כתיבת אימייל היא אומנות.
כמו כתיבת המכתבים של העבר גם בגרסה הדיגיטלית יש לדעת כיצד לפנות אל אנשים, מה לכתוב ומה לא לכתוב, אילו ניסוחים עוברים בקריאה ואילו עלולים להוביל לאי הבנות. חשוב מכך, בעידן בו תיבות האימייל מתמלאות בהסחות דעת ולאנשים יש מעט מאוד זמן, לדעת כיצד לנסח אימייל קצר שיבהיר מה אנחנו רוצים היא אומנות שחשוב לשלוט בה.
דעו למי לשלוח את המייל
אנשים נוטים לחפש את האדם החשוב ביותר ולפנות אליו. ההיגיון העומד מאחורי הצעד הזה הוא שאם אתם רוצים עבודה, או מנסים להשיג מכירה אתם רוצים להגיע למי שמקבל את ההחלטות.הבעיה היא שגם אם כתובתו של האיש זמינה לכל דורש אין זה אומר שנכון לפנות אליו. בכל חברה או ארגון ישנה היררכיה שאינה נועדה תמיד ליצור מחיצות עד למקבלי ההחלטות. ההיררכיה הזו נוצרה על ידי מקבלי ההחלטות על מנת להקל על עצמם בכל הנוגע לתפעול שוטף של העסק.
אם אתם מעוניינים לקבל עבודה בעיתון אין טעם לשלוח אימייל לעורך הראשי. אתם רוצים לפנות לעורך המדור הרלוונטי או למנהל כוח האדם. גם אם בעל העיתון הוא בחור מקסים שלא ישלח לכם אימייל נאצה חזרה קרוב לוודאי שבמקרה הטוב הוא יעביר את האימייל שלכם הלאה לאדם שהייתם צריכים לפנות אליו מראש, זאת במידה והצלחתם למצוא חן בעיניו. במקרה הרע הוא עלול לסמן אותכם על כך שבזבזתם את הזמן שלנו ולא פניתם בצינורות המקובלים. מי שמסומן יגלה שהאימייל הבא שלו לאדם הנכון יתקבל ב“לא תודה“ קריר. בכל מקרה אתם מפסידים.
במשרד, דאגו לשלוח כמה שפחות מיילים לכמה שפחות אנשים. נכון, אימייל לכל החברה היא דרך יעילה לדעת מי לקח את המטען שלכם -- אבל היא יעילה עבורכם. עבור כל הקומה החמישית, שמעולם לא פגשה אתכם, היא עוד בזבוז זמן משווע. אם אתם נוטים לשלוח מייל יומי שבו איזה כלבלב חמוד מחפש בית, מישהו בלי זמן ועם תיבת דואר עמוסה יתנקם בכם יום אחד.
השתמשו בשורת נושא עניינית
שורת נושא שמבהירה באופן מדויק מה אתם רוצים אינה מעליבה. להיפך: היא מכבדת את זמנו של האדם אליו שלחתם את האימייל. הוא יודע מה מצפה לו בתוך האימייל ויכול להחליט מתי נכון לו לקרוא את התוכן. כותרת מבלבלת, מתחכמת, או רחמנא ליצלן ריקה, מבזבזת את זמנו של האיש שמקבל את המייל שלכם ולא מאפשרת לו להתפנות למייל שלכם ברגע הנכון.
סמנו את ההקדמה שלכם. יופי. עכשיו תמחקו אותה
אל תפתחו בהקדמות מעניינות. אל תספרו אנקדוטות שקרו לכם. אמנות כתיבת המכתבים, לא נעים להגיד, פסה מן העולם. באומנות כתיבת האימיילים, הרעיון הוא להגיע כמה שיותר מהר לנקודה שלכם. ככל שהמייל שלכם קצר יותר, כך הנמען שלכם יעריך אתכם.
ההסבר
כעת שהבהרתם מה הדברים שאתם רוצים לדון בהם כתבו עוד פסקה אחת, לא יותר, עם הסבר קצת על הסיבה שפניתם אל האדם הזה. יכול להיות שיש לכם עוד הסבר מלא על למה אתם הדבר הטוב ביותר עלי אדמות אבל יש סיכוי שלמרות שבדקתם את האתר וחשבתם שהאימייל שבחרתם הוא האימייל הנכון לפנות אליו, טעיתם. אולי האיש בדיוק עומד לעזוב את המשרה או שהוא יוצא לחופש. יכול להיות שיש שינויים שעדיין לא מופיעים באתר ואולי הוא האדם הנכון לקבל את האימייל אבל יש לו מספר אנשים תחתיו שמתמחים בנושא לגביו פניתם. בכך שאתם מסבירים מה הסיבה שפניתם אליו אתם מאפשרים לו להבין באם הוא באמת האיש הנכון או שאולי הוא צריך להעביר את האימייל הלאה.
החתימה
כמו כל חלק אחר באימייל, החתימה שלכם צריכה להיות ממוקדת, ברורה, קלה לאיתור ויש לכלול בה את המידע הנדרש. אל תכתבו ציטוטים בחתימה. ציטוטים פילוסופים, קטעים מסרטים, מחשבות עמוקות ועוד עלולות לעצבן. שמרו את החתימות האלו לאימיילים פרטיים.
באימייל מקצועי כתבו את שמכם, תואר אם יש לכם, תפקיד והחברה בה אתם עובדים אם זה רלוונטי. שמרו את הפרטים האלו קצרים.אחרי זה הוסיפו את האימייל שלכם. נכון, טכנית לחיצה על ”השב“ תשלח לכם תשובה אבל למה להקשות את האדם? מה גם שיש היום תוכנות שעובדות עם אימיילים ומסוגלות להוציא מידע וליצור איש קשר חדש מחתימות כאלו.
אחרי האימייל הוסיפו את הטלפון שלכם ודאגו שיהיה זה טלפון בו ניתן להשיג אותכם. אל תתנו מספר שאתם בקושי נמצאים לידו. אם האיש לו שלחתם את האימייל חשוב מספיק כתבו את המספר הסלולרי שלכם (במידה וזה לא מופיע תמיד).