס לכתובת הזו יוכל לראות את המסמך ולערוך אותו מייד. רוצים לפתוח מסמך חדש? פשוט חפשו כתובת חדשה שאינה בשימוש. השירות יגיד לכם שלא קיים מסמך בכתובת הזאת, ויציע לכם לפתוח אותו. לכל משתתף יש צבע אחר, כך שקל להבין מי כתב מה והשירות מכיל עוד כמה כלים חשובים. כל המשתתפים יכולים לדבר דרך שירות צ'ט באותו העמוד. אפשר לשמור גרסאות תוך כדי עבודה וכמובן שאפשר לשלוח אימייל ישירות מתוך העמוד לכל מי שתרצו.
לאתרפד יש כמה גרסאות. זו שמפוצת בחינם אינה מוגנת. כל מי שיכנס לקישור שלכם יראה מייד מה קורה. יש אפשרות לרכוש את התוכנה ולהתקין אותה על השרת של החברה כך שכל מה שתעשו יהיה מוגן, אבל גם נעול לשימוש חיצוני (למעט שיטות שונות של התחברות לשרת מרחוק וכדומה). לבסוף, ניתן יהיה גם לקבל את אות האבטחה על ידי תשלום לחברת EtherPad שתאחסן את החשבון שלכם באתר שלה.
אפשר לכתוב בעברית, אבל השירות לא תומך בכתיבה מימין לשמאל.
לחשוב ביחד
אם אתם מתעסקים הרבה בפיתוח רעיונות, אחד הכלים הטובים ביותר שתמצאו הוא מפות המוח או מפות חשיבה. החברה שמובילה בשיתוף מפות חשיבה היא MindMeister. גם כאן יש לכם אפשרות לעבוד עם כמה אנשים במקביל מבלי לצאת מהבית. בתמורה לאפס שקלים חדשים תוכלו לפתוח חשבון עם עד שש מפות עליהן תוכלו לחלוק עם עוד אנשים. בתמורה ל-29 דולר תוכלו לעבוד במקביל עם עוד חמישה אנשים. למיינדמייסטר יש גם תוכניות לחברות שזקוקות ל-25 אנשים ויותר.
לגרסה לחברות יש מספר יתרונות נוספים, כמו שיתוף קבצים, עבודה מאובטחת, ייצוא של המפות לתוכנות שונות, ניהול קבוצות, חיפוש בתוך המפות וכמובן שכל הפרסומות המופיעות בגרסה החינמית לא יופיעו לכם. מעבר לעובדה שיש פה כלי שיתופי, מדובר בגרסה דיגיטלית מעולה למפות מוח. היא אינטואיטיבית, מכילה את כל הכלים הנדרשים ונוחה.
חסל סדר נסיעות
למרות שהשירותים שהוזכרו קודם בהחלט משפרים את הדרך בה ניתן לעבוד על מסמכים יחד הם לא באמת פותרים בעיה חמורה מאוד. עם עליית מחירי הדלק בכל העולם, נסיעות הן דבר שכולם מעדיפים לחסוך בו. לא רק דלק אלא גם שעות של נסיעה בפקקים – ואם הלקוח בחו“ל מדובר בהוצאה מסוג אחר לחלוטין. איך מפגישים יחד אנשים שלא יושבים פיזית באותו משרד, או אפילו באותה יבשת?
השירות המוביל היום בתחום נקרא Go to Meeting. בעזרת השירות תוכלו לארח פגישות על המחשב שלכם, ולהראות ללקוח אחד או לעד 15 משתתפים בו זמנית מה קורה על המסך. לא צריך להגדיר שום דבר והלקוח בסך הכל צריך להכנס לכתובת שתתנו לו וזהו זה, תוך שניות הוא יוכל לראות את המסך שלכם ולהתרשם מהמצגת שהכנתם ואפילו לעבוד אתכם על המסמך. תוכלו לתת לו להתנסות בתוכנה חדשה שיצרתם או להסביר לכל צוות העובדים שלכם בסין מה אתם מצפים מהם. השירות כולל VoIP כך שגם את עלות השיחה אתם חוסכים. בעלות של 49 דולר תוכלו לקיים כמה ישיבות שכאלו שרק תרצו ללא כל עלות נוספת. בתמורה ל-99 דולר תוכלו לתת הרצאות או הדרכות לעד אלף איש. השירות מאובטח, ועקומת הלמידה היא אפסית כמעט.