המדריך המלא לבוס: לרבים מאיתנו, השכירים, יש מדי פעם מפגשים של "אחד על אחד" עם הבוס. אבל המפגשים הללו לא תמיד נעשים כפי שצריך: לעתים הבוס מדבר יותר מדי או שהעובד לא מוכן להוביל את השיחה. מנגד, ביצוע נכון של הפגישות הללו, עשוי להגביר את המעורבות, את הפרודוקטיביות ואת האושר הכללי של העובד במקום העבודה.
אותו מפגש שגרתי בין עובד לבין הבוס, יכול להפוך לנדבך משמעותי בקריירה של כל עובד, ולהשפיע על רמת שביעות הרצון שלו מהעבודה. הצרה היא, שבוסים רבים עושים לא מעט טעויות במפגשים הללו – כך טוען סטיבן ג'י רוגלברג, פסיכולוג ארגוני ופרופסור באוניברסיטת קרוליינה הצפונית.
רוגלברג סיפר ל"ביזנס אינסיידר" כי המפגשים "אחד על אחד" בין העובד לבוס הם חיוניים, בתקופה שבה רבים מאיתנו מדווחים על לחץ או שעמום בעבודה, ורבים גם לא פוגשים הרבה את הבוס פנים אל פנים.
אחת הבעיות הגדולות ביותר שהחוקר זיהה בפגישות הללו, היא שהבוס מדבר יותר מדי או משתמש בפגישות אך ורק כדי להריץ רשימה של משימות – במקום לתת לעובד להוביל את השיחה. פוסט מהשנה שעברה, שפורסם באפליקציית Blind, תיאר הסיטואציה באופן מדויק: "כל שנייה מ-30 הדקות של המפגש, מושקעת בדיון על עדכוני פרויקטים", כתב המפרסם והוסיף, "אני מתרחק מכל מפגש של אחד על אחד בשל תחושות של חוסר תקווה, חוסר מוטיבציה, כעס וגועל".
רוגלברג אומר כי פגישות "אחד על אחד" נועדו לענות על הצרכים הטקטיים וגם האישיים של העובד. המשמעות של כך, היא שכדאי לבוס לומר במהלך אותה פגישה, משפטים כמו "ספר לי עוד" – כדי שיוכל להבין למה בדיוק העובד זקוק, מעבר למשימות. עם זאת, לדברי החוקר, בוסים רבים מדלגים על החלק הזה, משום שהוא דורש יותר עבודה. "ניתן להשוות את זה לארוחה מוצלחת שאכלת במסעדה עם שירות גרוע. אם האוכל היה טוב אבל השירות לא, זה מייצר חוויה לא טובה", אמר רוגלברג.
זה לא צריך להימשך זמן רב
הבוסים, כך מתברר, צריכים להקדיש כ-25 דקות בשבוע או 50 דקות בכל שבועיים, לפגישה מהסוג הזה – כך טוען רוגלברג. מפגש של יותר מפעם בשבוע, יכול לגרום לעובדים להרגיש מנוהלים מדי, בעוד שמפגש חודשי בלבד יכול להשאיר את העובדים עם תחושה שלבוס לא מספיק אכפת. לצד זאת, רוגלברג מדגיש כי בסופו של דבר, מה שחשוב יותר הוא איכות הפגישה – ולא משך הזמן של הפגישה.
בנוסף, במהלך הפגישה האישית, מנהלים צריכים לשאול את העובד על אילו אתגרים הוא היה רוצה לשוחח. מומלץ גם לשאול את העובד כיצד ניתן לתמוך בו טוב יותר בעבודה, ומה הולך בעיניו טוב יותר או פחות, טוען רוגלברג. לצד כל אלה, הוא ממליץ כי הפגישות יתמקדו בנושאים ארוכי טווח, ולא רק משימות מיידיות.
מפגש "אחד על אחד" מוצלח – יכול להביא לאושר
"חשוב לערוך את המפגש בצורה נכונה", אומר רוגלברג, כי מפגש "אחד על אחד" מוצלח יכול להביא לתחושת שביעות רצון אצל העובד, ואף לתחושת מעורבות ואושר. "התוצאות של המפגשים הללו משקפות על יעילות באופן מדהים", אמר.
לבסוף, רוגלברג ציין כי סקרים חושפים שבמחצית מהמפגשים האישיים הללו – מנהלים חושבים שהם מצליחים יותר ממה שקורה בפועל. "מנהלים שממהרים לתת את נקודת המבט שלהם, ולהסביר לעובד כיצד עליו לפתור בעיות – עשויים דווקא להביא לעיכוב בהתפתחות של העובד ובמוטיבציה שלו".