על מנת שניתן יהיה להתמודד כראוי עם תביעה בגין חוב שיצר לקוח כזה או אחר עקב שירות שניתן לו על ידי העסק או החברה, יש להקפיד ולוודא כי הנהלת החשבונות של העסק פועל ומתפקדת כראוי ועורכת כנדרש את כרטסות הלקוחות השונים באופן מדויק ונכון.
תפקידה המכריע של הנהלת חשבונות בבירור תביעת חוב
חובות המצטברים לעסק או חברה הם עניין אשר למרבה הצער לא ניתן להימנע ממנו. כל בעל עסק או חברה יעידו כי במהלך פעילותם השוטפת נקלעו למצבים בהם לקוחות שונים לא עמדו בהתחייבויותיהם ולא שלמו עבור השירות או הסחורה שניתן להם. בהעדר גביית חובות יעילה ואפקטיבית, עלול העסק לקרוס ואף להגיע לכדי חדלות פירעון.
הדרך היעילה והנכונה ביותר לאפשר לעסק או חברה להתמודד נכון ומדויק עם תביעת חוב כאשר נדרשים לכך, היא ניהול נכון של כרטסות הלקוחות ועריכת רישום מדויק של הסחורה המסופקת להם או השירות שניתן. תפקידה של הנהלת החשבונות במקרה זה יכול להשליך באופן ישיר על עתיד בירור החוב בבית המשפט וגבייתו לאחר מכן לאחר מתן פסק דין בעניין התביעה.
ככל והנהלת החשבונות תתנהל נכון ותערוך רישום מדויק ומסודר של לקוחות החברה והשירותים הניתנים להם, הרי שלאחר מכן ככל והחוב לא יפרע, ניתן יהיה להגיש את כרטסת הלקוח כראיה בבית משפט לעניין החוב ובאמצעותה לחייב את הנתבע לשלם את החוב שצבר.
כרטסת בעל החוב תוגש כראיה בבית משפט לעניין החוב
בהמשך ישיר לחשיבות התנהלות הנהלת החשבונות בעריכת מסמכי החברה או העסק הרי שכאשר נוצר חוב כספי של לקוח המסרב לפרוע את חובו, ניתן להגיש את הכרטסת הרלוונטית המתעדת את חובו כראיה בבית המשפט. כרטסת זו בהתאם לסעיף 35 לפקודת הראיות ובכפוף ליתר הוראות החוק לעניין ראיה מוסדית, יכולה להיחשב רשומה מוסדית ולהוות ראיה מטעם העסק או החברה לעניין נכונות החוב בספרי העסק או החברה.
עם הגשת הכרטסת לבית המשפט כראיה לעניין החוב, יש להעיד את עורך הכרטסת בבית המשפט ולאפשר לו להציג בפני המותב המשפטי את אופן ניהול עריכת רישום הנתונים בהנהלת החשבונות של החברה או העסק וכן הדרך בה הם נוהגים לתעד את התנהלות העסקית והכספית של כלל הלקוחות. אי התייצבות עורך הכרטסת בבית המשפט עדין לא תמנע מהחברה את הגשתה כראיה מוסדית מטעמה אך עלולה להחליש את עוצמתה הראייתית ומשקלה.
ניהול נכון של כרטסת הנתבע ועריכת רישום מדויק של השירותים שקיבל לרבות תאריכים וכו' תסייע לבעל העסק או החברה להתמודד כראוי בבית המשפט במסגרת תביעת החוב שהוגשה ולקבל בסופו של פסק דין לטובתם. תביעת חוב עקב לקוח סרבן אשר לא מעוניין לפרוע את חובו, תוגש לבית משפט באמצעות עורך דין גבייה הבקיא ומנוסה בגביית חובות ובסדרי הדין הרלוונטיים.
משמעותה של כרטסת הנהלת חשבונות של הנתבע כראיה בבית המשפט
במהלך פעילותו השוטפת של העסק, לא ניתן להחתים את הלקוחות על חוזה או הסכם בגין כל פעולה ושירות הניתנים להם. עניין זה רלוונטי אף יותר כאשר מדובר על לקוחות קבועים הצורכים שירות מהעסק באופן קבוע וקיימת עמם היכרות ארוכת טווח. מסיבה זו, כרטסת הנתבע הינה הראיה הטובה ביותר הקיימת בידי בעל העסק או החברה כאשר תוגש תביעת חוב.
באמצעות כרטסת הנתבע, ניתן יהיה להוכיח לבית המשפט את המועדים בהם צרך הנתבע את השירות או קיבל את הסחורה וכן מה היה שוויה. אמנם, כרטסת זו אינה חתומה על ידי הנתבע אך היא מספקת ראיה לניהול נכון של העסק ותיעוד הפעולות השונות המתבצעות על ידו. ניהול נכון של כרטסת הנתבע תוכל לחסות בסופו של יום תחת הגדרת "רשומה מוסדית" ולהוות ראיה בבית משפט מטעם העסק או החברה לחוב שהצטבר.
בכפוף לדברים אשר ירשמו בפסקה הבאה, כרטסת נתבע המנוהלת באופן נכון ומדויק תחשב כרשומה מוסדית בהתאם לסעיף 35 לפקודת הראיות ויכולה להיות מוגשת כראיה מטעם בעל העסק או החברה בבית משפט במסגרת הליך גביית חובות בהתאם לסעיף 35 לפקודה, רשומה מוסדית הינה"מסמך לרבות פלט אשר נערך על ידי מוסד במהלך פעילותו הרגילה של המוסד".
אם כן, ככל והנהלת החשבונות של העסק תקפיד לערוך כרטסות מסודרות לכלל הלקוחות של העסק כחלק מפעילותו השוטפת והתקינה, ניתן יהיה להגיש את כרטסת הנתבע כראיה בבית משפט בהתאם לסעיף 35 לפקודה.
מתי תוכל להיחשב כרטסת הנתבע כראיה מוסדית
בהמשך לנאמר לעייל ובזיקה לסעיף 36 לפקודת הראיות, כרטסת נתבע המתחמק מלפרוע את חובו תוכל לשמש כראיה מוסדית במסגרת תביעת חוב בהתקיים התנאים הבאים:
- כאשר בעל העסק או החברה נוהגים לערוך כרטסות מסוג זה במהלך ניהולו השוטף של העסק. לכן יש להקפיד ולוודא כי הנהלת החשבונות של העסק תפעל לערוך כרטסות לכל לקוח ולקוח החל מהיום הראשון של ההתקשרות העסקית עמו.
- דרך איסוף הנתונים המופיעים בכרטסת או הרשומה וכן דרך עריכת הכרטסת או הרשומה יש בהן כדי להעיד על אמיתות התוכן המופיע בהן. מעבר להוכחת עריכת הרשומה כדרך פעילותו השוטפת של העסק יש גם להוכיח כי הדרך בה נרשמו הנתונים בכרטסת מעידה על אמיתות התוכן הרשום בה. ניתן להוכיח זאת באמצעות הצגת כרטסות נוספות המעידות על דפוס פעילות העסק וכן על חשבוניות המתעדות את עלות הסחורה שנמסרה לנתבע וכו'.
רק בהתקיים התנאים הללו, ניתן יהיה להגיש את כרטסת הנתבע במסגרת ההליך המשפטי כראיה מוסדית לעניין החוב שצבר. מסיבה זו, ישנה חשיבות עצומה לניהול נכון של כרטסות הלקוחות על ידי הנהלת החשבונות של החברה או העסק ותיעוד כל הפרטים הרלוונטיים באופן מדויק.